Rekam Medis Elektronik (RME) membantu klinik mencatat informasi pasien secara lebih terstruktur. Di dalamnya terdapat berbagai kolom untuk mengisi identitas, keluhan, hasil pemeriksaan, diagnosis, tindakan, resep, hingga rencana tindak lanjut.
Namun, semakin banyak kolom yang tersedia belum tentu membuat dokumentasi menjadi lebih baik. Jika terlalu banyak informasi yang harus diisi, dokter dan tenaga kesehatan dapat membutuhkan waktu lebih lama untuk menyelesaikan catatan medis. Sebaliknya, jika kolom terlalu sedikit, informasi penting justru berisiko tidak terdokumentasi dengan lengkap.
Lalu, bagaimana klinik menentukan apakah jumlah kolom dalam RME sudah sesuai dengan kebutuhan pelayanan?
1. Banyaknya Kolom Tidak Selalu Berarti Dokumentasi Lebih Lengkap
Setiap kolom dalam RME seharusnya memiliki tujuan yang jelas. Kolom yang membantu mencatat informasi penting dapat meningkatkan keteraturan dokumentasi dan memudahkan tenaga kesehatan menemukan data yang dibutuhkan.
Namun, jika terdapat terlalu banyak kolom yang tidak relevan dengan jenis pelayanan, pengguna mungkin kesulitan menentukan informasi mana yang benar-benar perlu diisi.
Misalnya, formulir pemeriksaan yang memiliki banyak bagian tambahan dapat membuat dokter harus melewati beberapa kolom sebelum mencapai bagian yang dibutuhkan.
Karena itu, klinik perlu memastikan bahwa setiap kolom memiliki fungsi yang mendukung kebutuhan klinis, administratif, atau ketentuan dokumentasi yang berlaku.
2. Kolom yang Tidak Relevan Dapat Menambah Beban Pengguna
Tidak semua jenis pelayanan membutuhkan informasi yang sama. Kebutuhan pencatatan pada konsultasi umum tentu dapat berbeda dengan pelayanan yang melibatkan tindakan atau pemeriksaan tertentu.
Jika seluruh pengguna harus mengisi kolom yang sama tanpa mempertimbangkan jenis pelayanan, proses dokumentasi dapat menjadi kurang efisien.
Klinik dapat mengevaluasi apakah sistem yang digunakan mendukung formulir atau alur pencatatan yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing layanan.
Namun, penyederhanaan tidak boleh menghilangkan informasi yang wajib dicatat. Klinik tetap harus memastikan bahwa dokumentasi memenuhi standar profesi, kebutuhan klinis, dan ketentuan yang berlaku.
3. Terlalu Sedikit Kolom Juga Dapat Menimbulkan Masalah
Mengurangi jumlah kolom bukan berarti selalu membuat RME lebih baik. Jika informasi penting tidak memiliki tempat pencatatan yang jelas, pengguna mungkin memasukkannya ke kolom yang kurang sesuai atau menuliskannya secara tidak terstruktur.
Contohnya, informasi mengenai hasil pemeriksaan, diagnosis, dan rencana tindak lanjut yang seharusnya dapat dibedakan justru ditulis dalam satu kolom narasi panjang.
Hal ini dapat menyulitkan tenaga kesehatan lain ketika meninjau riwayat pasien.
Oleh karena itu, jumlah kolom perlu disesuaikan dengan kebutuhan dokumentasi. Formulir yang baik bukan yang paling sedikit atau paling banyak kolomnya, melainkan yang mampu menampung informasi penting secara jelas dan mudah digunakan.
4. Kolom yang Berulang Dapat Memperlambat Pengisian
Salah satu hal yang perlu diperhatikan adalah adanya kolom yang meminta informasi serupa pada beberapa bagian.
Jika pengguna harus memasukkan data yang sama berulang kali, waktu dokumentasi dapat bertambah dan risiko perbedaan informasi juga meningkat.
Klinik dapat memeriksa apakah terdapat informasi yang sebenarnya dapat ditampilkan kembali dari data sebelumnya atau diisi secara otomatis oleh sistem jika fitur tersebut tersedia.
Meski demikian, informasi yang ditampilkan otomatis tetap perlu diverifikasi. Data lama tidak boleh langsung dianggap sesuai dengan kondisi pasien saat ini.
5. Bagaimana Klinik Menilai Efektivitas Kolom dalam RME?
Untuk mengetahui apakah formulir RME sudah efektif, klinik dapat melakukan evaluasi berdasarkan pengalaman pengguna dan hasil dokumentasi.
Beberapa hal yang dapat diperiksa meliputi:
- Waktu pengisian: apakah jumlah kolom membuat dokter membutuhkan waktu terlalu lama untuk menyelesaikan catatan?
- Kelengkapan informasi: apakah kolom yang tersedia sudah mencakup informasi penting?
- Pengulangan data: apakah pengguna harus memasukkan informasi yang sama pada beberapa bagian?
- Kemudahan penggunaan: apakah dokter dan staf mudah memahami fungsi setiap kolom?
- Frekuensi koreksi: apakah terdapat kolom yang sering salah diisi atau membingungkan pengguna?
Klinik dapat mengumpulkan masukan dari dokter, perawat, dan staf administrasi untuk mengetahui bagian mana yang perlu diperbaiki.
6. Menyesuaikan Formulir dengan Kebutuhan Pelayanan
Setelah evaluasi dilakukan, klinik dapat menyusun usulan penyesuaian formulir kepada vendor RME jika diperlukan.
Penyesuaian dapat berupa penyederhanaan alur pengisian, pengelompokan kolom berdasarkan fungsi, atau pengaturan formulir sesuai jenis pelayanan apabila sistem mendukungnya.
Klinik juga perlu memastikan bahwa perubahan tersebut tidak menghilangkan informasi penting dan tetap memenuhi ketentuan dokumentasi.
Sebelum diterapkan secara luas, perubahan sebaiknya diuji bersama pengguna untuk mengetahui apakah formulir baru benar-benar lebih mudah digunakan.
Kesimpulan
Banyaknya kolom dalam RME dapat membantu dokumentasi apabila setiap kolom memiliki fungsi yang jelas dan sesuai dengan kebutuhan pelayanan. Namun, kolom yang berlebihan, berulang, atau tidak relevan dapat memperpanjang proses pengisian dan membebani pengguna.
Klinik perlu mengevaluasi waktu pengisian, kelengkapan informasi, kemudahan penggunaan, serta frekuensi kesalahan sebelum memutuskan untuk mengubah formulir.
Dengan pengaturan yang tepat, RME dapat mendukung dokumentasi yang lengkap tanpa membuat proses pelayanan menjadi semakin rumit.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika
Article by Khairan