Rekam Medis Elektronik (RME) membantu klinik mencatat, menyimpan, dan mengakses informasi pasien secara digital. Namun, bagaimana jika listrik tiba-tiba padam ketika pelayanan sedang berlangsung?
Komputer bisa mati, jaringan internet terputus, dan server lokal mungkin tidak dapat diakses. Bahkan, klinik yang menggunakan RME berbasis cloud tetap bisa mengalami kendala apabila komputer, router, atau perangkat jaringan tidak mendapatkan daya listrik.
Dalam kondisi seperti ini, bukan hanya pekerjaan administrasi yang terganggu. Akses terhadap informasi pasien dan proses dokumentasi pelayanan juga dapat terhambat.
Karena itu, klinik perlu menyiapkan prosedur untuk menjaga kelangsungan pelayanan dan dokumentasi ketika RME tidak dapat digunakan.
Mengapa Pemadaman Listrik Bisa Mengganggu RME?
Dampak pemadaman listrik bergantung pada infrastruktur yang digunakan oleh klinik.
Pada sistem berbasis cloud, server penyedia mungkin tetap beroperasi, tetapi klinik tidak dapat mengaksesnya jika komputer, jaringan lokal, atau koneksi internet terganggu.
Sementara itu, jika RME menggunakan server yang berada di klinik, pemadaman listrik dapat memengaruhi server dan perangkat pendukung secara langsung, kecuali tersedia sistem daya cadangan yang memadai.
Gangguan seperti ini dikenal sebagai downtime, yaitu kondisi ketika seluruh atau sebagian fungsi sistem rekam medis elektronik tidak tersedia.
Panduan keselamatan penggunaan rekam medis elektronik dari lembaga kesehatan Amerika Serikat menekankan pentingnya prosedur downtime, formulir cadangan, pelatihan staf, dan pengujian rencana kontinjensi untuk menjaga kesinambungan pelayanan.
Referensi: Electronic Health Records and Downtime Procedures – ASPR TRACIE.
1. Siapkan Prosedur Cadangan Sebelum Listrik Padam
Langkah pertama adalah memastikan klinik memiliki SOP yang menjelaskan apa yang harus dilakukan ketika RME tidak dapat diakses.
SOP sebaiknya mencakup pihak yang bertanggung jawab, cara melaporkan gangguan, metode pencatatan sementara, pengamanan data, dan proses memasukkan kembali informasi setelah sistem normal.
Dengan prosedur yang jelas, staf tidak perlu mencari cara sendiri ketika gangguan terjadi.
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis menempatkan keamanan, kerahasiaan, keutuhan, dan ketersediaan data sebagai tujuan penyelenggaraan RME. Karena itu, kesiapan menghadapi gangguan perlu menjadi bagian dari pengelolaan sistem klinik.
Referensi: Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 – JDIH Kementerian Kesehatan.
2. Pertimbangkan UPS dan Sumber Daya Cadangan
Klinik dapat mempertimbangkan penggunaan Uninterruptible Power Supply (UPS) untuk memberikan daya sementara pada perangkat tertentu ketika listrik terputus.
UPS dapat membantu menyediakan waktu untuk menyelesaikan proses yang sedang berjalan atau mematikan perangkat secara aman. Kapasitas dan durasinya bergantung pada jenis perangkat serta daya yang digunakan.
Untuk fasilitas yang membutuhkan dukungan listrik lebih lama, generator dapat dipertimbangkan sesuai kebutuhan dan penilaian teknis.
Namun, UPS maupun generator tidak otomatis menyelesaikan semua gangguan. Klinik juga perlu memperhitungkan koneksi internet, jaringan internal, kapasitas perangkat, keamanan instalasi, dan kebutuhan pemeliharaan.
Sebaiknya, kebutuhan daya cadangan dinilai bersama teknisi yang kompeten agar perangkat yang benar-benar penting mendapatkan dukungan yang sesuai.
3. Siapkan Formulir Dokumentasi Sementara
Ketika RME tidak bisa digunakan, formulir kertas dapat menjadi metode cadangan untuk mencatat pelayanan.
Formulir tersebut dapat memuat informasi yang dibutuhkan sesuai jenis pelayanan, seperti identitas pasien, tanggal dan waktu pelayanan, keluhan, hasil pemeriksaan, tindakan, pengobatan, serta identitas tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan.
Klinik juga dapat memberi penanda khusus bahwa formulir digunakan selama gangguan RME.
Tujuannya agar catatan sementara mudah dikenali ketika data akan dimasukkan kembali ke sistem.
Formulir sebaiknya disimpan di tempat yang aman dan dapat diakses oleh staf berwenang, bukan dibiarkan terbuka di area yang dapat dilihat oleh pihak yang tidak berkepentingan.
4. Prioritaskan Keselamatan Pasien
Ketika listrik padam, dokumentasi memang penting, tetapi pelayanan tetap harus mempertimbangkan kondisi klinis pasien.
Jika terdapat pasien dengan kondisi darurat, tenaga kesehatan perlu memprioritaskan penilaian dan penanganan sesuai kebutuhan klinis serta prosedur yang berlaku.
Jangan sampai upaya mengakses komputer atau mengisi formulir justru menunda tindakan yang diperlukan.
Klinik juga perlu mengetahui perangkat medis mana yang membutuhkan sumber daya cadangan tersendiri. Kebutuhan tersebut berbeda dari kebutuhan listrik untuk komputer dan jaringan RME.
5. Catat Waktu Pelayanan dengan Jelas
Selama RME tidak tersedia, pencatatan waktu menjadi bagian penting dalam dokumentasi sementara.
Staf perlu mencatat tanggal dan waktu pelayanan sebenarnya, serta identitas tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan.
Ketika sistem kembali tersedia, data harus dimasukkan mengikuti prosedur klinik dengan tetap menjaga perbedaan antara waktu pelayanan dan waktu entri ke dalam sistem, jika sistem mendukung pencatatan keduanya.
Jangan mengubah waktu hanya agar catatan terlihat seolah-olah dimasukkan saat kejadian berlangsung.
6. Jaga Kerahasiaan Data Selama Gangguan
Ketika sistem digital tidak dapat digunakan, staf mungkin tergoda untuk menyimpan informasi pasien pada ponsel pribadi atau mengirimkannya melalui aplikasi pesan yang tidak disetujui klinik.
Kebiasaan tersebut sebaiknya dihindari.
Gunakan metode cadangan yang telah disetujui klinik, batasi akses terhadap formulir sementara, dan pastikan dokumen tidak mudah hilang atau dilihat oleh pihak yang tidak berwenang.
Jika klinik menggunakan perangkat cadangan, pengelola juga perlu memastikan perangkat tersebut memiliki pengamanan yang sesuai.
7. Hubungi Tim Teknis atau Penyedia RME
Jika gangguan berlangsung lebih lama atau penyebabnya tidak diketahui, klinik perlu menghubungi pihak yang menangani sistem.
Informasi yang sebaiknya disiapkan meliputi waktu gangguan mulai terjadi, perangkat yang terdampak, fungsi yang tidak dapat digunakan, dan langkah pemeriksaan awal yang telah dilakukan.
Hal tersebut dapat membantu mempercepat identifikasi penyebab, baik gangguan berasal dari listrik, jaringan, perangkat, maupun aplikasi.
Setelah sistem pulih, jangan langsung menganggap semua fungsi telah berjalan normal. Lakukan pemeriksaan sesuai prosedur sebelum kembali mengandalkan sistem untuk seluruh proses pelayanan.
8. Masukkan Kembali Data setelah Sistem Normal
Ketika RME sudah dapat digunakan, klinik perlu menjalankan proses pemulihan dokumentasi secara teratur.
Langkah yang dapat dilakukan meliputi:
- Memeriksa kelengkapan formulir selama gangguan.
- Memasukkan informasi ke RME oleh pengguna yang berwenang.
- Memastikan waktu pelayanan dan identitas tenaga kesehatan tercatat dengan benar.
- Memeriksa kemungkinan duplikasi data.
- Mencocokkan catatan sementara dengan data yang telah tersimpan.
- Menyimpan atau mengarsipkan dokumen sementara sesuai SOP dan ketentuan yang berlaku.
Proses ini penting agar data selama gangguan tidak tercecer atau tercatat dua kali.
9. Lakukan Simulasi Gangguan secara Berkala
Rencana cadangan sebaiknya tidak hanya menjadi dokumen yang disimpan.
Klinik dapat melakukan simulasi sederhana untuk memastikan staf memahami apa yang harus dilakukan ketika RME tidak dapat diakses.
Simulasi dapat menguji apakah formulir cadangan tersedia, siapa yang bertanggung jawab, bagaimana informasi dibagikan secara aman, dan bagaimana proses pemulihan dokumentasi dilakukan.
Hasil simulasi dapat digunakan untuk memperbaiki SOP sebelum gangguan benar-benar terjadi.
Kesimpulan
Pemadaman listrik dapat menghambat akses ke RME dan mengganggu dokumentasi pelayanan, baik pada sistem berbasis cloud maupun server sendiri.
Karena itu, klinik perlu menyiapkan prosedur cadangan, mempertimbangkan UPS atau sumber daya alternatif sesuai kebutuhan, menyediakan formulir sementara, menjaga kerahasiaan data, serta memastikan seluruh dokumentasi dimasukkan kembali setelah sistem pulih.
Rencana tersebut perlu disertai pembagian tanggung jawab, pelatihan staf, dan evaluasi berkala.
Kesiapan RME bukan hanya tentang menjaga sistem tetap menyala, tetapi juga memastikan pelayanan dan dokumentasi tetap dapat dikelola secara aman ketika sistem tidak tersedia.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika
Article by Khairan