Saat mencari Rekam Medis Elektronik, klinik sering melihat rekomendasi dari klinik lain. Ada sistem yang dianggap mudah digunakan, lengkap, cepat, atau memiliki banyak fitur.
Namun, satu hal perlu dipahami: RME yang cocok untuk satu klinik belum tentu cocok untuk klinik lainnya.
Setiap klinik memiliki karakteristik yang berbeda, mulai dari jenis layanan, jumlah pasien, jumlah tenaga kesehatan, proses administrasi, hingga kebutuhan integrasi.
Karena itu, memilih RME sebaiknya tidak hanya berdasarkan popularitas atau banyaknya fitur.
Setiap Klinik Memiliki Alur Pelayanan yang Berbeda
Klinik dengan lima tenaga kesehatan tentu memiliki kebutuhan yang berbeda dengan klinik yang memiliki puluhan dokter dan staf.
Begitu juga klinik yang hanya memiliki satu jenis layanan dengan klinik yang memiliki beberapa layanan dalam satu lokasi.
Perbedaan tersebut akan memengaruhi kebutuhan sistem.
RME idealnya dapat mendukung proses yang memang terjadi di klinik, sehingga tenaga kesehatan tidak perlu mengubah seluruh cara bekerja hanya untuk menyesuaikan diri dengan sistem.
1. Jumlah Pasien Tidak Sama
Volume pasien menjadi salah satu faktor penting.
Sistem yang terasa cepat dan mudah ketika digunakan pada jumlah pasien yang relatif sedikit belum tentu memberikan pengalaman yang sama ketika jumlah kunjungan meningkat.
Semakin besar volume pelayanan, semakin penting pula performa, struktur data, dan kemudahan navigasi sistem.
Klinik perlu mempertimbangkan bukan hanya kebutuhan hari ini, tetapi juga bagaimana sistem dapat mendukung pertumbuhan di masa depan.
2. Jenis Layanan Berbeda
Klinik umum, klinik gigi, klinik ibu dan anak, atau klinik dengan layanan khusus dapat membutuhkan dokumentasi yang berbeda.
Misalnya, jenis pemeriksaan, formulir, tindakan, dan informasi klinis yang diperlukan tidak selalu sama.
Karena itu, kemampuan sistem untuk menyesuaikan formulir dan alur pelayanan dapat menjadi pertimbangan penting.
3. Jumlah Pengguna dan Peran Staf Berbeda
Dokter, perawat, petugas pendaftaran, farmasi, dan pengelola klinik memiliki kebutuhan yang berbeda ketika menggunakan sistem.
Klinik kecil dengan jumlah pengguna terbatas mungkin membutuhkan alur yang sederhana.
Sementara klinik dengan banyak pengguna membutuhkan pengelolaan hak akses, pembagian peran, dan proses kerja yang lebih kompleks.
Sistem RME sebaiknya mendukung pembagian tersebut secara jelas.
4. Kebutuhan Integrasi Bisa Berbeda
Klinik juga dapat memiliki kebutuhan integrasi yang tidak sama.
Ada klinik yang membutuhkan integrasi dengan sistem laboratorium, farmasi, pembayaran, atau sistem kesehatan lainnya.
SATUSEHAT menggunakan HL7 FHIR sebagai standar interoperabilitas dan menyediakan dokumentasi untuk pertukaran data antar-sistem.
Untuk klinik yang membutuhkan integrasi dengan SATUSEHAT, pemilihan sistem juga perlu memperhatikan status dan kesiapan penyedia RME. SATUSEHAT menyediakan panduan agar fasyankes dapat menentukan sistem RME dari vendor yang telah terdaftar dan terverifikasi atau sistem yang dikembangkan secara mandiri.
5. Kemampuan Digital Staf Berbeda
Sistem yang sangat lengkap dapat terlihat menarik, tetapi belum tentu mudah digunakan oleh semua pengguna.
Jika antarmukanya rumit dan terlalu banyak langkah diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan sederhana, proses adaptasi dapat menjadi lebih sulit.
Sebaliknya, sistem yang lebih sederhana dapat terasa lebih cocok bagi klinik yang mengutamakan kemudahan penggunaan.
Karena itu, pengalaman pengguna harus menjadi bagian dari proses pemilihan RME.
6. Kebutuhan Klinik Bisa Berubah
Sistem yang cocok saat ini belum tentu tetap sesuai beberapa tahun kemudian.
Klinik mungkin berkembang menjadi lebih besar, membuka cabang, menambah layanan, atau membutuhkan integrasi baru.
Karena itu, saat memilih RME, pengelola perlu memikirkan kemampuan sistem untuk berkembang bersama klinik.
Jangan Hanya Membandingkan Daftar Fitur
Membandingkan jumlah fitur memang mudah dilakukan.
Namun, pertanyaan yang lebih penting adalah:
Apakah fitur tersebut benar-benar dibutuhkan?
Tidak ada gunanya memiliki puluhan fitur jika sebagian besar tidak pernah digunakan.
Klinik justru perlu melihat fungsi yang paling dekat dengan kegiatan sehari-hari, seperti pendaftaran pasien, dokumentasi pelayanan, pencarian riwayat, pengelolaan pengguna, pelaporan, integrasi, keamanan, dan dukungan teknis.
Cara Menentukan RME yang Sesuai
Sebelum memilih sistem, klinik dapat membuat daftar kebutuhan berdasarkan kondisi nyata.
Misalnya:
Berapa jumlah pasien per hari?
Berapa jumlah dokter dan staf?
Apa saja layanan yang tersedia?
Sistem apa saja yang perlu diintegrasikan?
Bagian mana dari proses kerja yang paling sering menimbulkan masalah?
Bagaimana kebutuhan klinik dalam beberapa tahun ke depan?
Setelah itu, sistem RME dapat dibandingkan berdasarkan kebutuhan tersebut.
Dengan cara ini, klinik tidak sekadar mencari RME yang “paling lengkap”, tetapi sistem yang paling sesuai dengan proses kerja dan kebutuhan organisasi.
Kesimpulan
Tidak ada satu sistem RME yang otomatis cocok untuk semua klinik.
Perbedaan jumlah pasien, jenis layanan, jumlah pengguna, kemampuan staf, kebutuhan integrasi, dan rencana pengembangan klinik dapat membuat kebutuhan setiap fasilitas berbeda.
Karena itu, pemilihan RME sebaiknya dimulai dari kebutuhan klinik, bukan dari daftar fitur atau rekomendasi pihak lain.
RME yang baik adalah sistem yang dapat mendukung cara kerja klinik secara nyata dan tetap mampu mengikuti perkembangan kebutuhan di kemudian hari.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika