Rekam Medis Elektronik (RME) yang digunakan klinik perlu menyesuaikan diri dengan kebutuhan pelayanan yang terus berkembang. Dalam kondisi tertentu, klinik mungkin mengajukan perubahan fitur kepada vendor, misalnya untuk menyederhanakan pencatatan, menambahkan kolom informasi, memperbaiki tampilan, atau menghubungkan sistem dengan layanan lain.
Namun, tidak semua perubahan fitur dapat langsung diterapkan tanpa evaluasi. Perubahan yang terlihat sederhana bisa memengaruhi alur kerja dokter, administrasi, keamanan data, hingga kelengkapan dokumentasi medis.
Karena itu, sebelum menyetujui perubahan fitur dari vendor RME, klinik perlu memahami kebutuhan yang mendasarinya, dampak yang mungkin muncul, serta kesiapan pengguna dalam menjalankan sistem setelah perubahan diterapkan.
1. Memastikan Perubahan Sesuai dengan Kebutuhan Klinik
Hal pertama yang perlu diperhatikan adalah alasan klinik membutuhkan perubahan fitur tersebut.
Permintaan perubahan sebaiknya didasarkan pada masalah yang benar-benar terjadi, bukan hanya karena fitur baru terlihat menarik atau tersedia pada sistem lain.
Sebagai contoh, jika dokter membutuhkan waktu lama untuk menemukan riwayat pemeriksaan pasien, klinik perlu memastikan apakah masalah tersebut disebabkan oleh tampilan sistem, susunan informasi, atau kurangnya pemahaman pengguna.
Jika penyebabnya adalah pelatihan yang belum memadai, perubahan fitur belum tentu menjadi solusi terbaik.
Klinik dapat mencatat masalah yang ingin diselesaikan, pengguna yang terdampak, dan hasil yang diharapkan. Dengan demikian, vendor memiliki gambaran yang lebih jelas mengenai kebutuhan klinik.
2. Menilai Dampak terhadap Alur Kerja yang Sudah Berjalan
Perubahan fitur dapat memengaruhi pekerjaan yang selama ini dilakukan oleh dokter, perawat, dan petugas administrasi.
Misalnya, penambahan kolom wajib pada formulir dapat membantu melengkapi dokumentasi, tetapi juga berpotensi memperpanjang waktu pengisian apabila tidak dirancang dengan baik.
Sebelum menyetujui perubahan, klinik perlu memetakan proses kerja yang akan terdampak. Perhatikan apakah perubahan mengurangi langkah yang tidak perlu, menambah pekerjaan baru, atau mengubah tanggung jawab antarpetugas.
Jika perubahan menyentuh lebih dari satu bagian, perwakilan pengguna dari setiap bagian sebaiknya dilibatkan dalam evaluasi.
Tujuannya adalah memastikan bahwa perubahan tidak hanya menyelesaikan masalah satu kelompok pengguna, tetapi juga tetap mendukung kelancaran pelayanan secara keseluruhan.
3. Memastikan Kelengkapan dan Keakuratan Dokumentasi Medis
Fitur RME berperan dalam membantu tenaga kesehatan mendokumentasikan pelayanan. Oleh karena itu, perubahan tidak boleh mengurangi informasi penting yang dibutuhkan dalam rekam medis.
Klinik perlu memeriksa apakah perubahan memengaruhi kolom wajib, susunan catatan, pencatatan diagnosis, dokumentasi tindakan, atau informasi tindak lanjut pasien.
Sebagai contoh, penyederhanaan formulir sebaiknya tidak menghilangkan bagian yang dibutuhkan untuk mencatat hasil pemeriksaan atau rencana pelayanan.
Klinik juga perlu memastikan bahwa fitur otomatis, pilihan yang tersedia, dan templat pencatatan tidak mendorong pengguna memasukkan informasi yang tidak sesuai dengan kondisi pasien.
Sebelum perubahan diterapkan, tenaga kesehatan yang berwenang perlu menilai kesesuaiannya dengan kebutuhan dokumentasi dan prosedur klinik.
4. Memeriksa Keamanan Data dan Hak Akses Pengguna
Perubahan fitur juga perlu dievaluasi dari sisi keamanan dan kerahasiaan data pasien.
Jika fitur baru memungkinkan pengguna melihat, mengunduh, mengubah, atau membagikan informasi tertentu, klinik harus memastikan bahwa aksesnya sesuai dengan tugas dan kewenangan masing-masing pengguna.
Perubahan pada fitur laporan, ekspor data, integrasi, atau pengelolaan akun perlu diperiksa secara khusus karena dapat memengaruhi cara informasi diakses dan diproses.
Klinik sebaiknya meminta penjelasan vendor mengenai perubahan hak akses, pencatatan aktivitas pengguna jika tersedia, serta mekanisme pengamanan yang berkaitan dengan fitur tersebut.
Persetujuan perubahan tidak seharusnya hanya mempertimbangkan kemudahan penggunaan, tetapi juga risiko terhadap privasi dan keamanan informasi pasien.
5. Menanyakan Biaya dan Ketentuan Perubahan kepada Vendor
Sebelum menyetujui permintaan, klinik perlu memahami ketentuan teknis dan komersial yang berlaku.
Beberapa hal yang dapat dikonfirmasi meliputi:
- Apakah perubahan termasuk dalam layanan yang sudah digunakan atau dikenakan biaya tambahan?
- Berapa lama proses pengembangan dan penerapannya?
- Apakah perubahan membutuhkan penghentian layanan sementara?
- Apakah ada biaya pemeliharaan atau dukungan lanjutan?
- Bagaimana mekanisme pelaporan jika fitur tidak berjalan sesuai kesepakatan?
Klinik juga perlu memastikan apakah perubahan tersebut akan memengaruhi fitur lain yang sudah digunakan.
Informasi ini membantu pengelola memperkirakan kebutuhan anggaran dan mempersiapkan operasional sebelum perubahan diterapkan.
6. Meminta Uji Coba Sebelum Fitur Digunakan Secara Luas
Jika memungkinkan, klinik sebaiknya meminta kesempatan untuk menguji fitur pada lingkungan uji atau melalui metode uji coba yang disediakan vendor.
Uji coba dapat melibatkan pengguna yang mewakili pekerjaan sehari-hari. Mereka dapat menilai apakah fitur mudah dipahami, berjalan sesuai kebutuhan, dan tidak mengganggu proses pencatatan yang sudah ada.
Skenario pengujian sebaiknya mencakup proses normal dan kondisi yang berpotensi menimbulkan masalah. Misalnya, apakah data tetap tersimpan dengan benar, apakah informasi lama masih dapat diakses, dan apakah hak akses pengguna tetap sesuai.
Klinik juga perlu menyepakati bagaimana masalah yang ditemukan selama uji coba akan diperbaiki sebelum fitur diterapkan secara luas.
7. Memastikan Kesiapan Pengguna dan Dukungan Teknis
Perubahan fitur dapat menimbulkan kebingungan apabila pengguna tidak memperoleh informasi yang cukup.
Karena itu, klinik perlu menanyakan apakah vendor menyediakan panduan penggunaan, pelatihan, atau pendampingan setelah perubahan diterapkan.
Klinik juga sebaiknya menentukan siapa yang bertanggung jawab menyampaikan informasi perubahan kepada dokter dan petugas administrasi.
Jika perubahan memengaruhi SOP atau pembagian tugas, prosedur tersebut perlu diperbarui agar pengguna memiliki acuan yang sama.
Kesiapan ini membantu mengurangi risiko kesalahan penggunaan dan mempercepat adaptasi terhadap fitur baru.
8. Menetapkan Indikator Keberhasilan Perubahan
Sebelum menyetujui perubahan, klinik perlu menentukan bagaimana keberhasilannya akan diukur.
Indikator dapat disesuaikan dengan masalah yang ingin diselesaikan. Jika tujuannya menyederhanakan pencatatan, klinik dapat mengamati waktu penyelesaian tugas dan kelengkapan dokumentasi. Jika tujuannya memperbaiki pencarian data, klinik dapat mengevaluasi kemudahan pengguna menemukan informasi yang diperlukan.
Indikator sebaiknya ditetapkan berdasarkan kondisi awal agar hasil sebelum dan sesudah perubahan dapat dibandingkan.
Setelah fitur diterapkan, lakukan evaluasi dan sampaikan temuan kepada vendor jika masih terdapat kendala. Dengan demikian, perubahan fitur menjadi bagian dari proses peningkatan sistem, bukan sekadar penambahan fungsi baru.
Kesimpulan
Sebelum menyetujui perubahan fitur dari vendor RME, klinik perlu memastikan bahwa perubahan sesuai dengan kebutuhan nyata, tidak mengganggu alur pelayanan, menjaga kelengkapan dokumentasi, serta tetap memenuhi kebutuhan keamanan data.
Klinik juga perlu memahami biaya, meminta uji coba jika memungkinkan, mempersiapkan pengguna, dan menentukan indikator keberhasilan.
Dengan pertimbangan yang terstruktur, klinik dapat mengambil keputusan yang lebih tepat dan memastikan bahwa perubahan fitur benar-benar memberikan manfaat bagi operasional serta kualitas pelayanan pasien.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika
Article by Khairan