Ketika dokter baru mulai bekerja di sebuah klinik, salah satu hal yang perlu dipelajari adalah penggunaan Rekam Medis Elektronik (RME). Dokter perlu memahami cara membuka riwayat pasien, mengisi catatan pemeriksaan, memasukkan diagnosis, serta menyelesaikan dokumentasi sesuai alur pelayanan yang berlaku.
Jika RME sulit dipahami oleh pengguna baru, proses adaptasi dapat memerlukan waktu lebih lama. Dokter mungkin membutuhkan bantuan berulang kali, mengalami kesulitan menemukan fitur, atau melakukan kesalahan pencatatan karena belum memahami alur sistem.
Karena itu, klinik perlu menilai kemudahan penggunaan RME bagi dokter baru, bukan hanya berdasarkan kesan umum, tetapi juga melalui pengamatan terhadap tugas yang dilakukan selama pelayanan.
Lantas, bagaimana klinik dapat melakukan penilaian tersebut secara terarah?
1. Menilai Kemudahan Dokter Memahami Alur Dasar RME
Langkah pertama adalah memeriksa apakah dokter baru dapat memahami alur dasar penggunaan RME setelah mendapatkan orientasi atau pelatihan awal.
Beberapa aktivitas yang dapat dievaluasi meliputi:
- Menemukan data pasien yang benar.
- Membuka riwayat pemeriksaan sebelumnya.
- Mengisi catatan pemeriksaan.
- Memasukkan diagnosis dan tindakan sesuai kewenangan.
- Menyimpan atau menyelesaikan catatan sesuai prosedur.
- Menemukan informasi tindak lanjut yang relevan.
Klinik dapat mengamati apakah dokter mampu melakukan aktivitas tersebut tanpa kebingungan yang berulang.
Namun, dokter baru tidak seharusnya langsung dinilai buruk hanya karena belum hafal seluruh fitur. Penilaian perlu mempertimbangkan pengalaman menggunakan sistem, kualitas pelatihan, dan kompleksitas pekerjaan yang dilakukan.
2. Mengukur Waktu yang Dibutuhkan untuk Menyelesaikan Tugas
Waktu penyelesaian tugas dapat menjadi salah satu indikator kemudahan penggunaan RME.
Sebagai contoh, klinik dapat mengamati berapa lama dokter membutuhkan waktu untuk menemukan riwayat pasien atau menyelesaikan catatan pemeriksaan rutin.
Jika dokter baru membutuhkan waktu lebih lama dibandingkan alur yang diharapkan, klinik dapat menelusuri penyebabnya. Bisa jadi tampilan sistem kurang intuitif, langkah kerja terlalu panjang, atau dokter belum mendapatkan pelatihan yang memadai.
Waktu tidak boleh digunakan sebagai satu-satunya ukuran. Catatan medis harus tetap akurat, lengkap, dan sesuai kebutuhan klinis. Mempercepat pencatatan dengan mengurangi informasi penting bukanlah bentuk peningkatan kemudahan penggunaan yang baik.
3. Mengidentifikasi Fitur yang Sulit Ditemukan atau Dipahami
Dokter baru mungkin dapat menyelesaikan tugas tertentu, tetapi masih kesulitan menemukan fitur yang dibutuhkan.
Misalnya, dokter dapat mengisi catatan pemeriksaan, tetapi membutuhkan waktu lama untuk menemukan riwayat alergi, hasil pemeriksaan sebelumnya, atau bagian untuk menyusun rencana tindak lanjut.
Klinik dapat meminta dokter menyampaikan bagian sistem yang paling membingungkan dan mengamati langkah yang mereka lakukan saat mencari informasi.
Jika masalah serupa muncul pada beberapa pengguna, hal tersebut dapat menjadi petunjuk bahwa navigasi sistem atau susunan informasi perlu dievaluasi.
Perbaikan dapat berupa pelatihan tambahan, panduan singkat, penyesuaian alur kerja, atau konsultasi dengan penyedia RME jika kendalanya berkaitan dengan desain sistem.
4. Memeriksa Frekuensi Kesalahan dan Kebutuhan Koreksi
Kemudahan penggunaan RME juga dapat dinilai melalui pola kesalahan yang terjadi saat dokter baru menggunakannya.
Contohnya meliputi kesalahan memilih kunjungan, catatan yang belum tersimpan, pengisian bagian yang tidak sesuai, atau kesulitan menyelesaikan dokumentasi.
Klinik perlu mengidentifikasi apakah kesalahan muncul karena kurangnya pemahaman, instruksi yang tidak jelas, gangguan sistem, atau faktor lain.
Jumlah koreksi saja tidak cukup untuk menyimpulkan bahwa RME sulit digunakan. Koreksi dapat terjadi karena berbagai alasan, termasuk kebutuhan memperbaiki informasi setelah evaluasi klinis.
Karena itu, penilaian sebaiknya mempertimbangkan jenis kesalahan, frekuensi, dampak, dan penyebabnya. Tujuannya adalah memperbaiki proses kerja, bukan sekadar menekan jumlah koreksi.
5. Meminta Umpan Balik dari Dokter Baru
Pengalaman langsung pengguna merupakan sumber informasi penting dalam evaluasi RME.
Setelah dokter menggunakan sistem dalam periode tertentu, klinik dapat meminta umpan balik melalui diskusi singkat atau kuesioner. Pertanyaan dapat mencakup bagian yang mudah dipahami, fitur yang sulit ditemukan, kendala yang paling sering terjadi, serta jenis bantuan yang masih dibutuhkan.
Pertanyaan sebaiknya spesifik agar jawaban dapat ditindaklanjuti. Misalnya, alih-alih hanya menanyakan apakah RME mudah digunakan, klinik dapat bertanya, “Pada tahap mana Anda paling sering membutuhkan bantuan ketika menyelesaikan catatan pemeriksaan?”
Klinik juga perlu menciptakan suasana yang membuat dokter nyaman menyampaikan kendala tanpa takut disalahkan.
Umpan balik yang jujur membantu pengelola membedakan masalah sistem dari kebutuhan pelatihan pengguna.
6. Mengevaluasi Kualitas Pelatihan dan Panduan Penggunaan
Kesulitan dokter baru tidak selalu berarti sistem RME memiliki desain yang buruk. Dokter mungkin belum mendapatkan penjelasan yang cukup mengenai alur kerja atau fitur yang dibutuhkan.
Karena itu, klinik perlu meninjau materi pelatihan, metode orientasi, dan ketersediaan panduan penggunaan.
Pelatihan sebaiknya berfokus pada aktivitas yang benar-benar dilakukan dokter dalam pelayanan sehari-hari, seperti mencari riwayat pasien, mendokumentasikan pemeriksaan, dan menyelesaikan catatan.
Panduan singkat atau sesi pendampingan juga dapat membantu dokter beradaptasi secara bertahap.
Jika masalah tetap muncul setelah pelatihan yang memadai, klinik dapat mempertimbangkan evaluasi lebih lanjut terhadap tampilan, navigasi, atau konfigurasi sistem.
7. Memastikan Kemudahan Penggunaan Tidak Mengurangi Kualitas Dokumentasi
RME yang mudah digunakan seharusnya membantu dokter menyelesaikan pekerjaan secara lebih terarah tanpa mengorbankan kualitas informasi medis.
Klinik perlu memastikan bahwa kemudahan pengisian tidak mendorong penggunaan pilihan otomatis secara sembarangan, penyalinan catatan yang tidak sesuai, atau pengosongan bagian penting hanya demi mempercepat proses.
Dokter tetap harus memeriksa apakah informasi yang tercatat sesuai dengan kondisi pasien dan pelayanan yang benar-benar diberikan.
Karena itu, penilaian kemudahan penggunaan sebaiknya dipadukan dengan pemeriksaan kualitas dokumentasi dan kepatuhan terhadap SOP klinik.
8. Menyusun Perbaikan Berdasarkan Hasil Penilaian
Setelah evaluasi dilakukan, klinik perlu mengelompokkan temuan berdasarkan penyebabnya.
Jika dokter kesulitan karena belum memahami fitur, klinik dapat memberikan pelatihan tambahan. Jika kendala berasal dari alur kerja yang tidak jelas, SOP mungkin perlu diperbaiki. Sementara itu, masalah teknis atau keterbatasan fitur dapat dikonsultasikan dengan penyedia RME.
Klinik kemudian dapat menetapkan indikator untuk mengevaluasi perubahan, seperti berkurangnya kebutuhan bantuan berulang, meningkatnya keberhasilan penyelesaian tugas, atau berkurangnya kesalahan pencatatan tertentu.
Penilaian ulang setelah perbaikan membantu memastikan bahwa solusi yang dipilih benar-benar membuat penggunaan RME lebih mudah bagi dokter baru.
Kesimpulan
Klinik dapat menilai kemudahan penggunaan RME bagi dokter baru melalui pengamatan alur kerja, waktu penyelesaian tugas, kesulitan menemukan fitur, pola kesalahan, serta umpan balik pengguna.
Hasil penilaian perlu dipahami bersama kualitas pelatihan, pengalaman dokter, dan tuntutan dokumentasi klinis. Sistem yang mudah digunakan bukan hanya sistem yang cepat, tetapi juga sistem yang membantu dokter mengakses informasi dan mencatat pelayanan secara akurat.
Dengan evaluasi yang terstruktur dan tindak lanjut yang sesuai, klinik dapat mempercepat proses adaptasi dokter baru sekaligus menjaga kualitas dokumentasi dan pelayanan pasien.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika