Beralih dari rekam medis berbasis kertas ke Rekam Medis Elektronik (RME) sering dianggap sebagai salah satu langkah utama dalam digitalisasi klinik.
Namun, menjadi lebih digital belum tentu otomatis berarti menjadi lebih efisien.
Klinik bisa saja sudah menggunakan RME, tetapi staf masih melakukan banyak pekerjaan manual, dokter membutuhkan waktu lama untuk dokumentasi, atau pasien tetap mengalami antrean panjang.
Jadi, bagaimana cara mengetahui apakah RME benar-benar membuat klinik lebih efisien?
Digitalisasi Berbeda dengan Efisiensi
Digitalisasi berarti proses atau informasi dipindahkan ke sistem digital.
Sementara itu, efisiensi berkaitan dengan bagaimana sumber daya seperti waktu, tenaga, dan biaya digunakan untuk menghasilkan pelayanan.
Artinya, klinik bisa saja sudah digital tetapi belum tentu efisien.
Contohnya, formulir kertas diganti menjadi formulir elektronik. Jika pengisiannya justru membutuhkan lebih banyak langkah dan data masih harus dipindahkan ke sistem lain, proses tersebut memang sudah digital tetapi belum tentu lebih efisien.
1. Ukur Waktu Sebelum dan Sesudah Menggunakan RME
Salah satu cara paling sederhana adalah membandingkan waktu proses.
Misalnya:
Berapa lama pendaftaran pasien sebelum menggunakan RME?
Berapa lama setelah RME diterapkan?
Berapa lama dokter menyelesaikan dokumentasi?
Berapa lama staf mencari riwayat pasien?
Tanpa pengukuran tersebut, klinik akan sulit mengetahui apakah sistem benar-benar memberikan perubahan.
2. Hitung Berapa Banyak Pekerjaan yang Berulang
Efisiensi tidak hanya tentang kecepatan.
Klinik juga perlu melihat berapa banyak pekerjaan yang dilakukan berulang.
Misalnya, data pasien dimasukkan di RME kemudian diketik lagi ke spreadsheet atau aplikasi lainnya.
Semakin banyak pekerjaan berulang, semakin kecil manfaat efisiensi yang diperoleh dari digitalisasi.
3. Perhatikan Kemudahan Mencari Informasi
RME seharusnya membuat informasi elektronik dapat dikelola dan digunakan secara lebih terstruktur.
SATUSEHAT juga menggunakan berbagai resource terstruktur untuk pertukaran data kesehatan, termasuk Patient, Encounter, Condition, Observation, Medication, dan lainnya.
Dalam praktik klinik, pengelola dapat mengevaluasi apakah dokter dan tenaga kesehatan benar-benar lebih mudah menemukan informasi yang dibutuhkan dibandingkan ketika masih menggunakan dokumen manual.
4. Efisiensi Tidak Hanya Milik Dokter
Ketika membicarakan efisiensi RME, perhatian sering hanya diberikan kepada dokter.
Padahal, banyak bagian lain yang terlibat dalam pelayanan.
Petugas pendaftaran dapat membutuhkan sistem untuk menemukan data pasien. Petugas farmasi membutuhkan informasi terkait obat. Pengelola membutuhkan laporan. Tenaga kesehatan membutuhkan riwayat pelayanan.
Karena itu, penilaian efisiensi sebaiknya melihat keseluruhan alur klinik.
5. Integrasi Dapat Mempengaruhi Efisiensi
Sistem yang berdiri sendiri dapat tetap membuat pengguna berpindah-pindah aplikasi.
Sebaliknya, sistem yang dapat bertukar data dengan sistem lain berpotensi mengurangi pekerjaan pemindahan data secara manual.
SATUSEHAT dibangun sebagai ekosistem pertukaran data kesehatan yang menghubungkan berbagai sistem informasi kesehatan, dengan HL7 FHIR sebagai standar pertukaran data.
Namun, integrasi juga perlu dipastikan berjalan dengan baik. Dalam proses interoperabilitas SATUSEHAT, data yang dikirim melalui API divalidasi terlebih dahulu dan dapat mengembalikan pesan kegagalan apabila terdapat kesalahan pada request.
Artinya, “sudah terintegrasi” belum cukup. Klinik juga perlu memastikan proses pertukaran datanya berjalan sesuai kebutuhan.
6. Lihat Pengalaman Pengguna
Efisiensi juga dapat terlihat dari pengalaman dokter dan staf.
Apakah mereka dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lebih mudah?
Apakah mereka sering meminta bantuan?
Apakah banyak langkah yang sebenarnya tidak diperlukan?
Apakah sistem justru membuat dokumentasi terasa lebih panjang?
Masukan dari pengguna sehari-hari dapat menjadi indikator penting karena merekalah yang berinteraksi langsung dengan RME.
7. Jangan Lupakan Stabilitas Sistem
Sistem yang memiliki banyak fitur tetapi sering mengalami gangguan tentu dapat menghambat pekerjaan.
Downtime, koneksi bermasalah, proses yang lambat, atau kesalahan sistem dapat membuat staf kembali menggunakan cara manual.
Karena itu, performa dan dukungan teknis juga perlu dimasukkan dalam evaluasi efisiensi RME.
Bagaimana Mengukur Keberhasilan RME?
Klinik dapat membuat beberapa indikator sederhana, misalnya:
Waktu rata-rata pendaftaran pasien
Waktu dokumentasi setiap kunjungan
Jumlah input data yang dilakukan berulang
Waktu yang dibutuhkan untuk mencari riwayat pasien
Jumlah proses yang masih menggunakan kertas
Frekuensi gangguan sistem
Jumlah keluhan dari pengguna
Dengan data tersebut, pengelola dapat melihat apakah RME memberikan perubahan nyata atau sekadar membuat proses menjadi digital.
Efisiensi Harus Dilihat Secara Menyeluruh
Penting untuk diingat bahwa RME bukan solusi tunggal untuk semua masalah operasional klinik.
Antrean dapat dipengaruhi oleh jumlah dokter dan pasien. Waktu pelayanan dapat dipengaruhi oleh jenis pemeriksaan. Beban administrasi dapat dipengaruhi oleh SOP.
Karena itu, evaluasi RME sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari evaluasi keseluruhan proses klinik.
Kesimpulan
RME memang merupakan bagian penting dari digitalisasi pelayanan kesehatan, tetapi digitalisasi tidak otomatis sama dengan efisiensi.
Klinik perlu melihat hasil nyata setelah RME digunakan: apakah waktu kerja berkurang, pekerjaan berulang menurun, informasi lebih mudah ditemukan, proses lebih terintegrasi, dan pengguna dapat bekerja dengan lebih mudah.
Dengan menggunakan indikator yang dapat diukur, pengelola klinik dapat mengetahui bagian mana yang sudah memberikan manfaat dan bagian mana yang masih perlu diperbaiki.
Pada akhirnya, keberhasilan RME bukan hanya ditentukan oleh seberapa modern sistemnya, tetapi oleh seberapa baik sistem tersebut membantu klinik bekerja dalam kehidupan sehari-hari.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika