Klinik yang baru mulai menggunakan Rekam Medis Elektronik (RME) biasanya memiliki kebutuhan yang relatif sederhana.
Jumlah pasien mungkin belum terlalu banyak, jumlah dokter masih terbatas, dan hanya beberapa staf yang menggunakan sistem.
Namun, kondisi tersebut bisa berubah ketika klinik berkembang.
Pasien bertambah, dokter semakin banyak, layanan diperluas, staf bertambah, bahkan klinik dapat membuka cabang baru.
Karena itu, RME sebaiknya tidak hanya dipilih berdasarkan kebutuhan hari ini. Sistem juga perlu dipertimbangkan dari sisi kemampuan untuk mendukung perkembangan klinik.
1. Tentukan Kebutuhan Klinik Terlebih Dahulu
Sebelum memilih sistem, pengelola perlu memahami proses kerja klinik.
Mulai dari pendaftaran, pelayanan dokter, dokumentasi, farmasi, pembayaran, hingga pelaporan.
Dengan mengetahui proses tersebut, klinik dapat menentukan fitur apa yang benar-benar dibutuhkan.
Jangan sampai klinik memilih sistem hanya karena memiliki banyak fitur, sementara sebagian besar tidak pernah digunakan.
2. Pertimbangkan Pertumbuhan Jumlah Pasien
Jumlah pasien merupakan salah satu faktor yang perlu dipikirkan sejak awal.
Sistem yang nyaman ketika pasien masih sedikit belum tentu tetap nyaman ketika jumlah kunjungan meningkat.
Karena itu, pengelola dapat menanyakan bagaimana sistem menangani peningkatan jumlah data, pengguna, serta transaksi.
Yang perlu diperhatikan bukan hanya kapasitas saat ini, tetapi juga kemungkinan kebutuhan beberapa tahun ke depan.
3. Rencanakan Penambahan Dokter dan Staf
Pertumbuhan klinik biasanya diikuti oleh bertambahnya pengguna sistem.
RME perlu mampu menangani perbedaan peran antara dokter, perawat, petugas pendaftaran, administrasi, farmasi, dan pengelola.
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 mengatur pemberian hak akses kepada tenaga kesehatan dan tenaga lain di fasilitas pelayanan kesehatan, termasuk hak untuk menginput, memperbaiki, dan melihat data sesuai kewenangannya.
Karena itu, pengelolaan akun dan hak akses sebaiknya sudah dipikirkan sejak awal.
4. Siapkan Sistem yang Bisa Berkembang
Klinik mungkin awalnya hanya membutuhkan beberapa fitur.
Namun, kebutuhan dapat bertambah seiring pertumbuhan.
Misalnya, klinik membutuhkan modul baru, integrasi tambahan, dashboard, pelaporan yang lebih kompleks, atau dukungan untuk beberapa lokasi.
Sistem yang dipilih sebaiknya memiliki ruang untuk berkembang tanpa membuat klinik harus melakukan perubahan besar setiap kali ada kebutuhan baru.
5. Pikirkan Integrasi Sejak Awal
Integrasi sering dianggap sebagai kebutuhan ketika klinik sudah besar.
Padahal, lebih baik kebutuhan tersebut dipertimbangkan sejak awal.
SATUSEHAT saat ini menyediakan proses registrasi sistem RME untuk fasyankes dan penyedia sistem RME. Fasyankes dapat menggunakan sistem dari mitra/vendor atau sistem RME yang dikembangkan secara mandiri, dengan ketentuan terkait registrasi dan verifikasi sistem tersebut.
Klinik yang sedang memilih RME perlu memperhatikan kesiapan sistem dalam ekosistem tersebut.
6. Jangan Mengabaikan Struktur Data
Ketika klinik masih kecil, struktur data yang kurang rapi mungkin belum terasa sebagai masalah.
Namun, ketika jumlah data semakin besar, persoalannya dapat menjadi lebih sulit untuk diperbaiki.
Karena itu, sejak awal klinik perlu memperhatikan bagaimana identitas pasien, layanan, diagnosis, obat, tindakan, dan informasi lainnya disusun di dalam sistem.
Data yang memiliki struktur konsisten akan lebih mudah dikelola ketika klinik berkembang.
7. Siapkan SOP Penggunaan RME
Memiliki software saja tidak cukup.
Klinik juga membutuhkan aturan mengenai bagaimana sistem digunakan.
Misalnya:
Siapa yang boleh menginput data?
Siapa yang boleh memperbaiki data?
Kapan dokumentasi harus diselesaikan?
Bagaimana menangani kesalahan input?
Apa yang dilakukan ketika sistem mengalami gangguan?
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 menempatkan kebijakan hak akses sebagai bagian dari standar prosedur operasional penyelenggaraan RME.
SOP membantu memastikan penggunaan sistem tidak bergantung pada kebiasaan masing-masing orang.
8. Siapkan Tim agar Tidak Bergantung pada Satu Orang
Masalah dapat muncul ketika hanya satu staf yang benar-benar memahami sistem.
Ketika staf tersebut tidak masuk atau pindah, pengguna lain bisa kesulitan menangani masalah sederhana.
Klinik sebaiknya memiliki lebih dari satu orang yang memahami fungsi dasar RME, proses troubleshooting awal, komunikasi dengan vendor, serta prosedur ketika sistem mengalami kendala.
Dengan begitu, operasional tidak terlalu bergantung pada satu individu.
9. Evaluasi Vendor, Bukan Hanya Softwarenya
Ketika memilih RME, pengelola sering fokus pada fitur.
Padahal, hubungan dengan penyedia sistem juga penting.
Klinik perlu mengetahui bagaimana proses bantuan teknis dilakukan, bagaimana pembaruan sistem diberikan, bagaimana kendala dilaporkan, dan bagaimana kebutuhan klinik disampaikan.
Untuk sistem yang menjadi bagian dari interoperabilitas SATUSEHAT, penyedia sistem RME juga memiliki proses registrasi dan verifikasi.
Karena itu, status dan kesiapan vendor juga layak menjadi bagian dari evaluasi.
10. Pikirkan Keamanan Sejak Awal
Semakin besar klinik, semakin banyak orang yang dapat berinteraksi dengan sistem.
Artinya, pengelolaan hak akses dan keamanan menjadi semakin penting.
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 menyebut tiga prinsip keamanan RME, yaitu kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan.
Klinik juga perlu memastikan terdapat mekanisme yang memadai untuk menjaga data dan menghadapi kemungkinan gangguan.
11. Jangan Menganggap RME sebagai Proyek Sekali Jadi
Salah satu kesalahan dalam digitalisasi adalah menganggap pekerjaan selesai setelah sistem berhasil dipasang.
Padahal, klinik akan terus berubah.
Jumlah pasien bertambah, dokter berganti, kebutuhan administrasi berubah, regulasi dapat diperbarui, dan integrasi sistem dapat berkembang.
Karena itu, RME perlu dievaluasi secara berkala agar tetap sesuai dengan kondisi klinik.
Buat Rencana Pertumbuhan Sebelum Memilih RME
Klinik dapat membuat gambaran sederhana tentang kondisi saat ini dan target beberapa tahun ke depan.
Misalnya:
Jumlah pasien saat ini dan targetnya
Jumlah dokter saat ini dan rencana penambahannya
Jumlah cabang
Jenis layanan
Kebutuhan integrasi
Kebutuhan pelaporan
Kebutuhan keamanan dan hak akses
Dengan daftar tersebut, pengelola akan lebih mudah menentukan sistem yang bukan hanya cocok untuk kondisi sekarang, tetapi juga mampu mengikuti perkembangan.
Kesimpulan
Klinik yang terus bertumbuh membutuhkan RME yang mampu mengikuti perubahan.
Karena itu, sejak awal pengelola perlu mempertimbangkan jumlah pasien, jumlah pengguna, hak akses, struktur data, integrasi, SOP, keamanan, dukungan vendor, serta kemampuan sistem untuk berkembang.
Pemilihan RME sebaiknya tidak hanya menjawab pertanyaan “Apa yang klinik butuhkan sekarang?”, tetapi juga “Apakah sistem ini masih mampu mendukung klinik ketika kebutuhan kami meningkat?”
Dengan memikirkan pertumbuhan sejak awal, klinik dapat mengurangi risiko harus melakukan perubahan besar ketika sistem lama sudah tidak lagi mampu mengikuti perkembangan.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika
Article by Khairan