Memilih Rekam Medis Elektronik (RME) merupakan keputusan penting bagi sebuah klinik. Sistem ini akan digunakan untuk mengelola informasi pasien dan mendukung berbagai proses pelayanan sehari-hari.
Namun, memilih RME tidak cukup hanya dengan melihat demo aplikasi atau membandingkan harga berlangganan.
Klinik juga perlu memahami kemampuan sistem, keamanan data, proses integrasi, dukungan teknis, hingga ketentuan kerja sama dengan penyedia.
Lalu, apa saja yang harus ditanyakan kepada vendor sebelum klinik memutuskan menggunakan RME?
1. Apakah Sistem RME Sudah Terdaftar dan Terverifikasi di SATUSEHAT?
Ini merupakan salah satu pertanyaan awal yang penting.
Klinik perlu menanyakan status sistem RME yang ditawarkan vendor, bukan hanya apakah vendor mengaku mendukung integrasi SATUSEHAT.
Dokumentasi resmi SATUSEHAT menjelaskan bahwa fasyankes perlu menentukan sistem RME dari penyedia yang sistemnya telah terdaftar dan terverifikasi di SATUSEHAT Platform. Sistem yang dikembangkan secara mandiri juga harus melalui proses registrasi dan verifikasi sesuai ketentuan.
Klinik dapat meminta nama sistem, bukti status registrasi atau verifikasi yang relevan, serta petunjuk untuk melakukan pengecekan melalui kanal resmi.
Referensi: Panduan Menentukan Sistem RME – SATUSEHAT Platform.
Jangan berhenti pada jawaban lisan. Pastikan informasi yang diberikan dapat diverifikasi.
2. Fitur Apa Saja yang Sudah Termasuk dalam Paket?
Vendor RME dapat menawarkan berbagai fitur, tetapi tidak semuanya selalu termasuk dalam harga dasar.
Karena itu, klinik perlu meminta penjelasan mengenai fungsi yang benar-benar tersedia.
Contohnya:
- Pendaftaran dan pengelolaan data pasien.
- Dokumentasi pelayanan dan riwayat kunjungan.
- Pengaturan hak akses pengguna.
- Pelaporan dan dashboard.
- Dukungan integrasi.
- Modul tambahan sesuai kebutuhan klinik.
Tanyakan juga apakah ada fitur yang memerlukan biaya tambahan atau hanya tersedia pada paket tertentu.
Tujuannya agar klinik tidak salah memperkirakan kemampuan sistem yang akan digunakan.
3. Bagaimana Sistem Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan Data?
RME berisi informasi kesehatan pasien sehingga keamanan tidak boleh menjadi pertimbangan tambahan belaka.
Klinik perlu bertanya mengenai cara vendor mengatur hak akses, melindungi akun pengguna, mencatat aktivitas sistem, melakukan backup, serta menangani insiden keamanan.
Tanyakan pula bagaimana data disimpan dan bagaimana aksesnya dikelola apabila ada staf yang sudah tidak bekerja di klinik.
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 mengatur penyelenggaraan RME dengan prinsip keamanan, kerahasiaan, keutuhan, dan ketersediaan data.
Referensi: Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 – JDIH Kementerian Kesehatan.
Jangan puas dengan jawaban “sistem kami aman”. Mintalah penjelasan tentang kontrol keamanan dan prosedur yang benar-benar diterapkan.
4. Di Mana Data Pasien Disimpan?
Lokasi dan mekanisme penyimpanan data perlu dipahami sebelum kerja sama dimulai.
Klinik sebaiknya menanyakan lokasi penyimpanan, pihak yang mengelolanya, bagaimana backup dilakukan, serta prosedur pemulihan data apabila terjadi masalah.
Vendor juga perlu menjelaskan apa yang terjadi terhadap data klinik jika kerja sama berakhir.
Pertanyaan ini penting agar klinik mengetahui bagaimana informasi pasien dikelola selama dan setelah masa penggunaan sistem.
5. Bagaimana Integrasi dengan SATUSEHAT Dilakukan?
Jangan hanya bertanya apakah sistem mendukung SATUSEHAT. Mintalah penjelasan tentang proses integrasinya.
Beberapa hal yang dapat ditanyakan antara lain:
Bagaimana data dikirim ke SATUSEHAT?
Bagaimana klinik mengetahui jika pengiriman gagal?
Apakah tersedia monitoring transaksi?
Siapa yang bertanggung jawab memperbaiki masalah integrasi?
Bagaimana pembaruan standar atau kebutuhan integrasi ditangani?
SATUSEHAT menggunakan HL7 FHIR sebagai standar data model dan API untuk pertukaran informasi kesehatan. Platform tersebut juga menyediakan dashboard monitoring untuk melihat transaksi pengiriman data yang berhasil maupun gagal.
Referensi: Dokumentasi HL7 FHIR – SATUSEHAT dan Dashboard Monitoring Integrasi SATUSEHAT.
Klinik perlu memastikan bukan hanya koneksi awal yang tersedia, tetapi juga mekanisme pemantauan dan penanganan masalahnya.
6. Apakah Sistem Bisa Disesuaikan dengan Alur Kerja Klinik?
Setiap klinik mempunyai karakteristik yang berbeda.
Klinik umum, klinik gigi, klinik ibu dan anak, atau klinik dengan layanan khusus dapat memiliki kebutuhan dokumentasi dan alur pelayanan yang tidak sama.
Karena itu, mintalah vendor memperagakan proses yang benar-benar akan digunakan klinik.
Misalnya, bagaimana dokter mencari pasien, melihat riwayat, mengisi dokumentasi, dan menyelesaikan catatan pelayanan.
Jika memungkinkan, lakukan uji coba oleh dokter dan staf yang nantinya menggunakan sistem. Jangan hanya mengandalkan demo yang dilakukan oleh tim penjualan.
7. Apakah Sistem Tetap Nyaman Digunakan Saat Jam Sibuk?
Sistem yang berjalan lancar saat demo belum tentu memberikan pengalaman yang sama ketika banyak pengguna mengaksesnya secara bersamaan.
Klinik perlu menanyakan bagaimana performa sistem ketika jumlah pasien dan pengguna meningkat.
Tanyakan juga apakah vendor memiliki mekanisme pemantauan performa dan bagaimana penanganan dilakukan ketika aplikasi melambat.
Jika tersedia, mintalah kesempatan melakukan uji coba dengan skenario yang mendekati kondisi operasional klinik.
8. Berapa Total Biaya yang Harus Dibayar?
Harga berlangganan bukan satu-satunya biaya yang perlu dipertimbangkan.
Klinik sebaiknya meminta rincian tertulis yang mencakup:
- Biaya awal implementasi.
- Biaya berlangganan.
- Biaya pengguna tambahan.
- Biaya fitur atau integrasi tambahan.
- Biaya pelatihan.
- Biaya dukungan teknis, jika terpisah.
- Biaya ekspor atau migrasi data jika diperlukan.
Pastikan pula apakah harga dapat berubah dan bagaimana pemberitahuan perubahan harga dilakukan.
Dengan begitu, pengelola dapat memperkirakan total biaya kepemilikan sistem, bukan hanya biaya awal yang terlihat paling murah.
9. Bagaimana Pelatihan dan Dukungan Teknis Diberikan?
Masalah penggunaan dapat muncul meskipun sistem bekerja dengan baik.
Dokter baru mungkin belum terbiasa dengan alurnya, staf mungkin membutuhkan bantuan, atau pengguna bisa mengalami kendala saat login.
Karena itu, klinik perlu menanyakan bentuk pelatihan yang diberikan, ketersediaan panduan, jam layanan bantuan, dan kanal yang dapat dihubungi.
Tanyakan juga bagaimana penanganan dilakukan jika gangguan terjadi pada jam pelayanan.
Respons dan dukungan vendor dapat memengaruhi kelancaran operasional klinik.
10. Apa yang Terjadi Jika Sistem Mengalami Gangguan?
Klinik perlu mengetahui rencana penanganan ketika RME tidak dapat diakses.
Tanyakan apakah vendor memiliki prosedur pemulihan, bagaimana informasi mengenai gangguan disampaikan, dan apakah terdapat mekanisme backup serta pemulihan data.
Klinik juga perlu menyiapkan prosedur internal agar pelayanan dapat berjalan secara terkontrol selama gangguan.
Jangan mengasumsikan bahwa sistem berbasis cloud atau sistem yang jarang mengalami masalah pasti bebas dari gangguan.
11. Apakah Data Bisa Diekspor Jika Klinik Berpindah Vendor?
Ini merupakan pertanyaan yang sering terlupakan saat awal kerja sama.
Klinik perlu mengetahui bagaimana data dapat diperoleh kembali apabila kontrak berakhir atau sistem diganti.
Tanyakan format ekspor yang tersedia, cakupan data yang bisa diekspor, waktu pemrosesan, dan apakah ada biaya tambahan.
Klinik juga perlu memahami bagaimana riwayat pasien tetap dapat dikelola sesuai kewajiban penyimpanan rekam medis ketika berpindah sistem.
Ketentuan mengenai akses, format, biaya, dan tanggung jawab sebaiknya dituangkan secara jelas dalam perjanjian.
12. Bagaimana Pembaruan Sistem Dilakukan?
Sistem RME dapat mengalami pembaruan untuk memperbaiki fungsi, keamanan, atau integrasi.
Klinik perlu menanyakan bagaimana pembaruan dilakukan dan apakah pengguna akan mendapat pemberitahuan sebelumnya.
Tanyakan juga apakah perubahan fitur dapat memengaruhi alur kerja dan bagaimana pelatihan tambahan diberikan ketika diperlukan.
Dengan begitu, klinik dapat mempersiapkan pengguna jika ada perubahan penting.
13. Apakah Ada Perjanjian Kerja Sama yang Jelas?
Sebelum menyetujui kerja sama, baca perjanjian secara menyeluruh.
Pastikan terdapat penjelasan mengenai layanan yang diberikan, biaya, hak dan tanggung jawab para pihak, pengelolaan data, dukungan teknis, penanganan gangguan, penghentian layanan, dan proses pengembalian data.
Jangan hanya mengandalkan percakapan atau janji lisan dari tim penjualan.
Hal yang penting bagi operasional klinik sebaiknya terdokumentasi dalam perjanjian.
Buat Daftar Evaluasi Sebelum Menentukan Pilihan
Agar lebih mudah membandingkan vendor, klinik dapat memberi penilaian untuk beberapa aspek berikut.
| Aspek | Hal yang perlu dinilai |
|---|---|
| Kepatuhan dan integrasi | Status sistem, kesiapan SATUSEHAT, dan interoperabilitas |
| Fitur | Kesesuaian dengan kebutuhan pelayanan |
| Keamanan | Hak akses, backup, dan perlindungan data |
| Kemudahan penggunaan | Alur kerja dokter dan staf |
| Performa | Stabilitas dan kemampuan menangani pengguna |
| Biaya | Total biaya dan kemungkinan biaya tambahan |
| Dukungan | Pelatihan, respons bantuan, dan penanganan gangguan |
| Keberlanjutan | Pengembangan sistem dan ekspor data |
Penilaian tersebut dapat membantu klinik melihat kelebihan dan kekurangan masing-masing pilihan secara lebih objektif.
Kesimpulan
Memilih RME tidak cukup dengan melihat harga dan jumlah fitur. Klinik perlu memahami status sistem, kemampuan integrasi, keamanan data, biaya keseluruhan, dukungan teknis, serta ketentuan kerja sama dengan vendor.
Pertanyaan yang tepat sejak awal dapat membantu mengurangi risiko kesalahan pemilihan sistem dan mempersiapkan klinik untuk menggunakan RME dalam jangka panjang.
Vendor RME yang tepat bukan hanya yang menawarkan aplikasi dengan fitur menarik, tetapi yang mampu menjelaskan sistemnya secara transparan dan mendukung kebutuhan operasional klinik secara berkelanjutan.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika
Article by Khairan