Petugas administrasi memiliki peran penting dalam mendukung kelancaran operasional klinik. Mulai dari pendaftaran pasien, pembaruan data, pengelolaan jadwal, hingga pemantauan kelengkapan administrasi, berbagai pekerjaan tersebut saling berkaitan dan memengaruhi alur pelayanan.
Namun, pekerjaan administrasi dapat menjadi kurang terkontrol ketika terjadi pergantian shift, petugas mengambil cuti, atau karyawan mengundurkan diri. Jika tidak ada proses serah terima yang jelas, pekerjaan yang belum selesai berisiko terlewat dan informasi pasien dapat menjadi tidak konsisten.
Penggunaan Rekam Medis Elektronik (RME) dapat membantu klinik menelusuri informasi pelayanan, tetapi sistem saja tidak cukup tanpa prosedur kerja yang terstruktur.
Lantas, bagaimana klinik menyiapkan proses serah terima pekerjaan administrasi agar data pasien tidak terabaikan?
1. Menentukan Pekerjaan yang Wajib Diserahterimakan
Langkah pertama adalah mengidentifikasi jenis pekerjaan administrasi yang perlu diketahui oleh petugas berikutnya.
Tidak semua aktivitas perlu disampaikan satu per satu. Klinik sebaiknya memprioritaskan pekerjaan yang belum selesai, membutuhkan tindak lanjut, atau dapat memengaruhi kelancaran pelayanan pasien.
Beberapa contohnya meliputi:
- Pendaftaran pasien yang masih perlu dilengkapi.
- Perbedaan data identitas yang belum terselesaikan.
- Jadwal kunjungan atau kontrol yang memerlukan konfirmasi.
- Dokumen administrasi yang masih menunggu verifikasi.
- Kendala pencatatan atau akses RME yang belum selesai.
- Permintaan pasien yang belum ditindaklanjuti.
Daftar tersebut perlu disesuaikan dengan pembagian tugas dan SOP klinik. Informasi klinis yang hanya boleh ditangani tenaga kesehatan tidak boleh dialihkan kepada petugas administrasi di luar kewenangannya.
Dengan daftar pekerjaan yang jelas, proses serah terima menjadi lebih terarah dan tidak hanya bergantung pada ingatan petugas.
2. Menggunakan Daftar Periksa untuk Pekerjaan yang Belum Selesai
Klinik dapat menyiapkan checklist atau daftar periksa untuk membantu petugas memastikan bahwa pekerjaan penting telah disampaikan kepada petugas berikutnya.
Daftar tersebut dapat mencakup status pekerjaan, tindakan yang sudah dilakukan, langkah berikutnya, penanggung jawab, serta target penyelesaian.
Sebagai contoh, jika terdapat data pendaftaran yang belum lengkap, petugas dapat mencatat bagian yang masih perlu diverifikasi dan langkah yang telah dilakukan. Petugas berikutnya kemudian mengetahui apa yang harus dikerjakan tanpa mengulang proses dari awal.
Checklist juga membantu supervisor meninjau pekerjaan yang masih tertunda dan memastikan tidak ada tugas penting yang terlewat.
Jika RME memiliki fitur status pekerjaan atau catatan internal, fitur tersebut dapat dimanfaatkan sesuai kemampuan sistem. Jika tidak tersedia, klinik dapat menggunakan sarana kerja internal yang aman dan telah ditetapkan dalam SOP.
3. Memastikan Status Data Pasien Diperbarui dengan Benar
Salah satu hal penting dalam serah terima adalah memastikan status pekerjaan sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Misalnya, data pasien yang masih menunggu verifikasi tidak boleh dianggap sudah lengkap hanya karena formulir telah dibuat. Demikian pula, dokumen yang belum diperiksa tidak seharusnya ditandai sebagai telah diverifikasi.
Petugas perlu memperbarui status sesuai tindakan yang benar-benar telah dilakukan. Jika terdapat ketidakjelasan, status tersebut sebaiknya dijelaskan kepada petugas berikutnya agar tidak menimbulkan asumsi yang keliru.
Pembaruan status yang akurat membantu klinik membedakan pekerjaan yang sudah selesai, sedang diproses, dan masih membutuhkan tindak lanjut.
Kebiasaan ini juga memudahkan pengelola memantau hambatan yang berulang dalam proses administrasi.
4. Menyampaikan Informasi Melalui Saluran yang Aman
Serah terima pekerjaan sering dilakukan secara lisan, melalui pesan singkat, atau menggunakan catatan kerja. Apa pun salurannya, klinik perlu memastikan bahwa informasi disampaikan secara jelas dan tetap menjaga kerahasiaan data pasien.
Informasi administratif yang diperlukan sebaiknya disampaikan melalui sistem atau media internal yang telah disetujui klinik. Hindari mengirimkan data medis lengkap melalui akun pribadi atau grup percakapan yang tidak memiliki pengamanan memadai.
Jika pekerjaan dapat ditelusuri langsung melalui RME, petugas sebaiknya menggunakan identitas kunjungan atau referensi yang tepat agar petugas berikutnya dapat membuka data yang diperlukan melalui akun masing-masing.
Informasi yang dibagikan juga harus dibatasi sesuai kebutuhan tugas. Tujuannya adalah memastikan pekerjaan dapat dilanjutkan tanpa membuka akses data kepada pihak yang tidak berkepentingan.
5. Menetapkan Penanggung Jawab dan Batas Waktu
Serah terima akan kurang efektif jika hanya berisi daftar pekerjaan tanpa menjelaskan siapa yang bertanggung jawab menyelesaikannya.
Untuk setiap tugas yang masih tertunda, klinik perlu menetapkan penanggung jawab berikutnya dan, jika relevan, batas waktu penyelesaian.
Contohnya, apabila terdapat data administrasi yang perlu dikonfirmasi sebelum jadwal kunjungan, petugas yang menerima tugas harus mengetahui siapa yang akan menghubungi pasien dan kapan konfirmasi perlu dilakukan.
Penetapan tanggung jawab mencegah situasi ketika dua petugas mengira pekerjaan sedang ditangani oleh orang lain.
Supervisor dapat membantu memantau pekerjaan yang belum selesai, khususnya jika tugas tersebut memengaruhi jadwal pelayanan atau membutuhkan koordinasi antarbagian.
6. Menyiapkan SOP untuk Pergantian Shift, Cuti, dan Pergantian Karyawan
Proses serah terima tidak hanya dibutuhkan ketika pergantian shift harian. Klinik juga perlu menyiapkan prosedur untuk situasi ketika petugas cuti dalam waktu lama atau terjadi pergantian karyawan.
SOP sebaiknya menjelaskan:
- Kapan serah terima harus dilakukan.
- Pekerjaan apa saja yang wajib disampaikan.
- Media yang digunakan untuk dokumentasi.
- Pihak yang bertanggung jawab menerima tugas.
- Cara melaporkan pekerjaan yang belum terselesaikan.
- Prosedur eskalasi jika ditemukan masalah penting.
Untuk pergantian karyawan, klinik juga perlu mengatur penutupan atau penyesuaian hak akses akun sesuai kebijakan keamanan yang berlaku. Petugas pengganti harus menggunakan akun masing-masing, bukan akun milik karyawan sebelumnya.
SOP yang konsisten membuat proses serah terima tidak bergantung pada kebiasaan individu dan membantu petugas baru memahami tanggung jawabnya.
7. Melakukan Pemeriksaan Akhir sebelum Serah Terima Ditutup
Sebelum pergantian shift atau penyerahan tanggung jawab selesai, petugas perlu memastikan bahwa daftar pekerjaan telah diperiksa.
Pemeriksaan akhir dapat mencakup kesesuaian status pekerjaan, kejelasan catatan, kelengkapan informasi yang diperlukan, serta kepastian bahwa tugas yang masih tertunda sudah memiliki penanggung jawab.
Jika terdapat pekerjaan yang belum dapat diselesaikan, petugas harus menyampaikan alasannya dan menjelaskan langkah yang sudah dilakukan. Dengan demikian, petugas berikutnya tidak perlu menebak-nebak kondisi terakhir.
Untuk tugas yang berisiko memengaruhi keselamatan pasien atau kelancaran pelayanan dalam waktu dekat, eskalasi perlu dilakukan sesuai SOP dan tidak cukup hanya dicantumkan dalam daftar serah terima biasa.
8. Mengevaluasi Apakah Proses Serah Terima Sudah Efektif
Setelah SOP diterapkan, klinik perlu mengevaluasi apakah proses serah terima benar-benar membantu mengurangi pekerjaan yang terlewat.
Beberapa indikator yang dapat dipantau antara lain:
- Jumlah pekerjaan administrasi yang terlambat ditindaklanjuti.
- Frekuensi kesalahan atau ketidaksesuaian data.
- Jumlah pekerjaan yang harus diulang karena informasi tidak lengkap.
- Banyaknya tugas tanpa penanggung jawab yang jelas.
- Keluhan petugas mengenai informasi serah terima yang kurang memadai.
Indikator tersebut perlu dibandingkan dari waktu ke waktu untuk melihat perubahan. Jika masalah masih sering muncul, klinik dapat meninjau kembali checklist, pembagian tugas, pelatihan, atau media pencatatan yang digunakan.
Evaluasi sebaiknya dilakukan untuk memperbaiki proses kerja, bukan sekadar menyalahkan petugas tertentu.
Kesimpulan
Klinik dapat menyiapkan proses serah terima pekerjaan administrasi dengan menentukan pekerjaan yang wajib disampaikan, menggunakan checklist, memperbarui status data secara akurat, menetapkan penanggung jawab, serta menerapkan SOP yang konsisten.
RME dapat membantu petugas menelusuri informasi dan status pelayanan, tetapi efektivitasnya tetap bergantung pada kedisiplinan pencatatan, koordinasi, dan pengelolaan akses yang tepat.
Dengan serah terima yang terstruktur, klinik dapat mengurangi risiko pekerjaan terlewat, mencegah pengulangan proses administrasi, dan menjaga agar informasi pasien tetap dikelola secara tertib selama pergantian petugas.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika
Article by Khairan