Rekam Medis Elektronik (RME) membuat klinik mampu menyimpan data pasien dalam jumlah yang jauh lebih besar dibandingkan pencatatan berbasis kertas.
Seiring waktu, informasi seperti riwayat kunjungan, diagnosis, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, hingga data administrasi akan terus bertambah.
Namun, muncul satu pertanyaan penting:
Apakah semakin banyak data di RME berarti klinik otomatis semakin efisien?
Ternyata tidak selalu.
Jumlah data hanyalah salah satu bagian. Yang jauh lebih penting adalah bagaimana data tersebut dicatat, disusun, ditemukan, dan digunakan dalam proses pelayanan.
Banyak Data Belum Tentu Banyak Manfaat
Bayangkan sebuah klinik memiliki ribuan data pasien di dalam RME.
Secara angka, jumlah tersebut terlihat besar. Tetapi jika dokter membutuhkan waktu lama untuk mencari riwayat pasien, data yang sama dicatat berulang kali, atau banyak informasi tidak lengkap, jumlah data tersebut belum tentu memberikan manfaat maksimal.
Data baru memiliki nilai ketika dapat digunakan sesuai kebutuhan.
Karena itu, klinik perlu membedakan antara data yang banyak dan data yang berguna.
1. Data Harus Lengkap, Bukan Sekadar Banyak
RME merupakan bagian dari penyelenggaraan rekam medis yang mencakup berbagai kegiatan, termasuk pengisian informasi klinis, pengolahan informasi, penyimpanan, penjaminan mutu, dan transfer isi rekam medis.
Artinya, penambahan jumlah catatan saja tidak cukup.
Informasi yang dicatat juga perlu lengkap dan jelas.
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 menyebutkan bahwa pencatatan dan pendokumentasian hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan kesehatan lainnya harus dilakukan secara lengkap, jelas, berurutan sesuai waktu pelayanan, serta mencantumkan informasi tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan.
Jadi, 10.000 catatan yang tidak lengkap belum tentu lebih berguna daripada catatan yang lebih sedikit tetapi berkualitas.
2. Data Harus Mudah Ditemukan
Efisiensi juga berkaitan dengan waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan informasi.
Jika dokter harus membuka banyak menu hanya untuk menemukan riwayat kunjungan pasien, sistem mungkin memiliki banyak data tetapi belum memberikan pengalaman yang efisien.
RME seharusnya membantu pengguna mendapatkan informasi yang relevan sesuai hak akses dan kebutuhan pelayanan.
Dengan begitu, data yang sudah dikumpulkan tidak berhenti sebagai arsip, tetapi dapat digunakan ketika dibutuhkan.
3. Data yang Sama Jangan Dicatat Berkali-kali
Data semakin banyak juga dapat berarti pekerjaan semakin berat apabila sistem tidak mengurangi input berulang.
Misalnya, identitas pasien sudah tersedia, tetapi staf tetap harus memasukkannya kembali ke beberapa modul atau aplikasi.
Kondisi seperti ini dapat membuat volume pekerjaan bertambah meskipun seluruh proses sudah dilakukan secara digital.
Karena itu, klinik perlu melihat apakah data yang sudah tersedia dapat dimanfaatkan kembali dalam proses berikutnya.
4. Data Harus Memiliki Struktur yang Jelas
Data yang tersimpan dalam sistem perlu memiliki format dan definisi yang konsisten.
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 mengatur bahwa sistem elektronik RME harus mengacu pada variabel dan metadata yang ditetapkan Kementerian Kesehatan, termasuk definisi, format, dan kodifikasi.
Hal ini penting karena struktur data akan memengaruhi bagaimana informasi dapat dicari, digunakan, dan dipertukarkan.
Jadi, menambahkan data sebanyak-banyaknya tanpa memperhatikan struktur justru dapat membuat pengelolaan data semakin sulit.
5. Data Harus Bisa Digunakan untuk Proses yang Dibutuhkan
Klinik tidak menyimpan data hanya untuk memenuhi kapasitas penyimpanan.
Data dapat digunakan untuk mendukung pelayanan pasien, dokumentasi, pelaporan, proses administrasi, maupun kebutuhan integrasi.
SATUSEHAT sendiri menggunakan standardisasi dan integrasi RME serta standar global HL7 FHIR untuk pertukaran data kesehatan. Platform tersebut juga menyediakan master data dan terminologi untuk membantu keseragaman data.
Ini menunjukkan bahwa kualitas struktur data sama pentingnya dengan jumlah data yang dikumpulkan.
6. Data yang Tidak Teratur Bisa Menambah Pekerjaan
Semakin banyak data yang tidak konsisten, semakin besar kemungkinan staf harus melakukan pengecekan atau koreksi.
Contohnya, satu informasi pasien ditulis dengan format berbeda pada beberapa kunjungan.
Pada awalnya mungkin tidak terasa. Namun, ketika jumlah pasien dan kunjungan semakin banyak, pekerjaan membersihkan dan memperbaiki data juga dapat meningkat.
Dalam kondisi tersebut, penambahan data justru dapat menambah beban administrasi.
7. Efisiensi Harus Diukur dari Hasilnya
Klinik sebaiknya tidak menggunakan jumlah data sebagai satu-satunya indikator keberhasilan RME.
Beberapa indikator yang lebih relevan antara lain:
Apakah waktu pencarian riwayat pasien berkurang?
Apakah input data berulang berkurang?
Apakah dokumentasi menjadi lebih cepat?
Apakah pekerjaan manual semakin sedikit?
Apakah data lebih mudah digunakan untuk kebutuhan pelayanan dan pelaporan?
Jika jawabannya belum, berarti masih ada bagian dari sistem atau proses kerja yang perlu dievaluasi.
Data Berkualitas Lebih Penting daripada Sekadar Banyak
Dalam pengelolaan RME, klinik sebaiknya mengejar kombinasi antara kuantitas dan kualitas.
Data yang baik setidaknya perlu relevan, lengkap, jelas, konsisten, tersedia saat dibutuhkan, dan dikelola sesuai ketentuan keamanan.
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 menempatkan keamanan, kerahasiaan, keutuhan, dan ketersediaan sebagai bagian penting dalam penyelenggaraan dan penyimpanan RME.
Dengan demikian, menambah data tanpa memperhatikan kualitasnya tidak otomatis menghasilkan sistem yang lebih efektif.
Kesimpulan
Semakin banyak data di RME tidak otomatis membuat klinik semakin efisien.
Efisiensi justru bergantung pada apakah data tersebut lengkap, terstruktur, mudah ditemukan, tidak berulang, dan dapat digunakan untuk mendukung pelayanan.
Karena itu, pengelola klinik sebaiknya tidak hanya bertanya berapa banyak data yang sudah tersimpan, tetapi juga seberapa besar data tersebut benar-benar membantu pekerjaan dokter, tenaga kesehatan, dan staf.
Pada akhirnya, tujuan RME bukan mengumpulkan data sebanyak mungkin, melainkan membuat informasi kesehatan dapat dikelola dan dimanfaatkan dengan lebih baik.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika