Dalam operasional klinik, satu pasien dapat melewati beberapa tahapan pelayanan. Mulai dari pendaftaran, pemeriksaan awal, konsultasi dokter, tindakan medis, hingga penyelesaian administrasi. Setiap bagian membutuhkan informasi pasien untuk menjalankan tugasnya masing-masing.
Namun, masalah dapat muncul ketika informasi yang sama harus dicatat berulang kali oleh beberapa petugas. Misalnya, identitas pasien sudah dimasukkan saat pendaftaran, tetapi petugas di bagian lain kembali mengisi informasi yang sama karena belum mengetahui bahwa data tersebut sudah tersedia.
Pekerjaan ganda seperti ini dapat membuat proses pelayanan menjadi kurang efisien dan meningkatkan risiko perbedaan informasi. Oleh karena itu, klinik perlu mengatur alur pencatatan agar setiap bagian dapat menggunakan informasi yang sudah tersedia tanpa harus mengulang pekerjaan yang tidak diperlukan.
1. Menentukan Bagian yang Bertanggung Jawab atas Setiap Pencatatan
Langkah pertama adalah menetapkan pembagian tanggung jawab pencatatan di setiap bagian klinik.
Sebagai contoh, petugas administrasi bertanggung jawab memasukkan informasi identitas dan pendaftaran pasien, sedangkan perawat mencatat hasil pemeriksaan awal dan dokter mendokumentasikan hasil konsultasi serta keputusan medis.
Pembagian ini membantu menghindari situasi ketika beberapa petugas melakukan pencatatan yang sama tanpa alasan yang jelas.
Klinik juga perlu memastikan bahwa setiap bagian memahami informasi apa saja yang menjadi tanggung jawabnya agar proses dokumentasi berjalan lebih terarah.
2. Menggunakan Data Pasien yang Sudah Tersimpan
Salah satu penyebab pekerjaan ganda adalah petugas tidak mengetahui bahwa informasi pasien sebenarnya sudah tersedia.
Dengan menggunakan RME, data pasien dapat disimpan dalam sistem dan ditelusuri kembali ketika dibutuhkan pada kunjungan berikutnya.
Misalnya, petugas tidak perlu memasukkan ulang seluruh informasi identitas pasien lama jika data tersebut masih tersedia dan sudah diverifikasi.
Namun, informasi yang digunakan tetap perlu diperiksa untuk memastikan bahwa data tersebut sesuai dengan kondisi terbaru. Jika terdapat perubahan, pembaruan dapat dilakukan sesuai prosedur yang berlaku.
3. Menyusun Alur Pencatatan Antarbagian
Klinik perlu memiliki alur yang menjelaskan bagaimana informasi berpindah dari satu bagian ke bagian lainnya.
Sebagai contoh, setelah pendaftaran selesai, informasi pasien dapat digunakan oleh petugas pemeriksaan awal. Selanjutnya, dokter dapat meninjau hasil pemeriksaan tersebut sebelum melakukan konsultasi.
Dengan alur yang jelas, setiap bagian mengetahui kapan harus membuat catatan baru dan kapan cukup meninjau informasi yang sudah tersedia.
Hal ini membantu mengurangi pencatatan berulang sekaligus mencegah adanya informasi penting yang tidak terdokumentasi.
4. Menghindari Pencatatan yang Sama pada Dokumen Berbeda
Dalam beberapa kondisi, klinik masih menggunakan formulir kertas, spreadsheet, dan RME secara bersamaan.
Jika informasi yang sama harus dimasukkan ke seluruh media tersebut, petugas dapat menghabiskan waktu untuk melakukan pekerjaan berulang.
Klinik perlu mengevaluasi apakah setiap dokumen masih benar-benar dibutuhkan atau justru menghasilkan duplikasi informasi.
Apabila RME sudah digunakan sebagai media dokumentasi utama sesuai kebijakan klinik, pencatatan tambahan sebaiknya hanya dilakukan jika memang diperlukan untuk kebutuhan operasional, administratif, atau ketentuan yang berlaku.
5. Memanfaatkan Fitur Integrasi dan Pengisian Data Otomatis
Beberapa sistem RME menyediakan fitur yang membantu mengurangi pengisian informasi secara berulang, seperti penggunaan data pasien yang sudah tersimpan, formulir terstruktur, atau integrasi antarbagian.
Jika tersedia, fitur tersebut dapat membantu petugas menggunakan informasi yang sama tanpa perlu memasukkannya kembali secara manual.
Namun, klinik perlu memastikan bahwa fitur yang digunakan sesuai dengan kebutuhan alur pelayanan. Pengisian otomatis juga tetap perlu diperiksa agar informasi yang muncul tidak keliru atau sudah tidak relevan.
6. Memastikan Setiap Perubahan Data Diperbarui pada Sistem yang Digunakan
Pekerjaan ganda juga dapat terjadi ketika informasi yang sama tersimpan dalam beberapa tempat dan tidak diperbarui secara konsisten.
Misalnya, pasien melakukan perubahan nomor telepon atau alamat, tetapi pembaruan hanya dilakukan pada satu dokumen. Akibatnya, petugas lain masih menggunakan informasi lama dari sumber berbeda.
Untuk mencegah hal tersebut, klinik perlu menentukan sumber data yang menjadi acuan utama serta prosedur pembaruan informasi.
Dengan pengelolaan yang konsisten, setiap bagian dapat menggunakan informasi yang lebih seragam dan mengurangi kebutuhan untuk melakukan pengecekan berulang.
7. Melakukan Evaluasi terhadap Pekerjaan yang Berulang
Klinik sebaiknya tidak hanya berfokus pada penggunaan sistem, tetapi juga mengevaluasi apakah proses pencatatan sudah berjalan efisien.
Beberapa pertanyaan yang dapat digunakan dalam evaluasi antara lain:
- Informasi apa yang paling sering dimasukkan berulang kali?
- Bagian mana yang paling banyak melakukan pencatatan ganda?
- Apakah petugas kesulitan menemukan data yang sudah tersedia?
- Apakah terdapat formulir yang memiliki isi serupa?
- Apakah alur pencatatan sudah sesuai dengan pembagian tanggung jawab?
Hasil evaluasi dapat digunakan untuk menyederhanakan alur kerja, memperbaiki prosedur, dan memberikan pelatihan kepada petugas yang membutuhkan.
8. Memberikan Pelatihan Penggunaan RME kepada Seluruh Petugas
Pekerjaan ganda tidak selalu disebabkan oleh sistem yang digunakan. Terkadang, petugas belum memahami cara mencari data lama, menggunakan fitur yang tersedia, atau melanjutkan proses pencatatan dari bagian sebelumnya.
Karena itu, pelatihan RME perlu diberikan kepada seluruh petugas sesuai peran masing-masing.
Materi pelatihan dapat mencakup cara mencari data pasien, memeriksa informasi yang sudah tersedia, memperbarui data, serta mengetahui bagian yang menjadi tanggung jawab pengguna.
Dengan pemahaman yang lebih baik, petugas dapat memanfaatkan sistem secara optimal dan mengurangi pekerjaan yang sebenarnya tidak perlu dilakukan berulang kali.
Kesimpulan
Pekerjaan ganda akibat pencatatan pasien di beberapa bagian dapat memperlambat alur pelayanan dan meningkatkan risiko perbedaan informasi. Masalah ini dapat dikurangi dengan pembagian tanggung jawab yang jelas, penggunaan data yang sudah tersedia, serta penyusunan alur pencatatan antarbagian.
Rekam Medis Elektronik (RME) dapat membantu klinik mengelola informasi pasien secara lebih terpusat dan mengurangi kebutuhan pencatatan berulang. Namun, efektivitasnya tetap bergantung pada prosedur kerja, pemahaman petugas, dan konsistensi penggunaan sistem.
Dengan pengelolaan yang tepat, klinik dapat mengurangi pekerjaan administratif yang tidak diperlukan sehingga tenaga kesehatan dan staf dapat lebih fokus menjalankan tanggung jawab masing-masing.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika
Article by Khairan