Banyak klinik beralih dari rekam medis berbasis kertas ke Rekam Medis Elektronik (RME) dengan harapan proses pelayanan menjadi lebih cepat dan terorganisir.
Namun, setelah RME diterapkan, ada klinik yang masih menghadapi masalah antrean panjang.
Kondisi tersebut bukan berarti RME tidak bermanfaat. RME hanya merupakan salah satu bagian dari keseluruhan alur pelayanan klinik. Jika sumber masalah antrean berada di bagian lain, penggunaan RME saja belum tentu otomatis membuat antrean menjadi lebih singkat.
RME Bukan Satu-Satunya Penentu Kecepatan Pelayanan
Alur pasien di klinik terdiri dari beberapa tahapan, mulai dari pendaftaran, verifikasi data, menunggu pemeriksaan, konsultasi, pemeriksaan penunjang bila diperlukan, pembayaran, hingga pengambilan obat.
RME terutama berperan dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi pelayanan. Artinya, waktu tunggu pasien juga dipengaruhi oleh banyak faktor lain.
Misalnya, jumlah dokter yang bertugas, kapasitas ruang pemeriksaan, jumlah petugas, proses administrasi, sistem antrean, hingga waktu yang dibutuhkan untuk pelayanan tertentu.
Karena itu, sebelum menyimpulkan bahwa RME tidak membantu, klinik perlu mencari tahu di bagian mana antrean sebenarnya terjadi.
1. Masalah Ada di Pendaftaran
RME mungkin sudah digunakan saat pemeriksaan, tetapi proses awal pasien masih dilakukan secara manual.
Jika petugas membutuhkan waktu lama untuk mencari data pasien, memeriksa dokumen, atau memasukkan informasi berulang kali, antrean tetap dapat terjadi di meja pendaftaran.
Dalam kondisi seperti ini, perbaikan pada alur registrasi dapat menjadi lebih penting daripada sekadar menambah fitur pada RME.
2. Dokter Membutuhkan Waktu Terlalu Lama untuk Dokumentasi
RME dapat membantu dokumentasi, tetapi desain dan alur sistem juga berpengaruh terhadap waktu penggunaannya.
Terlalu banyak langkah, navigasi yang tidak jelas, atau informasi yang sulit ditemukan dapat membuat proses dokumentasi menjadi panjang.
Karena itu, klinik perlu mengevaluasi berapa lama waktu yang dibutuhkan tenaga kesehatan untuk menyelesaikan dokumentasi setiap pasien.
3. Pasien Menumpuk di Satu Tahap Pelayanan
Antrean tidak selalu disebabkan oleh pendaftaran.
Bisa saja pendaftaran berjalan cepat, tetapi pasien menumpuk karena hanya ada satu dokter, kapasitas ruang terbatas, atau proses pemeriksaan tertentu membutuhkan waktu lebih lama.
Contohnya, 10 pasien dapat selesai melakukan registrasi dalam waktu singkat, tetapi jika kapasitas pemeriksaan terbatas, pasien tetap harus menunggu giliran.
Dalam kondisi ini, mengganti atau menambah fitur RME belum tentu menyelesaikan sumber masalah.
4. Sistem RME Belum Terhubung dengan Alur Kerja Klinik
RME akan lebih membantu ketika penggunaannya terintegrasi dengan proses kerja sehari-hari.
Misalnya, data pasien harus dimasukkan beberapa kali ke sistem yang berbeda karena belum ada pertukaran data yang baik. Hal seperti ini dapat menciptakan pekerjaan tambahan.
Dalam ekosistem SATUSEHAT, interoperabilitas dibangun menggunakan standar HL7 FHIR untuk pertukaran data kesehatan. SATUSEHAT juga menyediakan panduan integrasi dan registrasi bagi fasyankes serta sistem RME.
Dengan demikian, kemampuan sistem untuk berintegrasi perlu menjadi salah satu bagian yang diperhatikan ketika klinik mengevaluasi RME.
5. Staf Belum Terbiasa Menggunakan Sistem
Perubahan dari sistem manual ke digital membutuhkan adaptasi.
Staf yang belum terbiasa dapat membutuhkan waktu lebih lama untuk menemukan menu, menginput informasi, atau memperbaiki kesalahan.
Masalah seperti ini tidak selalu berarti software-nya buruk. Bisa jadi pengguna membutuhkan pelatihan yang lebih baik atau alur kerja yang lebih sederhana.
Karena itu, evaluasi RME sebaiknya membedakan antara masalah sistem dan masalah proses penggunaan.
6. Klinik Belum Mengukur Titik Terjadinya Antrean
Klinik tidak dapat memperbaiki sesuatu yang belum diukur.
Daripada hanya melihat jumlah pasien yang menunggu, klinik dapat memantau waktu pada setiap tahapan pelayanan.
Contohnya:
Pendaftaran → ruang tunggu → pemeriksaan dokter → pemeriksaan penunjang → pembayaran → farmasi
Dari sini, pengelola dapat melihat tahapan mana yang paling banyak menghabiskan waktu.
Jika pendaftaran hanya membutuhkan beberapa menit tetapi waktu tunggu dokter sangat panjang, maka sumber masalahnya bukan terutama pada proses input data pasien.
Bagaimana RME Bisa Membantu Mengurangi Waktu Pelayanan?
RME dapat mendukung efisiensi dengan membuat informasi pasien lebih terstruktur dan mudah diakses sesuai kebutuhan pengguna.
SATUSEHAT mendokumentasikan alur data pelayanan rawat jalan yang mencakup pendaftaran pasien, kunjungan, anamnesis, pemeriksaan, riwayat penyakit, hingga rencana perawatan.
Namun, manfaat tersebut sangat bergantung pada bagaimana RME dikonfigurasi dan digunakan di klinik.
Teknologi yang baik tetap membutuhkan proses kerja yang baik.
Jangan Langsung Mengganti RME
Ketika antrean masih panjang setelah implementasi RME, langkah pertama tidak harus mengganti sistem.
Klinik sebaiknya melakukan evaluasi terlebih dahulu.
Tanyakan:
Di mana pasien paling lama menunggu?
Tahap mana yang paling sering mengalami penumpukan?
Apakah tenaga kesehatan kesulitan menggunakan RME?
Apakah ada data yang harus dimasukkan berulang kali?
Apakah jumlah tenaga dan kapasitas pelayanan sudah sesuai dengan jumlah pasien?
Jawaban dari pertanyaan tersebut dapat membantu menentukan apakah masalahnya berada pada RME, alur kerja, sumber daya manusia, atau kapasitas pelayanan.
Kesimpulan
RME sudah digunakan tetapi antrean pasien tetap panjang bukan berarti sistem tersebut gagal. RME hanya menjadi salah satu komponen dalam keseluruhan proses pelayanan klinik.
Antrean juga dapat dipengaruhi oleh proses pendaftaran, jumlah tenaga kesehatan, kapasitas ruang, alur administrasi, waktu dokumentasi, hingga pemeriksaan dan farmasi.
Karena itu, klinik sebaiknya tidak hanya bertanya apakah RME sudah digunakan, tetapi juga apakah sistem tersebut benar-benar sesuai dengan alur kerja dan membantu pengguna menjalankan pelayanan.
Evaluasi berdasarkan data waktu tunggu pada setiap tahap dapat membantu klinik menemukan sumber masalah dengan lebih tepat. Dengan begitu, perbaikan tidak hanya berfokus pada teknologi, tetapi juga pada proses pelayanan secara keseluruhan.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika