Rekam Medis Elektronik (RME) menjadi bagian penting dalam aktivitas sehari-hari klinik. Dokter menggunakannya untuk mencatat hasil pemeriksaan, perawat mengelola informasi sesuai tugasnya, dan petugas administrasi memanfaatkannya untuk mendukung proses pendaftaran serta pengelolaan data pasien.
Namun, kelengkapan fitur tidak selalu menjamin sistem mudah digunakan. Tampilan yang terlalu padat, menu yang sulit ditemukan, atau alur pengisian yang kurang jelas dapat membuat pengguna membutuhkan waktu lebih lama untuk menyelesaikan pekerjaan.
Karena itu, klinik perlu mengevaluasi apakah tampilan RME benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna. Penilaian ini tidak hanya berkaitan dengan desain visual, tetapi juga kemudahan penggunaan, ketepatan alur kerja, dan dampaknya terhadap pelayanan.
1. Mengamati Penggunaan RME dalam Pekerjaan Sehari-hari
Langkah awal untuk menilai tampilan RME adalah mengamati bagaimana pengguna menjalankan tugasnya. Klinik dapat memperhatikan proses pendaftaran, pencarian riwayat pasien, pencatatan pemeriksaan, hingga penyelesaian dokumentasi.
Perhatikan apakah pengguna sering berpindah menu, berulang kali membuka halaman yang sama, atau membutuhkan bantuan untuk menemukan fitur tertentu. Hal-hal tersebut dapat menjadi petunjuk bahwa tampilan atau alur sistem perlu dievaluasi.
Pengamatan sebaiknya dilakukan pada situasi kerja yang representatif, termasuk ketika jumlah pasien meningkat. Dengan demikian, klinik dapat mengetahui apakah sistem tetap mudah digunakan dalam kondisi pelayanan yang lebih sibuk.
2. Memastikan Informasi Penting Mudah Ditemukan
Tampilan RME yang baik membantu pengguna menemukan informasi sesuai kebutuhan dan kewenangannya. Dokter, misalnya, perlu dapat mengakses informasi klinis yang relevan tanpa harus membuka terlalu banyak bagian yang tidak berkaitan dengan pemeriksaan.
Klinik dapat mengevaluasi beberapa hal berikut:
- Apakah identitas pasien terlihat jelas sebelum pencatatan dilakukan?
- Apakah riwayat kunjungan sebelumnya mudah ditemukan?
- Apakah informasi alergi dan obat yang relevan mudah diakses jika tersedia dalam sistem?
- Apakah status catatan yang belum selesai terlihat dengan jelas?
- Apakah nama menu dan istilah yang digunakan mudah dipahami?
Informasi penting tidak harus selalu ditampilkan sekaligus dalam satu halaman. Yang terpenting, susunan informasi membantu pengguna memahami konteks dan menemukan data yang dibutuhkan tanpa menimbulkan kebingungan.
3. Menilai Jumlah Langkah untuk Menyelesaikan Tugas
Tampilan yang kurang sesuai dapat membuat pekerjaan sederhana membutuhkan terlalu banyak langkah. Sebagai contoh, pengguna mungkin harus membuka beberapa menu untuk menemukan riwayat kunjungan atau mengulang pengisian informasi yang sebenarnya sudah tersedia.
Klinik dapat memilih beberapa tugas yang sering dilakukan, kemudian mencatat jumlah langkah dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya.
Hasil pengamatan dapat digunakan untuk membandingkan proses antarfitur atau antarversi sistem jika perubahan dilakukan. Namun, jumlah langkah yang lebih sedikit tidak selalu berarti lebih baik apabila justru mengurangi pemeriksaan penting atau meningkatkan risiko kesalahan.
Tujuan evaluasi adalah menyederhanakan proses yang tidak perlu sambil mempertahankan ketelitian dan keamanan pelayanan.
4. Meminta Masukan dari Berbagai Jenis Pengguna
Setiap kelompok pengguna memiliki kebutuhan yang berbeda. Dokter membutuhkan tampilan yang mendukung dokumentasi klinis, sedangkan petugas administrasi lebih membutuhkan kemudahan dalam mengelola data pendaftaran.
Karena itu, evaluasi sebaiknya tidak hanya melibatkan satu orang atau satu bagian klinik.
Klinik dapat meminta pengguna menjawab pertanyaan seperti:
- Bagian tampilan mana yang paling mudah digunakan?
- Menu apa yang paling sulit ditemukan?
- Apakah ukuran teks dan susunan informasi mudah dibaca?
- Apakah terdapat kolom yang membingungkan atau tidak relevan dengan pekerjaan?
- Tugas apa yang masih membutuhkan bantuan pengguna lain?
Masukan tersebut dapat dikumpulkan melalui diskusi singkat, wawancara, atau kuesioner sederhana. Klinik perlu mencari pola masalah yang dialami banyak pengguna, bukan hanya mengikuti satu pendapat tanpa evaluasi lebih lanjut.
5. Mengukur Dampak Tampilan terhadap Kecepatan dan Ketepatan Kerja
Kemudahan tampilan sebaiknya dinilai berdasarkan dampaknya terhadap pekerjaan, bukan hanya kesan visual.
Klinik dapat memantau waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu, frekuensi kesalahan pengisian, jumlah koreksi, atau banyaknya permintaan bantuan terkait penggunaan sistem.
Misalnya, jika pengguna sering salah memilih menu atau melewatkan kolom tertentu, klinik perlu memeriksa apakah penyebabnya berasal dari tampilan yang kurang jelas, pelatihan yang belum memadai, atau prosedur kerja yang membingungkan.
Data tersebut membantu klinik menentukan perbaikan yang tepat. Perubahan tampilan juga sebaiknya diuji kembali untuk memastikan bahwa perbaikan benar-benar memberikan manfaat.
6. Memastikan Tampilan Sesuai dengan Perangkat yang Digunakan
Klinik dapat menggunakan RME melalui komputer, laptop, atau perangkat lain yang didukung sistem. Tampilan yang nyaman pada satu perangkat belum tentu sama baiknya pada perangkat berbeda.
Klinik perlu memeriksa apakah teks dapat dibaca, tombol mudah digunakan, dan informasi penting tetap terlihat pada perangkat yang benar-benar dipakai dalam pelayanan.
Selain itu, klinik perlu mengevaluasi stabilitas dan respons sistem dalam kondisi penggunaan normal. Tampilan yang baik tidak akan banyak membantu apabila halaman sering lambat atau pengguna kesulitan menyelesaikan proses karena gangguan teknis.
Jika penyesuaian diperlukan, klinik dapat berkonsultasi dengan penyedia RME mengenai konfigurasi yang tersedia dan perangkat yang direkomendasikan.
7. Membedakan Masalah Tampilan, Pelatihan, dan Alur Kerja
Tidak semua kesulitan menggunakan RME berasal dari desain tampilan. Sebagian masalah mungkin disebabkan oleh kurangnya pelatihan, prosedur yang belum jelas, atau fitur yang memang belum sesuai dengan kebutuhan klinik.
Sebagai contoh, petugas yang belum memahami fungsi suatu menu mungkin membutuhkan pelatihan. Sebaliknya, jika banyak pengguna yang sudah terlatih tetap kesulitan menemukan menu yang sama, tampilan sistem perlu ditinjau lebih lanjut.
Klinik sebaiknya mengelompokkan temuan berdasarkan penyebabnya sebelum menentukan tindakan. Perbaikan dapat berupa pelatihan, pembaruan SOP, penyesuaian konfigurasi, atau permintaan perubahan kepada penyedia RME.
Pendekatan ini membantu klinik menghindari perubahan sistem yang tidak diperlukan dan memastikan sumber daya digunakan untuk masalah yang paling berdampak.
8. Melakukan Evaluasi Setelah Perbaikan
Evaluasi tampilan RME sebaiknya dilakukan secara berkala, terutama setelah ada perubahan sistem, penambahan fitur, atau perubahan alur pelayanan.
Klinik dapat menetapkan indikator sederhana, seperti waktu penyelesaian tugas, frekuensi kesalahan, tingkat kebutuhan bantuan, dan kepuasan pengguna. Indikator tersebut perlu disesuaikan dengan tujuan perbaikan yang sedang dilakukan.
Setelah perubahan diterapkan, bandingkan hasilnya dengan kondisi sebelumnya. Jika masalah masih muncul, klinik dapat mengumpulkan masukan tambahan dan mendiskusikan alternatif perbaikan dengan penyedia sistem.
Dengan cara ini, evaluasi menjadi proses berkelanjutan, bukan hanya kegiatan yang dilakukan ketika pengguna mengeluh.
Kesimpulan
Tampilan RME yang sesuai dengan kebutuhan pengguna dapat membantu klinik menjalankan dokumentasi dan pengelolaan data secara lebih praktis. Untuk menilainya, klinik perlu mengamati alur kerja, memeriksa kemudahan pencarian informasi, mengukur langkah penyelesaian tugas, serta mengumpulkan masukan dari berbagai pengguna.
Hasil evaluasi kemudian perlu ditindaklanjuti dengan perbaikan yang sesuai, baik melalui pelatihan, penyempurnaan prosedur, maupun penyesuaian sistem. Dengan evaluasi berkala, klinik dapat memastikan bahwa tampilan RME benar-benar mendukung pekerjaan tenaga kesehatan dan petugas administrasi, sekaligus menjaga kualitas pelayanan pasien.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika
Article by Khairan