Beralih dari pencatatan manual ke Rekam Medis Elektronik (RME) merupakan salah satu langkah digitalisasi yang dapat membantu klinik mengelola informasi pasien. Sistem ini berpotensi mempermudah pencarian riwayat, pencatatan hasil pemeriksaan, dan pengelolaan administrasi.
Namun, bagaimana klinik mengetahui apakah penggunaan RME benar-benar menghemat waktu? Penilaian tidak cukup hanya berdasarkan kesan bahwa pekerjaan terasa lebih praktis. Klinik perlu membandingkan proses kerja sebelum dan sesudah penerapan sistem menggunakan indikator yang jelas.
Dengan pengukuran yang tepat, klinik dapat mengetahui bagian yang sudah lebih efisien sekaligus menemukan proses yang masih membutuhkan perbaikan.
1. Menentukan Proses yang Akan Diukur
Langkah pertama adalah memilih aktivitas yang ingin dievaluasi. Klinik tidak harus mengukur seluruh proses pelayanan sekaligus. Pengukuran dapat dimulai dari aktivitas yang paling sering dilakukan atau diperkirakan menyita banyak waktu.
Beberapa contoh aktivitas yang dapat diukur meliputi:
- Waktu pendaftaran pasien.
- Waktu pencarian riwayat kunjungan.
- Waktu pencatatan hasil pemeriksaan.
- Waktu penyelesaian dokumentasi setelah konsultasi.
- Waktu pencarian dokumen untuk kebutuhan administrasi.
- Waktu penyusunan laporan rutin.
Setiap aktivitas perlu memiliki batas awal dan akhir yang jelas. Misalnya, waktu pencarian riwayat pasien dihitung sejak petugas mulai mencari data hingga informasi yang dibutuhkan berhasil ditemukan.
Definisi yang konsisten membantu klinik membandingkan hasil pengukuran secara lebih adil.
2. Mengumpulkan Data Sebelum dan Sesudah Penerapan RME
Untuk mengetahui perubahan waktu kerja, klinik perlu memiliki data pembanding sebelum dan sesudah penggunaan RME.
Jika data sebelum digitalisasi belum tersedia, klinik dapat menggunakan catatan historis yang masih relevan atau melakukan pengukuran pada proses manual yang masih berjalan dan benar-benar sebanding. Namun, keterbatasan data awal perlu dicatat agar kesimpulan tidak berlebihan.
Pengukuran setelah penerapan RME sebaiknya dilakukan pada kondisi pelayanan yang representatif, bukan hanya pada hari yang sepi atau ketika jumlah pasien sedang sedikit.
Klinik juga perlu mempertimbangkan masa adaptasi pengguna. Pada tahap awal, pekerjaan mungkin masih memerlukan waktu lebih lama karena staf sedang mempelajari sistem.
3. Menghitung Selisih Waktu yang Dihemat
Setelah data terkumpul, klinik dapat menghitung selisih waktu antara proses lama dan proses baru.
Rumus sederhana yang dapat digunakan adalah:
Waktu yang dihemat = Waktu sebelum RME − Waktu setelah RME
Sebagai contoh, jika pencarian satu riwayat pasien sebelumnya membutuhkan rata-rata 6 menit, sedangkan setelah menggunakan RME menjadi 2 menit, maka waktu yang dihemat adalah 4 menit per pencarian.
Klinik juga dapat menghitung persentase penghematan waktu dengan rumus:
Persentase penghematan = (Waktu yang dihemat ÷ Waktu sebelum RME) × 100%
Berdasarkan contoh tersebut, penghematan waktu mencapai sekitar 66,7%.
Angka ini merupakan ilustrasi perhitungan, bukan hasil penelitian atau jaminan bahwa setiap klinik akan memperoleh penghematan yang sama.
4. Menghitung Dampak Penghematan dalam Kegiatan Harian
Penghematan beberapa menit mungkin terlihat kecil jika hanya dilihat dari satu aktivitas. Namun, dampaknya dapat lebih berarti ketika aktivitas tersebut dilakukan berkali-kali dalam sehari.
Misalnya, jika satu proses menghemat 4 menit dan dilakukan 15 kali dalam sehari, total waktu yang dihemat menjadi 60 menit per hari.
Klinik dapat menggunakan pendekatan serupa untuk memperkirakan dampak terhadap pekerjaan administrasi maupun pencatatan medis.
Namun, penghitungan tersebut perlu mempertimbangkan apakah penghematan pada satu aktivitas benar-benar mengurangi waktu kerja total. Waktu yang dihemat juga mungkin digunakan untuk menyelesaikan tugas lain yang sebelumnya tertunda, bukan langsung mengurangi jam kerja.
Karena itu, angka penghematan sebaiknya dipahami sebagai indikator efisiensi proses, bukan otomatis sebagai pengurangan biaya tenaga kerja.
5. Membandingkan Proses yang Setara
Hasil pengukuran dapat menjadi kurang akurat jika klinik membandingkan kondisi yang berbeda.
Sebagai contoh, proses pendaftaran pada hari biasa mungkin lebih cepat daripada saat klinik mengalami lonjakan pasien. Begitu pula, pencatatan oleh pengguna yang sudah mahir dapat berbeda dari pencatatan oleh staf yang baru mulai menggunakan RME.
Agar hasil lebih bermakna, klinik sebaiknya membandingkan aktivitas yang memiliki karakteristik serupa, seperti jenis layanan, tingkat kerumitan, volume pasien, dan pengalaman pengguna.
Jika kondisi sebelum dan sesudah berbeda secara signifikan, faktor tersebut perlu dicatat dalam evaluasi.
6. Mengukur Kualitas, Bukan Hanya Kecepatan
Proses yang lebih cepat belum tentu lebih baik jika menghasilkan lebih banyak kesalahan atau dokumentasi yang tidak lengkap.
Karena itu, penghematan waktu perlu dinilai bersama indikator kualitas, seperti:
- Kelengkapan catatan medis.
- Jumlah kesalahan input atau koreksi.
- Frekuensi data yang harus dimasukkan ulang.
- Kemudahan menemukan informasi pasien.
- Kepatuhan terhadap prosedur dokumentasi.
- Waktu tunggu pasien, jika relevan dengan proses yang dievaluasi.
Jika waktu pencatatan berkurang tetapi jumlah koreksi meningkat, klinik perlu memeriksa apakah alur kerja baru sudah berjalan dengan benar.
Tujuannya bukan sekadar membuat pekerjaan lebih cepat, melainkan meningkatkan efisiensi tanpa mengorbankan mutu dan keselamatan pelayanan.
7. Menjadikan Hasil Pengukuran sebagai Dasar Perbaikan
Setelah evaluasi selesai, klinik dapat mengidentifikasi proses yang memberikan penghematan waktu terbesar dan bagian yang masih menjadi hambatan.
Jika pencarian riwayat menjadi lebih cepat tetapi pengisian dokumentasi masih memakan waktu, klinik dapat meninjau kebutuhan pelatihan, alur pengisian, atau fitur sistem yang tersedia.
Pengukuran sebaiknya dilakukan secara berkala agar klinik dapat mengetahui apakah efisiensi bertahan setelah pengguna terbiasa dengan sistem.
Hasil evaluasi juga dapat menjadi bahan diskusi dengan vendor ketika klinik ingin memperbaiki alur kerja atau memanfaatkan fitur yang belum digunakan secara optimal.
Kesimpulan
Klinik dapat mengukur waktu yang dihemat setelah beralih ke RME dengan menentukan aktivitas yang akan dievaluasi, mengumpulkan data sebelum dan sesudah penerapan, lalu menghitung selisih waktunya.
Pengukuran perlu dilakukan pada proses yang sebanding dan dilengkapi indikator kualitas, seperti kelengkapan dokumentasi serta jumlah kesalahan. Dengan cara ini, klinik tidak hanya mengetahui apakah pekerjaan menjadi lebih cepat, tetapi juga memahami bagian mana yang masih perlu diperbaiki.
Pada akhirnya, keberhasilan penerapan RME tidak hanya ditentukan oleh penggunaan teknologi, tetapi juga oleh kemampuan klinik memanfaatkan hasil evaluasi untuk membangun pelayanan yang lebih efisien dan konsisten.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika