Penggunaan Rekam Medis Elektronik (RME) tidak berhenti setelah sistem berhasil dipasang dan digunakan oleh dokter maupun staf.
Dalam operasional sehari-hari, selalu ada hal yang perlu dipantau: kelengkapan dokumentasi, pengaturan akun, kualitas data, backup, pembaruan sistem, hingga penanganan gangguan.
Namun, siapa yang memastikan semua hal tersebut berjalan dengan baik?
Apabila klinik tidak memiliki penanggung jawab pengelolaan RME yang jelas, pekerjaan tersebut berisiko berjalan tanpa koordinasi.
Perlu dipahami bahwa Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 tidak mengharuskan semua klinik menggunakan satu jabatan dengan nama tertentu. Peraturan tersebut menyebutkan bahwa penyelenggaraan RME dilakukan oleh unit kerja tersendiri atau disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan masing-masing fasilitas pelayanan kesehatan. Klinik tetap perlu menyusun SOP penyelenggaraan RME.
Dengan demikian, penunjukan penanggung jawab merupakan langkah manajerial yang dapat membantu klinik menjalankan kewajiban tersebut secara terarah.
Referensi: Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis.
1. Tidak Ada Pihak yang Memastikan Sistem Berjalan Baik
Tanpa penanggung jawab yang jelas, masalah RME dapat dianggap sebagai urusan bagian lain.
Ketika sistem melambat, akun bermasalah, atau data tidak tersimpan, staf mungkin tidak mengetahui siapa yang perlu dihubungi.
Akibatnya, penyelesaian masalah dapat tertunda karena tidak ada koordinasi yang jelas.
Penanggung jawab RME dapat membantu memastikan bahwa setiap kendala memiliki jalur pelaporan dan pihak yang menangani, baik dari internal klinik maupun penyedia sistem.
2. Kelengkapan Data Pasien Sulit Dipantau
RME membutuhkan pencatatan yang konsisten dari berbagai pengguna.
Jika tidak ada pihak yang mengoordinasikan penjaminan mutu, klinik dapat kesulitan mengetahui apakah dokumentasi sudah lengkap dan sesuai prosedur.
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 mencantumkan penjaminan mutu RME sebagai salah satu kegiatan dalam penyelenggaraan rekam medis elektronik.
Penanggung jawab atau tim yang ditunjuk dapat membantu mengoordinasikan audit berkala, mengidentifikasi masalah yang berulang, dan menyampaikan temuan kepada pihak yang berwenang.
Penting dicatat bahwa penunjukan satu orang tidak berarti orang tersebut otomatis bertanggung jawab mengisi atau memperbaiki semua catatan klinis. Tugas setiap pengguna tetap perlu mengikuti kewenangan masing-masing.
3. Hak Akses Pengguna Berisiko Tidak Teratur
Dokter, perawat, petugas administrasi, dan pengguna lainnya memiliki kebutuhan akses yang berbeda.
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 mengatur pemberian hak akses oleh pimpinan fasilitas pelayanan kesehatan sebagai bagian dari kebijakan SOP penyelenggaraan RME.
Tanpa proses pengelolaan yang jelas, klinik berisiko terlambat menonaktifkan akun pegawai yang sudah tidak bekerja atau tidak meninjau kembali akses yang tidak lagi diperlukan.
Penanggung jawab RME dapat membantu mengoordinasikan daftar akun aktif, permintaan perubahan akses, dan pelaporan akun bermasalah kepada pihak yang berwenang.
4. Gangguan Sistem Bisa Memperlambat Pelayanan
Ketika RME tidak dapat diakses, klinik membutuhkan langkah yang jelas agar pelayanan tetap berjalan.
Jika tidak ada pihak yang mengoordinasikan respons, staf mungkin mengambil keputusan masing-masing, termasuk menggunakan cara pencatatan sementara yang tidak seragam.
Hal ini dapat menimbulkan kebingungan ketika data perlu dimasukkan kembali ke sistem.
Klinik sebaiknya menetapkan penanggung jawab yang mengetahui prosedur kontinjensi, kontak bantuan vendor, mekanisme eskalasi masalah, dan proses verifikasi setelah sistem pulih.
5. Backup Bisa Dianggap sebagai Tugas Vendor Semata
Klinik yang menggunakan RME dari vendor mungkin beranggapan bahwa seluruh urusan backup otomatis menjadi tanggung jawab penyedia.
Padahal, pembagian tanggung jawab bergantung pada arsitektur sistem dan perjanjian kerja sama.
Klinik tetap perlu memahami apakah backup tersedia, seberapa sering dilakukan, bagaimana pemulihan berjalan, serta siapa yang harus dihubungi ketika data tidak dapat diakses.
Penanggung jawab RME dapat mengoordinasikan pemeriksaan berkala dan memastikan prosedur pemulihan dipahami oleh pihak terkait.
Tugas tersebut tidak selalu harus dilakukan secara teknis oleh orang yang sama. Pengelolaan server dapat menjadi tugas tim TI atau vendor, sedangkan klinik bertanggung jawab memastikan prosedur dan koordinasinya berjalan.
6. Pembaruan Sistem Bisa Tidak Terpantau
RME dapat mengalami pembaruan fitur, penyesuaian integrasi, atau perubahan yang memengaruhi alur kerja.
Jika tidak ada orang yang memantau perubahan tersebut, staf mungkin baru menyadari dampaknya ketika sedang melayani pasien.
Penanggung jawab RME dapat berkoordinasi dengan vendor untuk mengetahui jadwal pembaruan, menilai dampak terhadap operasional, dan mengatur sosialisasi kepada pengguna.
Dengan demikian, perubahan sistem tidak hanya menjadi urusan teknis, tetapi juga dipersiapkan dari sisi pelayanan.
7. Integrasi dengan SATUSEHAT Sulit Dievaluasi
Bagi klinik yang menggunakan integrasi SATUSEHAT, pengelolaan RME juga mencakup pemantauan proses pertukaran data.
SATUSEHAT menyediakan mekanisme registrasi sistem RME dan dokumentasi pemantauan integrasi.
Klinik perlu memastikan sistem yang digunakan sudah melalui proses registrasi dan verifikasi yang berlaku, serta mengetahui cara menindaklanjuti transaksi yang gagal.
Referensi:
Tanpa pembagian tanggung jawab yang jelas, masalah integrasi bisa terlambat dilaporkan atau tidak ditindaklanjuti secara konsisten.
8. Pelatihan Pengguna Menjadi Tidak Terarah
Staf yang baru bergabung atau belum memahami RME membutuhkan panduan.
Jika tidak ada pihak yang mengoordinasikan pelatihan, setiap pengguna mungkin belajar sendiri-sendiri dan menggunakan sistem berdasarkan pemahamannya masing-masing.
Akibatnya, prosedur dokumentasi dan penggunaan fitur dapat berbeda antarstaf.
Penanggung jawab RME dapat mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, mengumpulkan pertanyaan yang sering muncul, serta membantu memastikan panduan penggunaan tersedia dan diperbarui.
9. Masalah yang Sama Terus Berulang
Tanpa evaluasi, klinik mungkin terus menghadapi masalah yang sama, seperti salah input, data tidak lengkap, akun bermasalah, atau dokumentasi terlambat.
Masalah-masalah ini belum tentu dapat diselesaikan hanya dengan mengingatkan staf.
Klinik perlu mengetahui penyebabnya, menentukan tindakan perbaikan, dan memantau apakah tindakan tersebut berhasil.
Penanggung jawab RME dapat membantu membuat catatan masalah dan tindak lanjut, sehingga evaluasi tidak bergantung pada ingatan masing-masing pengguna.
Siapa yang Sebaiknya Menjadi Penanggung Jawab RME?
Pemilihan personel perlu disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan klinik.
Klinik yang memiliki tenaga perekam medis dan informasi kesehatan dapat mempertimbangkan kompetensi mereka dalam pengelolaan rekam medis dan penjaminan mutu data.
Untuk klinik dengan sumber daya terbatas, tugas koordinasi dapat disesuaikan dengan struktur organisasi dan kompetensi staf yang tersedia, dengan tetap mengikuti ketentuan yang berlaku.
Penting juga membedakan beberapa peran:
- Pimpinan klinik: menetapkan kebijakan, SOP, dan pengaturan hak akses.
- Koordinator RME: memantau implementasi, mengoordinasikan evaluasi, dan menindaklanjuti masalah.
- Tenaga kesehatan: mengisi informasi klinis sesuai kewenangan.
- Staf administrasi atau perekam medis: menjalankan tugas pengelolaan rekam medis sesuai kewenangan.
- Vendor atau tim TI: menangani aspek teknis sesuai pembagian tanggung jawab.
Dalam klinik kecil, beberapa tugas koordinasi dapat dirangkap. Namun, tanggung jawab dan jalur pelaporannya sebaiknya tetap tertulis jelas.
Apa Saja Tugas Penanggung Jawab RME?
Klinik dapat menyusun uraian tugas yang mencakup beberapa hal berikut:
Pemantauan penggunaan RME. Memastikan sistem digunakan sesuai SOP dan kebutuhan pelayanan.
Pengawasan kualitas data. Mengoordinasikan pemeriksaan kelengkapan dan konsistensi dokumentasi.
Pengelolaan akun dan akses. Mengoordinasikan penambahan, perubahan, serta penonaktifan akun sesuai kebijakan klinik.
Koordinasi teknis. Menjadi titik kontak ketika terjadi gangguan dan berkoordinasi dengan vendor.
Pelatihan pengguna. Membantu memastikan staf memahami alur dan prosedur penggunaan.
Evaluasi berkala. Mencatat masalah, tindak lanjut, dan kebutuhan perbaikan.
Tugas tersebut perlu dibagi sesuai kompetensi, terutama untuk keputusan klinis, perubahan catatan medis, dan pengelolaan teknis yang memerlukan keahlian khusus.
Bagaimana Klinik Memulai?
Klinik tidak harus langsung membentuk unit RME yang besar.
Langkah awal yang dapat dilakukan adalah menunjuk satu koordinator, menetapkan tugas secara tertulis, menyusun SOP, membuat jalur pelaporan gangguan, dan menetapkan jadwal evaluasi.
Setelah itu, klinik dapat memeriksa apakah pembagian tanggung jawab sudah efektif atau membutuhkan tim tambahan.
Yang terpenting bukan sekadar memiliki nama penanggung jawab, tetapi memastikan orang tersebut mempunyai kewenangan, waktu, serta dukungan untuk menjalankan tugasnya.
Kesimpulan
Tidak adanya penanggung jawab pengelolaan RME yang jelas dapat menyebabkan masalah penggunaan sistem, kualitas data, hak akses, gangguan operasional, backup, integrasi, dan pelatihan sulit ditangani secara konsisten.
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 mengatur bahwa penyelenggaraan RME dapat dilakukan melalui unit kerja tersendiri atau disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan fasilitas pelayanan kesehatan. Peraturan tersebut juga mengharuskan klinik memiliki SOP penyelenggaraan RME.
Karena itu, klinik sebaiknya menetapkan pembagian tanggung jawab yang jelas meskipun tidak selalu membentuk jabatan khusus.
Pada akhirnya, RME yang dikelola dengan baik membutuhkan bukan hanya sistem yang memadai, tetapi juga orang-orang yang memahami peran, prosedur, dan tanggung jawabnya.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika
Article by Khairan