Rekam Medis Elektronik (RME) memungkinkan klinik menyimpan informasi kesehatan pasien secara digital. Mulai dari identitas, riwayat kunjungan, hasil pemeriksaan, diagnosis, hingga pengobatan, semua informasi tersebut dapat dikelola dalam sistem elektronik.
Namun, data pasien tidak hanya perlu dicatat dengan baik. Klinik juga harus mengetahui berapa lama rekam medis perlu disimpan dan bagaimana pengelolaannya ketika masa penyimpanan berakhir.
Pertanyaan ini penting, terutama ketika jumlah pasien terus bertambah dan kapasitas penyimpanan sistem semakin besar.
Lantas, berapa lama sebenarnya RME harus disimpan oleh klinik?
Berapa Lama Masa Penyimpanan RME Menurut Regulasi?
Di Indonesia, ketentuan masa penyimpanan RME diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis.
Berdasarkan Pasal 39 ayat (1), data RME di fasilitas pelayanan kesehatan harus disimpan paling singkat 25 tahun sejak tanggal kunjungan terakhir pasien.
Artinya, masa penyimpanan dihitung berdasarkan tanggal kunjungan terakhir pasien, bukan semata-mata tanggal pertama kali rekam medis dibuat.
Sebagai contoh, seorang pasien terakhir berkunjung ke klinik pada 10 Juni 2025. Berdasarkan ketentuan tersebut, data RME pasien itu harus disimpan sekurang-kurangnya sampai 10 Juni 2050.
Jika pasien kembali berkunjung pada 2030, tanggal kunjungan terakhir tersebut menjadi dasar penghitungan masa penyimpanan berikutnya.
Perlu dipahami bahwa 25 tahun merupakan masa penyimpanan paling singkat, bukan batas waktu ketika seluruh rekam medis otomatis harus dihapus.
Referensi: Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis – JDIH Kementerian Kesehatan.
Apakah RME Harus Langsung Dihapus Setelah 25 Tahun?
Tidak.
Pasal 39 ayat (2) Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 mengatur bahwa setelah batas waktu penyimpanan tersebut berakhir, data RME dapat dikecualikan dari pemusnahan apabila masih akan digunakan atau dimanfaatkan.
Artinya, klinik perlu menilai kebutuhan penyimpanan sebelum memutuskan pemusnahan.
Jika data masih diperlukan untuk pelayanan, kepentingan yang sah, atau pemanfaatan yang sesuai ketentuan, klinik perlu mempertimbangkan hal tersebut dalam pengelolaannya.
Sementara itu, Pasal 39 ayat (3) menyebutkan bahwa pemusnahan RME dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Dengan demikian, berakhirnya masa minimum penyimpanan tidak berarti klinik boleh langsung menghapus data tanpa prosedur.
Mengapa Rekam Medis Harus Disimpan dalam Waktu Lama?
1. Membantu Menelusuri Riwayat Kesehatan Pasien
Pasien dapat kembali berobat setelah bertahun-tahun tidak mengunjungi klinik.
Riwayat pelayanan sebelumnya dapat menjadi informasi pendukung ketika tenaga kesehatan perlu memahami diagnosis, pemeriksaan, tindakan, atau pengobatan yang pernah diberikan.
Dengan penyimpanan yang memadai, informasi tersebut berpeluang tersedia kembali ketika diperlukan sesuai kewenangan akses.
2. Mendukung Kesinambungan Pelayanan
Riwayat rekam medis dapat membantu tenaga kesehatan memahami perkembangan kondisi pasien dari waktu ke waktu.
Misalnya, informasi mengenai pengobatan sebelumnya atau hasil pemeriksaan terdahulu dapat menjadi bahan pertimbangan ketika pasien menerima pelayanan baru.
Namun, catatan lama tetap harus ditafsirkan sesuai konteks dan kondisi pasien saat ini.
3. Mendukung Penelusuran Dokumentasi Pelayanan
Rekam medis juga berfungsi sebagai dokumentasi mengenai pelayanan yang telah diberikan.
Penyimpanan yang teratur membantu klinik menemukan kembali catatan ketika diperlukan untuk evaluasi, penelusuran riwayat, atau proses lain yang sah.
Karena itu, klinik perlu memastikan data bukan hanya disimpan, tetapi juga dapat ditemukan dan dibaca kembali ketika diperlukan.
Apa yang Perlu Dipersiapkan Klinik untuk Penyimpanan Jangka Panjang?
Penyimpanan selama puluhan tahun membutuhkan perencanaan. Klinik tidak cukup hanya mengandalkan kapasitas server atau layanan cloud yang digunakan saat ini.
1. Memiliki Kebijakan Penyimpanan yang Jelas
Klinik sebaiknya menetapkan prosedur mengenai pengelolaan arsip, pemantauan masa penyimpanan, serta penanganan data yang sudah mencapai batas waktu penyimpanan minimum.
Kebijakan tersebut perlu menjelaskan pihak yang bertanggung jawab dan mekanisme peninjauan sebelum pemusnahan dilakukan.
2. Memastikan Data Tetap Bisa Diakses
Sistem teknologi dapat berubah selama masa penyimpanan berlangsung.
Perangkat keras, aplikasi, format file, dan penyedia layanan mungkin berganti. Karena itu, klinik perlu memikirkan bagaimana memastikan informasi yang disimpan tetap dapat diakses dalam jangka panjang.
Jika sistem RME menggunakan layanan pihak ketiga, pengelola perlu memahami mekanisme penyimpanan, pemeliharaan, pencadangan, dan pengambilan kembali data.
3. Menyediakan Backup dan Pemulihan Data
Backup membantu mengurangi risiko kehilangan informasi akibat gangguan sistem, kerusakan perangkat, atau insiden lainnya.
Namun, backup perlu dikelola dengan benar dan dapat dipulihkan ketika dibutuhkan.
Klinik sebaiknya mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas backup, seberapa sering pencadangan dilakukan, dan bagaimana proses pemulihan diuji.
4. Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan
Menyimpan data dalam waktu lama juga berarti klinik perlu menjaga perlindungannya secara berkelanjutan.
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 menetapkan prinsip keamanan, kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan dalam penyelenggaraan RME.
Karena itu, akses pengguna perlu dikelola sesuai kewenangan. Klinik juga perlu memastikan data tidak dibagikan atau dihapus tanpa dasar dan prosedur yang tepat.
Bagaimana Jika Klinik Mengganti Vendor RME?
Pergantian sistem tidak seharusnya membuat rekam medis lama menjadi tidak dapat diakses.
Sebelum berpindah vendor, klinik perlu memastikan mekanisme ekspor dan migrasi data tersedia serta dapat mempertahankan informasi yang dibutuhkan.
Hal yang perlu diperhatikan meliputi kelengkapan data, keterbacaan dokumen, identitas pasien, struktur informasi, dan kemampuan menelusuri riwayat kunjungan.
Klinik sebaiknya tidak hanya memeriksa apakah data berhasil dipindahkan, tetapi juga memastikan informasi tetap dapat digunakan setelah migrasi.
Hal ini penting karena kewajiban penyimpanan rekam medis tetap perlu dipenuhi meskipun klinik mengganti penyedia sistem.
Apakah Semua Data Harus Disimpan Selamanya?
Tidak otomatis.
Regulasi menetapkan masa penyimpanan minimum dan memberikan pengecualian dari pemusnahan apabila data masih akan digunakan atau dimanfaatkan.
Namun, hal tersebut tidak berarti seluruh data harus disimpan tanpa batas waktu dalam semua keadaan.
Klinik perlu mengikuti ketentuan yang berlaku, menilai kebutuhan penggunaan data, menjaga kerahasiaan, dan menerapkan prosedur pemusnahan yang sah apabila pemusnahan memang dapat dilakukan.
Kesimpulan
Berdasarkan Pasal 39 Permenkes Nomor 24 Tahun 2022, data RME di fasilitas pelayanan kesehatan harus disimpan paling singkat 25 tahun sejak tanggal kunjungan terakhir pasien.
Setelah masa tersebut berakhir, data dapat dikecualikan dari pemusnahan apabila masih akan digunakan atau dimanfaatkan. Pemusnahan tetap harus mengikuti ketentuan peraturan perundang-undangan.
Karena itu, klinik perlu mempersiapkan kebijakan penyimpanan jangka panjang, backup, keamanan data, akses arsip, serta mekanisme pemindahan data jika sistem berubah.
Pada akhirnya, kewajiban penyimpanan RME bukan hanya soal mempertahankan file selama puluhan tahun. Klinik juga perlu memastikan bahwa informasi tetap terlindungi, dapat ditelusuri, dan tersedia ketika dibutuhkan untuk kepentingan yang sah.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika
Article by Khairan