Rekam Medis Elektronik (RME) membantu klinik mengelola informasi pasien dan mendukung berbagai kegiatan operasional. Namun, seperti sistem digital lainnya, penggunaannya dapat menghadapi kendala, mulai dari kesulitan mengakses fitur hingga gangguan penyimpanan data.
Ketika masalah muncul, klinik perlu menentukan pihak yang paling tepat untuk menanganinya. Sebagian kendala dapat diselesaikan melalui pemeriksaan perangkat, jaringan, atau prosedur internal. Sementara itu, masalah tertentu membutuhkan bantuan vendor karena berkaitan dengan aplikasi, konfigurasi, atau infrastruktur yang dikelola penyedia sistem.
Bagaimana klinik membedakan kedua jenis kendala tersebut agar penyelesaian masalah lebih cepat dan tepat?
1. Mengidentifikasi Bentuk Kendala yang Terjadi
Langkah pertama adalah mendeskripsikan masalah secara spesifik. Laporan seperti “RME bermasalah” terlalu umum untuk membantu proses pemeriksaan.
Petugas sebaiknya mencatat gejala yang terlihat, misalnya:
- Tidak dapat masuk ke akun RME.
- Halaman tertentu tidak bisa dibuka.
- Data gagal disimpan.
- Sistem berjalan sangat lambat.
- Informasi tidak muncul sesuai yang diharapkan.
- Beberapa pengguna mengalami gangguan pada waktu yang sama.
Catatan tersebut membantu klinik memahami ruang lingkup masalah sebelum menentukan pihak yang perlu dihubungi.
Jika kendala berpotensi memengaruhi keselamatan pasien, kerahasiaan informasi, atau keberlangsungan pelayanan, klinik perlu segera menjalankan prosedur penanganan yang sesuai sambil melakukan pemeriksaan teknis.
2. Memeriksa Apakah Kendala Berasal dari Perangkat atau Jaringan
Tidak semua gangguan RME berasal dari aplikasi. Perangkat yang bermasalah, koneksi internet yang tidak stabil, atau pengaturan jaringan dapat menghambat akses ke sistem.
Tim internal dapat melakukan pemeriksaan awal sesuai kewenangannya, seperti memastikan perangkat menyala dengan baik, menguji koneksi jaringan, dan memeriksa apakah kendala terjadi pada satu perangkat atau beberapa perangkat.
Jika RME dapat digunakan pada perangkat lain dengan kondisi jaringan yang sama, misalnya, masalah mungkin berkaitan dengan perangkat atau konfigurasi tertentu.
Namun, pemeriksaan awal perlu dilakukan secara hati-hati. Petugas tidak sebaiknya mengubah pengaturan penting atau melakukan tindakan teknis yang berisiko tanpa kewenangan yang memadai.
3. Menentukan Kendala yang Berkaitan dengan Aplikasi
Apabila perangkat dan jaringan berfungsi normal tetapi fitur RME tetap tidak berjalan sebagaimana mestinya, klinik perlu mempertimbangkan kemungkinan masalah pada aplikasi.
Contohnya adalah fungsi tertentu yang tidak merespons, kesalahan yang muncul berulang kali, atau data yang tidak tampil sesuai perilaku sistem yang seharusnya.
Kendala semacam ini umumnya perlu diteruskan kepada vendor, terutama jika klinik tidak memiliki akses untuk memeriksa atau mengubah bagian aplikasi tersebut.
Klinik sebaiknya menyampaikan kronologi, waktu kejadian, fitur yang terdampak, dan langkah yang telah dicoba. Jika diperlukan, sertakan tangkapan layar yang tidak memperlihatkan informasi pasien yang tidak relevan.
Informasi yang jelas dapat membantu vendor mempersempit penyebab masalah dan mengurangi proses tanya jawab yang berulang.
4. Memeriksa Apakah Masalah Berasal dari Prosedur Penggunaan
Terkadang sistem berfungsi sesuai rancangan, tetapi pengguna belum memahami prosedur yang benar.
Misalnya, petugas belum mengetahui bahwa proses tertentu harus diselesaikan sebelum data dapat disimpan, atau pengguna memilih menu yang tidak sesuai dengan kebutuhan.
Dalam situasi tersebut, tim internal dapat memeriksa SOP, panduan penggunaan, dan pemahaman petugas. Pelatihan tambahan mungkin lebih tepat daripada langsung meminta perubahan sistem.
Jika petunjuk yang tersedia ternyata membingungkan atau banyak pengguna mengalami masalah serupa, klinik dapat meminta vendor memberikan penjelasan atau mengevaluasi desain fitur tersebut.
Dengan demikian, penanganan tidak hanya berfokus pada siapa yang bertanggung jawab, tetapi juga pada penyebab utama kendala.
5. Menentukan Pembagian Tanggung Jawab yang Jelas
Klinik sebaiknya memiliki prosedur penanganan kendala yang menjelaskan tanggung jawab tim internal dan vendor.
Contoh pembagian awal yang dapat disesuaikan dengan kontrak dan struktur organisasi klinik:
| Jenis kendala | Penanganan awal |
|---|---|
| Perangkat tidak berfungsi | Tim internal atau teknisi perangkat |
| Koneksi jaringan klinik bermasalah | Petugas jaringan atau penyedia jaringan |
| Pengguna kesulitan menjalankan fitur | Penanggung jawab RME atau tim internal |
| Fitur aplikasi mengalami kesalahan | Vendor RME |
| Perubahan konfigurasi aplikasi | Vendor atau administrator yang berwenang |
| Dugaan insiden keamanan atau akses tidak sah | Tim internal yang berwenang dan vendor sesuai prosedur insiden |
Pembagian tersebut bukan aturan mutlak. Tanggung jawab sebenarnya bergantung pada arsitektur sistem, kontrak layanan, ketersediaan tim teknis, dan kebijakan klinik.
Yang terpenting, setiap kendala memiliki jalur pelaporan dan penanggung jawab yang jelas.
6. Menyiapkan Informasi Sebelum Menghubungi Vendor
Agar proses penanganan lebih efektif, klinik perlu mengumpulkan informasi yang relevan sebelum membuat laporan.
Informasi tersebut dapat meliputi:
- Waktu dan tanggal terjadinya masalah.
- Nama fitur atau proses yang terdampak.
- Pesan kesalahan yang muncul.
- Jumlah pengguna atau perangkat yang mengalami kendala.
- Langkah yang sudah dilakukan untuk pemeriksaan awal.
- Dampak terhadap pelayanan klinik.
- Tingkat urgensi dan kebutuhan pemulihan.
Klinik perlu menggunakan saluran dukungan resmi yang disepakati dengan vendor. Informasi pasien hanya boleh dibagikan jika benar-benar diperlukan dan melalui mekanisme yang aman serta sesuai ketentuan perlindungan data.
Klinik juga dapat meminta nomor tiket atau catatan tindak lanjut agar status penanganan dapat dipantau.
7. Menyiapkan Prosedur Ketika RME Tidak Dapat Digunakan
Jika gangguan berdampak pada pelayanan, klinik tidak cukup hanya menunggu masalah selesai. Prosedur alternatif perlu disiapkan agar pelayanan tetap dapat berlangsung dengan aman.
Prosedur tersebut dapat mencakup pencatatan sementara yang terkendali, pembatasan akses terhadap dokumen, penentuan petugas yang bertanggung jawab, dan langkah memasukkan kembali informasi ke RME setelah sistem pulih.
Pencatatan sementara harus mengikuti kebijakan klinik dan ketentuan yang berlaku. Klinik juga perlu melakukan rekonsiliasi untuk mencegah data hilang, tercatat ganda, atau dimasukkan ke kunjungan yang salah.
Setelah gangguan teratasi, tim terkait sebaiknya memastikan fungsi sistem kembali berjalan dan mendokumentasikan penyebab serta tindakan perbaikannya.
Kesimpulan
Menentukan apakah kendala RME perlu ditangani vendor atau tim internal dimulai dengan mengidentifikasi gejala, memeriksa perangkat dan jaringan, serta mengevaluasi prosedur penggunaan.
Masalah yang berkaitan dengan aplikasi atau konfigurasi sistem umumnya memerlukan dukungan vendor, sedangkan kendala perangkat, jaringan internal, dan pemahaman pengguna dapat ditangani oleh pihak internal sesuai kewenangannya.
Dengan alur pelaporan yang jelas, informasi kendala yang lengkap, dan prosedur alternatif saat sistem terganggu, klinik dapat mempercepat penyelesaian masalah sekaligus menjaga kelangsungan pelayanan.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika