Data pasien dalam Rekam Medis Elektronik (RME) bukan sesuatu yang selalu tetap.
Pasien dapat berganti alamat, nomor telepon, atau status administrasi. Di sisi lain, bisa juga ditemukan kesalahan ketika data pertama kali dimasukkan, seperti salah ketik nama atau kekeliruan dalam identitas.
Jika perubahan tersebut tidak ditangani dengan tepat, klinik dapat menyimpan informasi yang tidak lagi sesuai atau mengalami kesulitan saat mencari riwayat pasien.
Lalu, bagaimana cara memastikan informasi terbaru tercatat dengan benar?
Mengapa Pembaruan Data Pasien Penting?
Data identitas yang benar membantu klinik memastikan bahwa informasi kesehatan terhubung dengan orang yang tepat.
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 mengatur bahwa registrasi pasien dalam RME mencakup data identitas dan data sosial. Data identitas paling sedikit meliputi nomor rekam medis, nama pasien, dan NIK.
Karena itu, ketika informasi identitas berubah atau ditemukan kesalahan, klinik perlu melakukan pemeriksaan dan pembaruan berdasarkan prosedur yang berlaku.
Rujukan: Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis – JDIH Kementerian Kesehatan.
1. Bedakan Perubahan Informasi dengan Kesalahan Input
Langkah pertama adalah memahami jenis perubahan yang terjadi.
Misalnya, pasien benar-benar pindah alamat. Ini merupakan perubahan informasi yang perlu diperbarui berdasarkan data terbaru.
Sebaliknya, jika alamat sejak awal salah diketik oleh petugas, kasus tersebut merupakan kesalahan input yang perlu diperbaiki.
Perbedaan ini penting karena pembaruan informasi dan koreksi kesalahan memiliki konteks yang berbeda.
Klinik sebaiknya memastikan alasan perubahan sebelum memperbarui data.
2. Lakukan Verifikasi Identitas Pasien
Sebelum mengubah data, petugas perlu memastikan bahwa permintaan benar-benar berkaitan dengan pasien yang tepat.
Proses ini dapat dilakukan melalui prosedur verifikasi identitas yang ditetapkan klinik, dengan dokumen pendukung yang relevan apabila diperlukan.
Pemeriksaan menjadi penting ketika terdapat perbedaan nama, NIK, tanggal lahir, atau informasi lain yang dapat memengaruhi identifikasi pasien.
Kesalahan pada tahap ini dapat menyebabkan informasi diperbarui pada rekam medis yang keliru.
3. Periksa Informasi yang Perlu Diperbarui
Tidak semua perubahan harus dilakukan terhadap seluruh data pasien.
Petugas perlu mengidentifikasi bagian yang memang berubah, misalnya:
- nama atau informasi identitas;
- NIK;
- alamat;
- nomor telepon;
- data sosial atau administratif lainnya.
Apabila yang perlu diperbaiki adalah kesalahan input, petugas juga harus memeriksa sumber informasi yang benar sebelum melakukan koreksi.
Untuk pembaruan identitas yang berkaitan dengan data kependudukan, klinik dapat mengikuti mekanisme verifikasi yang tersedia dalam sistem yang digunakan.
SATUSEHAT, misalnya, menyediakan panduan pembaruan data pasien dengan NIK dan menjelaskan bahwa data tertentu dapat diperbarui apabila terdapat pemutakhiran data kependudukan yang belum tercermin pada master data pasien.
Referensi: Panduan Pasien dengan NIK – SATUSEHAT Platform.
4. Tidak Semua Pengguna Boleh Mengubah Data
RME bukan sistem yang memungkinkan semua orang bebas memperbaiki informasi pasien.
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 mengatur bahwa hak akses diberikan berdasarkan kebijakan pimpinan fasilitas pelayanan kesehatan dengan memperhatikan keamanan data dan informasi.
Peraturan tersebut juga mengatur perbaikan data ketika terjadi kesalahan input.
Karena itu, klinik perlu menentukan secara jelas siapa yang berwenang memperbaiki data administratif dan siapa yang berwenang memperbaiki data klinis.
Pembagian tanggung jawab ini dapat membantu mencegah perubahan yang tidak sah atau tidak sesuai prosedur.
5. Perhatikan Batas Waktu Koreksi
Dalam Pasal 30 Permenkes Nomor 24 Tahun 2022, perbaikan atas kesalahan input data administratif dan data klinis dapat dilakukan oleh tenaga kesehatan pemberi pelayanan kesehatan serta petugas administrasi, termasuk tenaga perekam medis dan informasi kesehatan, sesuai kewenangannya, paling lama 2 x 24 jam sejak data diinput.
Peraturan tersebut juga mengatur bahwa apabila kesalahan data administratif diketahui setelah tenggat tersebut, perbaikan dilakukan setelah mendapat persetujuan tenaga perekam medis dan informasi kesehatan dan/atau pimpinan fasilitas pelayanan kesehatan.
Karena itu, klinik sebaiknya memiliki SOP yang menjelaskan proses koreksi, penanggung jawab, dan mekanisme persetujuan jika diperlukan.
Rujukan: Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 – JDIH Kementerian Kesehatan.
6. Bedakan Koreksi Data dengan Perubahan Riwayat Pelayanan
Poin ini sangat penting.
Memperbaiki kesalahan identitas tidak sama dengan mengubah riwayat pemeriksaan, diagnosis, atau pengobatan yang telah didokumentasikan.
Informasi klinis menggambarkan pelayanan yang diberikan pada waktu tertentu. Jika ditemukan kesalahan dokumentasi klinis, koreksi harus dilakukan oleh pihak yang berwenang melalui prosedur yang sesuai.
Klinik sebaiknya tidak menghapus atau mengganti catatan lama begitu saja tanpa mengikuti mekanisme koreksi yang berlaku.
Pengelolaan perubahan secara tertib membantu menjaga keutuhan dan keterlacakan informasi kesehatan.
7. Pastikan Pembaruan Tercermin di Sistem yang Digunakan
Setelah pembaruan dilakukan, petugas perlu memastikan data benar-benar tersimpan dan muncul sesuai kebutuhan.
Jika klinik menggunakan beberapa sistem yang terintegrasi, periksa apakah perubahan perlu diproses melalui mekanisme sinkronisasi atau pembaruan pada sistem terkait.
Apabila sistem menolak pembaruan atau data tidak berubah, petugas perlu mengikuti petunjuk teknis dan menghubungi penyedia sistem jika diperlukan.
Jangan menganggap pembaruan berhasil hanya karena pengguna sudah menekan tombol simpan.
8. Libatkan Pasien untuk Mengonfirmasi Informasi
Pasien merupakan sumber penting untuk memverifikasi informasi dirinya sendiri.
Klinik dapat meminta pasien mengonfirmasi identitas dan informasi kontak ketika melakukan pendaftaran atau kunjungan ulang.
Langkah sederhana tersebut dapat membantu menemukan kesalahan lebih awal.
Namun, pembaruan tetap perlu dilakukan melalui prosedur resmi agar perubahan tercatat dengan benar dalam sistem.
9. Lakukan Pemeriksaan Data secara Berkala
Klinik tidak harus menunggu sampai ada masalah besar untuk mengevaluasi kualitas data.
Pemeriksaan berkala dapat membantu menemukan data yang tidak lengkap, informasi yang tidak konsisten, atau kemungkinan duplikasi.
Pengelola juga dapat melihat apakah prosedur pembaruan telah dipahami dan dijalankan oleh seluruh petugas.
Dengan evaluasi rutin, kualitas data dapat lebih terjaga seiring bertambahnya jumlah pasien dan kunjungan.
Bagaimana Jika Data yang Salah Sudah Terhubung ke SATUSEHAT?
Apabila kesalahan atau perubahan data berkaitan dengan integrasi SATUSEHAT, klinik perlu mengikuti prosedur pembaruan pada sistem sumber dan ketentuan integrasi yang berlaku.
SATUSEHAT memiliki mekanisme pembaruan data pasien dengan NIK pada kondisi tertentu, termasuk ketika data kependudukan telah diperbarui tetapi belum tercermin dalam master data pasien.
Jika masalah tidak dapat diselesaikan melalui alur standar, klinik sebaiknya menghubungi penyedia RME atau dukungan resmi SATUSEHAT sesuai jenis kendalanya.
Hal terpenting adalah memastikan perubahan tidak menimbulkan duplikasi identitas atau membuat riwayat pelayanan terhubung ke pasien yang salah.
Kesimpulan
Ketika data pasien berubah, klinik perlu memastikan informasi terbaru dicatat secara benar, terverifikasi, dan diperbarui oleh pengguna yang berwenang.
Langkah pentingnya meliputi membedakan perubahan informasi dari kesalahan input, memverifikasi identitas, mengikuti prosedur koreksi, memperhatikan batas waktu yang berlaku, serta memastikan data tersimpan dengan benar.
Koreksi data administratif juga perlu mengikuti ketentuan persetujuan apabila kesalahan baru diketahui setelah tenggat yang diatur dalam Permenkes Nomor 24 Tahun 2022.
Pada akhirnya, kualitas RME tidak hanya ditentukan oleh banyaknya data yang tersimpan, tetapi juga oleh ketepatan, konsistensi, dan keutuhan informasi yang dikelola oleh klinik.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika