Rekam Medis Elektronik atau RME menjadi bagian penting dalam aktivitas klinik. Data pasien, dokumentasi pelayanan, dan berbagai proses administrasi dapat bergantung pada sistem tersebut.
Karena itu, ketika RME mengalami gangguan, dampaknya bisa langsung terasa. Petugas mungkin kesulitan mendaftarkan pasien, dokter tidak dapat membuka informasi yang dibutuhkan, atau proses pelayanan menjadi lebih lambat.
Situasi seperti ini membutuhkan respons yang terencana.
Lantas, apa yang sebaiknya dilakukan klinik ketika RME mengalami gangguan?
1. Tentukan Dulu Sumber Masalahnya
Tidak semua gangguan berarti server atau aplikasi RME mengalami masalah.
Gangguan dapat berasal dari beberapa hal, seperti:
- koneksi internet;
- perangkat komputer;
- jaringan internal;
- akun pengguna;
- aplikasi RME;
- server atau layanan penyedia sistem.
Karena itu, langkah awal adalah memastikan apakah masalah hanya terjadi pada satu perangkat atau dialami oleh banyak pengguna.
Jika hanya satu komputer yang bermasalah, penyebabnya mungkin berbeda dengan kondisi ketika seluruh klinik tidak dapat mengakses sistem.
2. Jangan Panik dan Jangan Langsung Mengubah Banyak Hal
Ketika sistem tidak dapat digunakan, pengguna dapat tergoda untuk mencoba berbagai perubahan secara bersamaan.
Padahal, tindakan tersebut justru dapat menyulitkan proses pencarian penyebab masalah.
Lebih baik klinik memiliki prosedur yang jelas: siapa yang melakukan pemeriksaan awal, siapa yang menghubungi penyedia RME, dan siapa yang bertanggung jawab mengoordinasikan pelayanan.
Dengan pembagian yang jelas, pengguna lain dapat tetap fokus melayani pasien.
3. Jalankan Prosedur Kontinjensi yang Sudah Disiapkan
Klinik sebaiknya memiliki prosedur cadangan untuk kondisi ketika sistem elektronik tidak dapat digunakan.
Tujuannya bukan untuk kembali sepenuhnya ke sistem lama, melainkan memastikan pelayanan tetap dapat berjalan secara terkontrol.
Klinik dapat menentukan bagaimana data pasien sementara dicatat, bagaimana dokumentasi pelayanan dilakukan, bagaimana data tersebut dimasukkan kembali ke RME setelah sistem normal, dan siapa yang bertanggung jawab melakukan rekonsiliasi.
Perencanaan seperti ini penting karena Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 menempatkan ketersediaan selain keamanan, kerahasiaan, dan keutuhan sebagai bagian dari tujuan penyelenggaraan rekam medis.
4. Tetap Perhatikan Kerahasiaan Data Pasien
Ketika sistem RME bermasalah, penggunaan cara alternatif tetap harus memperhatikan keamanan informasi.
Jangan sembarangan menyimpan data pasien pada perangkat pribadi, aplikasi pesan pribadi, atau media penyimpanan yang tidak dikendalikan klinik.
Isi rekam medis wajib dijaga kerahasiaannya oleh pihak yang terlibat dalam pelayanan kesehatan.
Karena itu, prosedur cadangan juga perlu mengatur bagaimana data sementara disimpan, siapa yang boleh mengaksesnya, dan bagaimana data tersebut dikembalikan ke sistem setelah gangguan selesai.
5. Hubungi Penyedia RME
Jika gangguan bukan berasal dari perangkat atau jaringan internal, klinik perlu menghubungi penyedia sistem.
Sebaiknya laporan tidak hanya mengatakan “RME error”.
Informasi seperti waktu kejadian, pengguna yang terdampak, fitur yang bermasalah, pesan error, serta screenshot dapat membantu proses diagnosis.
Untuk gangguan yang berkaitan dengan SATUSEHAT, kanal resmi Kementerian Kesehatan menyediakan format pengaduan dan meminta informasi institusi serta detail kendala, termasuk kronologi dan bukti seperti screenshot atau screen recording.
6. Catat Semua Pelayanan Selama Gangguan
Jangan sampai setelah sistem kembali normal, klinik justru bingung dengan data mana saja yang belum dimasukkan.
Karena itu, setiap pelayanan yang berlangsung selama masa gangguan perlu dicatat secara sistematis sesuai prosedur kontinjensi klinik.
Informasi tersebut nantinya dapat digunakan untuk melakukan pembaruan data ke RME.
Pencatatan waktu juga penting. Klinik perlu mengetahui kapan gangguan dimulai dan kapan sistem kembali normal.
7. Jangan Langsung Memasukkan Data Berulang
Ketika sistem sudah kembali normal, pengguna mungkin tergoda untuk memasukkan seluruh data secepat mungkin.
Padahal, proses tersebut perlu dilakukan secara hati-hati.
Data yang sudah tercatat selama gangguan harus diperiksa terlebih dahulu agar tidak terjadi duplikasi atau informasi yang salah.
Klinik dapat menetapkan siapa yang bertanggung jawab memeriksa dan memasukkan kembali data tersebut.
8. Lakukan Pemeriksaan Setelah Sistem Normal
Sistem yang kembali dapat diakses belum tentu berarti seluruh masalah sudah selesai.
Klinik dapat memeriksa beberapa hal:
Apakah semua pengguna sudah bisa login?
Apakah data pasien dapat dibuka?
Apakah dokumentasi baru dapat disimpan?
Apakah transaksi selama gangguan sudah masuk dengan benar?
Apakah ada data yang terduplikasi atau hilang?
Pemeriksaan tersebut membantu memastikan operasional benar-benar kembali normal.
9. Evaluasi Penyebab agar Tidak Terulang
Setelah masalah selesai, jangan berhenti pada “sistem sudah normal”.
Klinik sebaiknya melakukan evaluasi.
Apa penyebab gangguan?
Berapa lama pelayanan terdampak?
Berapa banyak pengguna yang mengalami masalah?
Apakah SOP sudah berjalan?
Apakah ada bagian dari prosedur yang perlu diperbaiki?
Evaluasi tersebut dapat menjadi dasar untuk meningkatkan kesiapan klinik menghadapi gangguan berikutnya.
10. Pastikan Ada Rencana Backup dan Pemulihan
Data RME merupakan informasi penting bagi pelayanan klinik. Karena itu, pengelola perlu mengetahui bagaimana mekanisme backup dan pemulihan data dari sistem yang digunakan.
Pertanyaan tersebut sebaiknya dibahas sejak awal ketika klinik memilih penyedia RME, bukan baru setelah terjadi gangguan.
Klinik juga perlu mengetahui siapa yang harus dihubungi ketika sistem tidak dapat diakses dan bagaimana proses pemulihan dilakukan.
Bagaimana Klinik Bisa Lebih Siap?
Klinik dapat membuat dokumen sederhana yang berisi:
Kontak support RME
Langkah pemeriksaan awal
Prosedur pelayanan saat sistem tidak tersedia
Cara mencatat pelayanan sementara
Prosedur memasukkan kembali data setelah sistem normal
Penanggung jawab setiap tahap
Dokumen tersebut sebaiknya diketahui oleh staf yang berhubungan langsung dengan penggunaan RME.
Dengan demikian, ketika gangguan benar-benar terjadi, staf tidak perlu mencari solusi secara spontan.
Kesimpulan
Gangguan RME dapat menghambat aktivitas klinik, tetapi dampaknya dapat diminimalkan apabila klinik memiliki prosedur yang jelas.
Langkah penting yang perlu disiapkan meliputi identifikasi sumber masalah, prosedur kontinjensi, perlindungan data pasien, komunikasi dengan penyedia sistem, pencatatan pelayanan selama gangguan, serta verifikasi data setelah sistem kembali normal.
RME bukan hanya tentang kemampuan sistem untuk menyimpan data, tetapi juga tentang kesiapan klinik menjaga kesinambungan pelayanan ketika teknologi mengalami kendala.
Semakin jelas prosedurnya, semakin kecil kemungkinan gangguan teknis berubah menjadi masalah operasional yang lebih besar.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika