Rekam Medis Elektronik (RME) tidak hanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan catatan kesehatan pasien. Bergantung pada sistem yang digunakan, RME dapat menyediakan berbagai fitur untuk mendukung pencatatan medis, pengelolaan data pasien, pemantauan kelengkapan dokumentasi, hingga pembuatan laporan klinik.
Namun, memiliki banyak fitur tidak otomatis membuat operasional klinik menjadi lebih efisien. Sebagian fitur mungkin jarang digunakan, sementara fitur lain digunakan tetapi belum sesuai dengan tujuan awal penerapannya.
Karena itu, klinik perlu mengevaluasi apakah fitur RME yang telah dibeli benar-benar dimanfaatkan secara optimal. Evaluasi ini dapat membantu klinik memaksimalkan investasi teknologi sekaligus menemukan kebutuhan perbaikan dalam proses kerja.
1. Memeriksa Fitur yang Tersedia dan Tujuan Penggunaannya
Langkah pertama adalah membuat daftar fitur RME yang dimiliki klinik. Daftar ini sebaiknya mencakup fungsi yang tersedia, pengguna yang bertanggung jawab, serta masalah operasional yang ingin diselesaikan oleh setiap fitur.
Sebagai contoh, fitur pencarian riwayat pasien ditujukan untuk mempermudah tenaga kesehatan menemukan catatan kunjungan sebelumnya. Sementara itu, fitur laporan kunjungan dapat membantu pengelola memahami jumlah dan pola kunjungan pasien.
Klinik juga perlu membedakan fitur yang benar-benar tersedia dalam paket sistem dengan fitur tambahan yang memerlukan aktivasi atau biaya terpisah.
Dengan mengetahui tujuan setiap fitur, klinik memiliki dasar yang lebih jelas untuk menilai apakah pemanfaatannya sudah sesuai kebutuhan.
2. Melihat Seberapa Sering Fitur Digunakan
Frekuensi penggunaan merupakan salah satu indikator awal untuk mengevaluasi pemanfaatan RME. Jika tersedia, data penggunaan sistem dapat membantu klinik mengetahui fitur mana yang sering diakses dan fitur mana yang jarang digunakan.
Namun, frekuensi saja tidak cukup untuk menentukan optimal atau tidaknya suatu fitur.
Misalnya, fitur pencarian riwayat pasien mungkin digunakan setiap hari karena memang dibutuhkan dalam pelayanan. Sebaliknya, fitur laporan bulanan mungkin hanya digunakan sekali dalam sebulan, tetapi tetap penting bagi pengelola klinik.
Karena itu, data penggunaan perlu dibandingkan dengan fungsi, kebutuhan, dan waktu penggunaan yang seharusnya. Fitur yang jarang digunakan belum tentu tidak bermanfaat.
3. Memeriksa Apakah Fitur Membantu Menyelesaikan Masalah
Tujuan utama penggunaan RME adalah mendukung proses kerja klinik, bukan sekadar menambah jumlah fitur digital.
Klinik perlu memeriksa apakah fitur yang digunakan benar-benar membantu menyelesaikan masalah yang sebelumnya terjadi. Contohnya:
- Apakah pencarian riwayat pasien menjadi lebih mudah?
- Apakah petugas dapat menemukan informasi yang dibutuhkan tanpa terlalu banyak langkah?
- Apakah pencatatan menjadi lebih konsisten?
- Apakah laporan yang dibutuhkan pengelola dapat disiapkan dengan lebih praktis?
- Apakah pekerjaan manual yang berulang berhasil dikurangi?
Jawaban atas pertanyaan tersebut dapat diperoleh melalui pengamatan alur kerja, wawancara singkat dengan pengguna, dan perbandingan kondisi sebelum serta sesudah fitur diterapkan.
Jika fitur sudah digunakan tetapi belum memberikan manfaat yang diharapkan, klinik perlu mencari tahu penyebabnya sebelum memutuskan untuk mengganti sistem.
4. Mengumpulkan Masukan dari Pengguna RME
Dokter, perawat, dan petugas administrasi menggunakan RME untuk kebutuhan yang berbeda. Oleh karena itu, evaluasi pemanfaatan fitur sebaiknya melibatkan pengguna dari berbagai bagian klinik.
Dokter mungkin merasa kesulitan menemukan informasi tertentu saat konsultasi. Petugas administrasi mungkin membutuhkan alur pendaftaran yang lebih ringkas. Sementara itu, pengelola klinik mungkin memerlukan laporan yang lebih mudah dipahami.
Klinik dapat mengadakan evaluasi singkat dengan pertanyaan seperti:
- Fitur apa yang paling membantu pekerjaan sehari-hari?
- Fitur apa yang jarang digunakan, dan mengapa?
- Apakah ada pekerjaan yang masih dilakukan secara manual meskipun fitur terkait tersedia?
- Apakah pengguna membutuhkan pelatihan tambahan?
Masukan tersebut membantu klinik membedakan masalah yang berasal dari kurangnya pemahaman pengguna, alur kerja yang belum sesuai, atau keterbatasan sistem.
5. Menilai Apakah Fitur Sudah Terintegrasi dengan Alur Kerja
Fitur RME akan sulit dimanfaatkan secara optimal jika penggunaannya tidak sesuai dengan alur kerja klinik. Sebagai contoh, fitur pencatatan mungkin sudah tersedia, tetapi petugas masih membuat catatan terpisah karena prosedur internal belum diperbarui.
Kondisi serupa dapat terjadi ketika laporan sudah bisa dihasilkan dari sistem, tetapi staf tetap menyusun laporan secara manual karena belum memahami cara mengaksesnya.
Untuk mengatasinya, klinik perlu memetakan alur kerja yang sebenarnya, mulai dari pendaftaran pasien hingga penyelesaian dokumentasi. Setelah itu, klinik dapat menentukan di bagian mana fitur RME seharusnya digunakan dan apakah prosedur kerja sudah mendukung penggunaannya.
Penting juga untuk memastikan bahwa penggunaan fitur tidak menambah langkah yang tidak perlu atau mengganggu pelayanan.
6. Mengevaluasi Kebutuhan Pelatihan dan Pendampingan
Fitur yang jarang digunakan tidak selalu berarti fitur tersebut tidak dibutuhkan. Bisa jadi pengguna belum mengetahui manfaatnya atau belum memahami cara mengoperasikannya.
Klinik dapat mengidentifikasi fitur yang belum dikuasai, kemudian memberikan pelatihan berdasarkan kebutuhan. Pelatihan sebaiknya menggunakan contoh situasi yang sering terjadi dalam operasional klinik agar lebih mudah diterapkan.
Setelah pelatihan, lakukan evaluasi ulang untuk mengetahui apakah penggunaan fitur meningkat dan apakah masalah yang sebelumnya muncul berhasil dikurangi.
Jika penggunaan tetap rendah, klinik dapat meninjau kembali kemudahan akses, kesesuaian fitur dengan kebutuhan, dan dukungan dari penyedia RME.
7. Membuat Evaluasi Pemanfaatan Fitur Secara Berkala
Agar evaluasi tidak berhenti pada pemeriksaan awal, klinik dapat membuat tabel pemantauan sederhana. Berikut contoh format yang bisa digunakan.
| Fitur RME | Tujuan | Indikator Evaluasi |
|---|---|---|
| Pencarian riwayat pasien | Mempermudah akses informasi | Kemudahan dan waktu pencarian |
| Kelengkapan catatan medis | Mendukung dokumentasi yang lengkap | Persentase catatan lengkap |
| Laporan kunjungan | Membantu analisis operasional | Ketepatan dan kemudahan penyusunan laporan |
| Riwayat perubahan catatan | Mendukung ketertelusuran koreksi | Kesesuaian penggunaan dengan prosedur |
| Pengingat atau notifikasi, jika tersedia | Membantu mengurangi pekerjaan yang terlewat | Relevansi notifikasi dan tindak lanjut |
Hasil evaluasi dapat dibahas secara berkala oleh pengelola klinik bersama perwakilan pengguna. Dari sana, klinik dapat menentukan prioritas perbaikan, misalnya melakukan pelatihan, memperbarui SOP, mengatur ulang konfigurasi, atau berkonsultasi dengan penyedia sistem.
Kesimpulan
Mengetahui apakah fitur RME digunakan secara optimal membutuhkan lebih dari sekadar melihat seberapa sering fitur tersebut dibuka. Klinik perlu menilai kesesuaian fitur dengan kebutuhan, manfaatnya terhadap alur kerja, pengalaman pengguna, serta dampaknya terhadap kualitas dokumentasi dan efisiensi operasional.
Dengan evaluasi berkala, klinik dapat memanfaatkan fitur yang sudah tersedia secara lebih maksimal dan mengidentifikasi bagian yang masih perlu diperbaiki. Pada akhirnya, keberhasilan penerapan RME bukan hanya ditentukan oleh banyaknya fitur yang dimiliki, melainkan oleh seberapa baik fitur tersebut mendukung kebutuhan nyata klinik dan pelayanan pasien.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika
Article by Khairan