Rekam Medis Elektronik (RME) menyimpan berbagai informasi penting mengenai pasien, mulai dari identitas, riwayat pemeriksaan, diagnosis, hingga pengobatan. Karena berisi data yang bersifat rahasia, klinik perlu memastikan bahwa informasi tersebut hanya diakses dan dikelola oleh pihak yang memiliki kewenangan.
Salah satu cara untuk mendukung pengawasan keamanan data adalah dengan memeriksa riwayat aktivitas pengguna atau audit trail dalam RME, apabila fitur tersebut tersedia.
Melalui riwayat aktivitas, klinik dapat memperoleh informasi mengenai penggunaan sistem, termasuk aktivitas akses dan perubahan data yang tercatat. Lalu, seberapa penting pemeriksaan ini dilakukan secara berkala?
1. Memastikan Akses Data Dilakukan oleh Pengguna yang Berwenang
Setiap pengguna RME seharusnya memiliki akun pribadi dengan hak akses sesuai tugas dan tanggung jawabnya.
Dokter, perawat, dan staf administrasi mungkin membutuhkan akses terhadap informasi yang berbeda. Pembatasan tersebut membantu mengurangi risiko informasi pasien dilihat atau dikelola oleh pihak yang tidak berkepentingan.
Pemeriksaan riwayat aktivitas dapat membantu klinik meninjau apakah akses yang tercatat sesuai dengan kewenangan pengguna.
Misalnya, klinik dapat memeriksa aktivitas akun yang mengakses data tertentu atau menemukan penggunaan akun yang perlu diklarifikasi.
2. Mengetahui Perubahan Data dalam RME
Data pasien dapat mengalami perubahan karena adanya koreksi, pembaruan informasi, atau penyesuaian dokumentasi.
Jika sistem menyediakan catatan perubahan, klinik dapat meninjau informasi mengenai siapa yang melakukan perubahan, kapan aktivitas terjadi, dan jenis perubahan yang tercatat.
Hal ini penting untuk mendukung keterlacakan dokumentasi.
Sebagai contoh, jika terdapat perubahan pada catatan kunjungan yang menimbulkan pertanyaan, riwayat aktivitas dapat membantu klinik menelusuri proses perubahan tersebut.
Namun, pemeriksaan harus mengikuti mekanisme yang disediakan sistem dan prosedur klinik. Riwayat aktivitas tidak boleh digunakan untuk membuat kesimpulan tanpa memeriksa konteks perubahan yang terjadi.
3. Mendeteksi Aktivitas yang Tidak Biasa
Pemeriksaan riwayat aktivitas juga dapat membantu klinik menemukan pola penggunaan yang perlu diperiksa lebih lanjut.
Beberapa contoh aktivitas yang dapat menjadi perhatian adalah:
- Akun digunakan pada waktu atau kondisi yang tidak biasa.
- Terdapat akses terhadap informasi yang tidak berkaitan dengan tugas pengguna.
- Aktivitas perubahan data terjadi dalam jumlah yang tidak wajar.
- Terdapat percobaan akses yang gagal secara berulang.
- Akun yang sudah tidak digunakan masih menunjukkan aktivitas.
Aktivitas tersebut tidak otomatis membuktikan adanya pelanggaran. Bisa saja terdapat alasan operasional yang sah, seperti pergantian jadwal kerja atau kebutuhan pelayanan tertentu.
Karena itu, klinik perlu melakukan verifikasi sebelum mengambil tindakan lebih lanjut.
4. Mengevaluasi Penggunaan Hak Akses Pengguna
Seiring waktu, tugas dan tanggung jawab staf klinik dapat berubah. Ada pengguna yang pindah bagian, mendapatkan tanggung jawab baru, atau tidak lagi bekerja di klinik.
Jika hak akses tidak diperbarui, akun tertentu mungkin masih memiliki kemampuan untuk melihat atau mengubah informasi yang sebenarnya sudah tidak diperlukan.
Melalui evaluasi berkala, klinik dapat memastikan bahwa hak akses masih sesuai dengan tugas masing-masing pengguna.
Langkah yang dapat dilakukan antara lain:
- Memeriksa daftar akun pengguna yang masih aktif.
- Meninjau kesesuaian hak akses dengan jabatan dan tanggung jawab.
- Menonaktifkan akun yang sudah tidak diperlukan sesuai prosedur.
- Mengevaluasi akun dengan aktivitas yang tidak dapat dijelaskan.
- Memastikan setiap pengguna menggunakan akun pribadi.
Pengelolaan tersebut membantu mengurangi risiko penyalahgunaan akses dan menjaga keamanan informasi pasien.
5. Menentukan Jadwal Pemeriksaan Riwayat Aktivitas
Pemeriksaan riwayat aktivitas sebaiknya tidak hanya dilakukan ketika muncul masalah. Klinik dapat menetapkan jadwal evaluasi berdasarkan tingkat risiko, jumlah pengguna, jenis layanan, serta kemampuan sistem dalam menyediakan laporan aktivitas.
Selain pemeriksaan rutin, klinik juga perlu melakukan peninjauan ketika terdapat kejadian tertentu, seperti dugaan akses tidak sah, perubahan data yang tidak dapat dijelaskan, atau pergantian pengguna dengan hak akses tertentu.
SOP perlu menjelaskan siapa yang bertanggung jawab melakukan pemeriksaan, informasi apa yang ditinjau, dan bagaimana hasil evaluasi didokumentasikan.
Dengan prosedur yang jelas, pemeriksaan dapat dilakukan secara konsisten tanpa mengganggu kegiatan pelayanan.
6. Bagaimana Jika Ditemukan Aktivitas yang Mencurigakan?
Apabila ditemukan aktivitas yang tidak sesuai, klinik perlu melakukan pemeriksaan lebih lanjut sebelum menyimpulkan penyebabnya.
Langkah yang dapat dilakukan meliputi:
- Mengidentifikasi akun dan aktivitas yang perlu diperiksa.
- Memeriksa waktu, jenis aktivitas, serta informasi pendukung yang tersedia.
- Mengonfirmasi kepada pihak terkait melalui prosedur yang berlaku.
- Menghubungi vendor jika diperlukan pemeriksaan teknis terhadap sistem.
- Melakukan pembatasan atau pengamanan akun apabila terdapat indikasi risiko, sesuai prosedur dan kewenangan.
- Mendokumentasikan hasil pemeriksaan serta tindakan perbaikan.
Jika terdapat dugaan insiden keamanan data pribadi, klinik perlu mengikuti prosedur penanganan insiden dan ketentuan perlindungan data yang berlaku.
Penanganan juga harus menjaga kerahasiaan informasi dan menghindari penyebaran data pasien yang tidak diperlukan selama proses pemeriksaan.
7. Memastikan Fitur Audit Trail Berfungsi dengan Baik
Tidak semua sistem RME menyediakan kemampuan pencatatan aktivitas dengan tingkat detail yang sama. Karena itu, klinik perlu memahami fitur audit trail yang tersedia pada sistem yang digunakan.
Beberapa hal yang dapat ditanyakan kepada vendor antara lain:
- Jenis aktivitas apa saja yang dicatat oleh sistem?
- Apakah akses dan perubahan data dapat ditelusuri?
- Berapa lama riwayat aktivitas disimpan?
- Siapa yang memiliki kewenangan untuk melihat laporan aktivitas?
- Apakah tersedia notifikasi untuk aktivitas tertentu?
- Bagaimana mekanisme pemeriksaan jika ditemukan aktivitas yang mencurigakan?
Jawaban atas pertanyaan tersebut dapat membantu klinik memahami kemampuan sistem sekaligus menentukan prosedur pengawasan yang sesuai.
Kesimpulan
Memeriksa riwayat aktivitas pengguna dalam RME secara berkala merupakan salah satu langkah penting untuk mendukung keamanan dan keterlacakan pengelolaan data pasien.
Melalui pemeriksaan tersebut, klinik dapat meninjau akses pengguna, menelusuri perubahan data, mengenali aktivitas yang tidak biasa, dan memastikan hak akses tetap sesuai dengan tanggung jawab masing-masing.
Namun, pemeriksaan tidak cukup hanya mengandalkan fitur sistem. Klinik juga perlu memiliki SOP, pembagian tanggung jawab, dan prosedur penanganan ketika ditemukan aktivitas yang mencurigakan.
Dengan pengawasan yang konsisten, penggunaan RME dapat dikelola secara lebih aman, tertib, dan bertanggung jawab.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika
Article by Khairan