Klinik sudah membeli sistem Rekam Medis Elektronik atau RME, tetapi beberapa bulan kemudian penggunaannya justru tidak maksimal. Dokter masih mencatat di kertas, staf tetap menggunakan file terpisah, dan sebagian fitur sistem akhirnya jarang digunakan.
Situasi seperti ini bisa membuat pengelola klinik bertanya: apakah RME-nya yang bermasalah, atau cara implementasinya yang belum tepat?
RME memang bukan sekadar memasang aplikasi lalu langsung digunakan. Implementasi membutuhkan penyesuaian antara teknologi, alur pelayanan, sumber daya manusia, infrastruktur, serta kebutuhan klinik.
Di Indonesia, setiap fasilitas pelayanan kesehatan, termasuk klinik, wajib menyelenggarakan Rekam Medis Elektronik. Regulasi juga menempatkan keamanan, kerahasiaan, keutuhan, dan ketersediaan data sebagai prinsip penting dalam penyelenggaraan rekam medis.
Mengapa Implementasi RME Bisa Tidak Berjalan Sesuai Harapan?
Ada beberapa kesalahan yang cukup mungkin terjadi ketika klinik beralih dari sistem manual ke digital.
1. Memilih RME hanya berdasarkan banyaknya fitur
Banyak fitur belum tentu berarti sistem tersebut paling sesuai.
Klinik perlu melihat apakah sistem benar-benar mendukung proses yang dilakukan sehari-hari. Sistem yang terlalu rumit dapat membuat pengguna membutuhkan waktu lebih lama untuk beradaptasi.
Yang perlu ditanyakan bukan hanya “fiturnya apa saja?”, tetapi juga “apakah fitur ini memang dibutuhkan klinik?”
2. Pengguna tidak dilibatkan sejak awal
RME nantinya digunakan oleh dokter, perawat, petugas pendaftaran, administrasi, dan mungkin bagian lainnya.
Jika keputusan hanya dibuat oleh manajemen tanpa melibatkan calon pengguna, bisa muncul ketidaksesuaian antara sistem dan kebutuhan di lapangan.
Contohnya, pengelola menganggap satu alur sudah sederhana, tetapi dokter justru merasa terlalu banyak tahap untuk menyelesaikan pencatatan.
3. Implementasi tanpa memetakan alur kerja
Sebelum RME digunakan, klinik perlu memahami bagaimana proses pelayanan berjalan dari awal sampai akhir.
Mulai dari pasien datang, pendaftaran, pemeriksaan, tindakan, resep, pembayaran, hingga pelaporan.
Jika alur tersebut tidak dipetakan terlebih dahulu, sistem berisiko hanya menjadi versi digital dari proses manual tanpa benar-benar memperbaiki cara kerja.
4. Pelatihan pengguna terlalu singkat
Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah menganggap pengguna akan otomatis bisa setelah mendapatkan satu kali demonstrasi.
Padahal, kemampuan setiap pengguna berbeda.
Dokter mungkin membutuhkan pelatihan pada bagian pencatatan klinis, sementara petugas administrasi lebih membutuhkan pemahaman pada pendaftaran dan data pasien.
Pelatihan yang baik seharusnya disertai simulasi sesuai aktivitas nyata di klinik.
5. Tidak ada masa adaptasi
Perubahan dari kertas ke sistem elektronik merupakan perubahan kebiasaan kerja.
Pada masa awal, proses mungkin terasa lebih lambat karena pengguna masih belajar.
Jika klinik tidak memberikan waktu adaptasi dan evaluasi, pengguna bisa kembali ke cara lama karena dianggap lebih mudah.
6. Infrastruktur belum siap
RME membutuhkan perangkat dan koneksi yang memadai.
Komputer yang terlalu lambat, koneksi internet tidak stabil, perangkat yang tidak mencukupi, atau masalah listrik dapat mengganggu proses pelayanan.
Karena itu, kesiapan teknologi perlu diperiksa sebelum sistem digunakan secara penuh.
7. Tidak memperhatikan integrasi SATUSEHAT
RME saat ini tidak berdiri sendiri.
SATUSEHAT merupakan platform pertukaran data kesehatan nasional yang menggunakan standardisasi dan integrasi RME. Fasyankes yang menggunakan sistem RME dari vendor diwajibkan memastikan sistem tersebut telah terverifikasi di SATUSEHAT Platform dan melakukan pemutakhiran data sistem RME sesuai mekanisme yang ditetapkan.
Artinya, kemampuan integrasi perlu menjadi bagian dari pertimbangan sejak awal, bukan baru diperiksa setelah sistem dibeli.
8. Menganggap keamanan data sebagai urusan belakangan
RME menyimpan informasi kesehatan pasien yang bersifat penting dan harus dikelola dengan memperhatikan keamanan serta kerahasiaan.
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 secara jelas menetapkan keamanan, kerahasiaan, keutuhan, dan ketersediaan data sebagai bagian dari tujuan penyelenggaraan rekam medis.
Karena itu, klinik perlu memahami pengaturan akses pengguna, autentikasi, pencadangan data, serta prosedur ketika terjadi gangguan.
Tanda Implementasi RME Perlu Dievaluasi
Ada beberapa indikator yang dapat menjadi perhatian pengelola klinik.
Misalnya, pengguna sering kembali ke pencatatan manual, banyak data belum terisi dengan benar, proses pelayanan menjadi lebih panjang, atau staf terus meminta bantuan untuk tugas dasar.
Masalah tersebut tidak selalu berarti sistemnya buruk. Bisa saja penyebabnya adalah alur yang belum sesuai, kurangnya pelatihan, atau konfigurasi sistem yang belum tepat.
Bagaimana Memperbaiki Implementasi RME?
Dengarkan pengguna
Tanyakan kepada dokter dan staf bagian mana yang paling menyulitkan.
Perbaiki alur, bukan hanya aplikasinya
Lihat kembali tahapan kerja yang membuat pelayanan lambat atau berulang.
Lakukan pelatihan bertahap
Pelatihan dapat dibagi berdasarkan peran pengguna agar lebih mudah dipahami.
Tentukan standar penggunaan
Klinik perlu memiliki aturan internal tentang bagaimana data dicatat, siapa yang boleh mengakses, dan bagaimana masalah ditangani.
Pantau penggunaan secara berkala
Gunakan indikator sederhana seperti kelengkapan pencatatan, waktu pelayanan, jumlah kesalahan input, dan kendala pengguna.
Pastikan integrasi berjalan
SATUSEHAT menyediakan dashboard untuk membantu fasyankes dan penyedia RME memantau pengiriman data dan melihat transaksi yang berhasil maupun gagal.
Dengan monitoring seperti ini, masalah integrasi dapat ditemukan lebih cepat.
Apakah Mengganti Vendor Selalu Menjadi Solusi?
Belum tentu.
Jika masalah sebenarnya berasal dari pelatihan, alur kerja, atau kesiapan SDM, mengganti sistem tidak otomatis menyelesaikannya.
Sebaliknya, jika sistem memang tidak mendukung kebutuhan klinik atau tidak memenuhi persyaratan integrasi yang diperlukan, evaluasi terhadap pilihan sistem dapat menjadi langkah yang perlu dipertimbangkan.
Karena itu, sebelum mengambil keputusan besar, klinik sebaiknya mencari akar masalah terlebih dahulu.
Kesimpulan
RME yang tidak berjalan maksimal tidak selalu berarti teknologinya gagal. Masalah dapat muncul karena pemilihan sistem yang kurang sesuai, pengguna tidak dilibatkan, pelatihan terbatas, alur kerja belum dipetakan, infrastruktur belum siap, atau aspek integrasi dan keamanan belum diperhatikan.
Implementasi RME sebaiknya dipandang sebagai perubahan cara kerja, bukan sekadar pengadaan aplikasi.
Dengan melibatkan pengguna, menyesuaikan sistem dengan alur pelayanan, memberikan pelatihan, menyiapkan infrastruktur, serta memastikan integrasi dan keamanan data berjalan baik, klinik memiliki dasar yang lebih kuat untuk menggunakan RME secara berkelanjutan.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika