Rekam Medis Elektronik (RME) seharusnya membantu klinik mengelola informasi pasien secara lebih terstruktur dan mendukung alur pelayanan. Namun, kebutuhan klinik dapat berubah seiring bertambahnya pasien, tenaga kesehatan, layanan, maupun jumlah cabang.
Karena itu, sistem RME yang dulu terasa sudah cukup belum tentu tetap sesuai untuk kebutuhan klinik saat ini. Menggunakan sistem digital bukan berarti otomatis sistem tersebut masih optimal.
Lantas, bagaimana cara mengetahui apakah RME yang digunakan klinik sudah mulai tidak sesuai kebutuhan?
1. Banyak Proses Masih Harus Dilakukan Secara Manual
Salah satu tanda yang mudah terlihat adalah ketika staf masih harus berulang kali memasukkan data ke beberapa sistem atau dokumen.
Contohnya, data pasien sudah dimasukkan ke RME, tetapi informasi tertentu masih harus dicatat kembali di spreadsheet, formulir lain, atau aplikasi berbeda.
Semakin banyak pekerjaan manual yang harus dilakukan, semakin besar pula kemungkinan terjadinya pengulangan pekerjaan dan kesalahan input.
Sistem RME idealnya dapat menyesuaikan dengan alur kerja klinik sehingga proses pencatatan tidak justru menjadi pekerjaan tambahan.
2. RME Mulai Tidak Sesuai dengan Alur Kerja Klinik
Setiap klinik dapat memiliki alur pelayanan yang berbeda. Klinik umum, klinik gigi, klinik ibu dan anak, hingga klinik dengan layanan tertentu dapat membutuhkan proses dokumentasi yang berbeda.
Masalah dapat muncul ketika sistem RME mengharuskan tenaga kesehatan mengikuti alur yang tidak sesuai dengan proses pelayanan yang sebenarnya.
Akibatnya, dokter atau staf dapat membutuhkan lebih banyak langkah untuk menyelesaikan satu proses.
Dalam kondisi seperti ini, bukan hanya jumlah fitur yang perlu diperhatikan, tetapi apakah sistem benar-benar mendukung pekerjaan sehari-hari.
3. Informasi Penting Sulit Ditemukan
RME menyimpan banyak informasi, tetapi banyaknya data tidak selalu berarti data tersebut mudah digunakan.
Apabila dokter membutuhkan waktu lama untuk menemukan riwayat kunjungan, diagnosis, alergi, obat, atau hasil pemeriksaan tertentu, tampilan dan struktur informasi dalam sistem perlu dievaluasi.
SATUSEHAT sendiri menggunakan berbagai resource data kesehatan dalam proses interoperabilitas, termasuk Patient, Encounter, Condition, Observation, Medication, dan lainnya. Hal tersebut menunjukkan pentingnya struktur data yang jelas agar informasi kesehatan dapat dipertukarkan dan dimanfaatkan secara tepat.
4. Sistem Sulit Terhubung dengan Kebutuhan Integrasi
Klinik saat ini tidak hanya membutuhkan sistem untuk menyimpan data secara internal. Kebutuhan pertukaran data dan interoperabilitas juga semakin penting.
SATUSEHAT menggunakan standar HL7 FHIR untuk pertukaran data kesehatan. Fasyankes dan penyedia sistem RME juga memiliki proses registrasi serta persyaratan terkait integrasi dengan SATUSEHAT.
Karena itu, klinik perlu melihat apakah sistem RME yang digunakan mampu mengikuti kebutuhan integrasi dan pembaruan standar yang berlaku.
5. Sistem Berkembang Lebih Lambat daripada Kebutuhan Klinik
Kebutuhan klinik dapat berkembang. Jumlah pasien mungkin meningkat, layanan bertambah, staf bertambah, atau klinik membuka cabang baru.
Jika sistem RME sulit menyesuaikan perubahan tersebut, mulai sering mengalami kendala, atau tidak mendapatkan pengembangan yang dibutuhkan, itu dapat menjadi tanda bahwa sistem perlu dievaluasi.
Bukan berarti klinik harus selalu mengganti RME setiap kali muncul kebutuhan baru. Namun, evaluasi secara berkala penting untuk memastikan sistem masih mampu mendukung operasional.
Jangan Menilai RME Hanya dari Banyaknya Fitur
Sistem RME dengan fitur paling banyak belum tentu menjadi sistem yang paling sesuai untuk setiap klinik.
Yang lebih penting adalah apakah fitur tersebut benar-benar digunakan dan membantu pekerjaan. Sistem yang sederhana tetapi sesuai dengan alur kerja dapat lebih mudah digunakan daripada sistem dengan banyak fitur yang justru membuat proses menjadi panjang.
Klinik dapat mengevaluasi beberapa hal, seperti waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pencatatan, jumlah pekerjaan manual, kemudahan mencari data pasien, stabilitas sistem, kemudahan integrasi, dan kualitas dukungan teknis.
Kapan Klinik Perlu Mengevaluasi RME?
Evaluasi dapat dilakukan ketika terjadi perubahan besar dalam operasional klinik atau ketika keluhan pengguna mulai berulang.
Misalnya, waktu dokumentasi semakin lama, staf sering mencari cara alternatif karena fitur tidak mendukung pekerjaan, atau kebutuhan integrasi semakin kompleks.
Evaluasi sebaiknya melibatkan pengguna langsung, seperti dokter, perawat, petugas administrasi, dan pengelola klinik. Dengan begitu, keputusan tidak hanya berdasarkan spesifikasi sistem, tetapi juga pengalaman pengguna sehari-hari.
Kesimpulan
RME yang sudah digunakan selama bertahun-tahun belum tentu selalu sesuai dengan perkembangan kebutuhan klinik. Proses manual yang masih banyak, alur kerja yang tidak cocok, sulitnya menemukan informasi, keterbatasan integrasi, dan sistem yang tidak berkembang dapat menjadi tanda bahwa RME perlu dievaluasi.
Tujuan evaluasi bukan sekadar mencari sistem yang lebih canggih, tetapi memastikan teknologi yang digunakan benar-benar membantu klinik memberikan pelayanan secara lebih terstruktur dan efisien.
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 menempatkan penyelenggaraan rekam medis elektronik dalam kerangka transformasi pelayanan kesehatan dengan prinsip keamanan dan kerahasiaan data.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika