Melihat data pasien tersusun rapi di dalam Rekam Medis Elektronik (RME) memang memberikan kesan bahwa sistem klinik sudah berjalan dengan baik.
Nama pasien tersusun, riwayat kunjungan tersedia, diagnosis tercatat, dan berbagai informasi dapat dibuka melalui komputer.
Namun, tampilan yang rapi belum tentu berarti data tersebut benar-benar siap digunakan.
Data yang siap digunakan harus lebih dari sekadar terlihat teratur. Informasinya perlu lengkap, jelas, konsisten, sesuai kebutuhan, dan dapat diakses oleh pengguna yang berwenang.
Lalu, bagaimana cara mengetahuinya?
1. Periksa Kelengkapan Data
Langkah pertama adalah melihat apakah informasi penting sudah tersedia.
Jangan hanya melihat apakah kolom terisi, tetapi perhatikan apakah informasi yang dicatat memang cukup untuk menggambarkan pelayanan yang diberikan.
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 mengatur bahwa pencatatan dan pendokumentasian informasi klinis harus dilakukan secara lengkap dan jelas.
Karena itu, data pasien yang memiliki banyak kolom terisi belum tentu berkualitas jika informasi penting masih hilang.
2. Periksa Konsistensi Informasi
Data yang lengkap tetap dapat bermasalah jika format atau isinya tidak konsisten.
Contohnya, istilah yang sama digunakan dengan penulisan berbeda pada beberapa kunjungan.
Ketidakkonsistenan dapat membuat pencarian, analisis, dan pertukaran data menjadi lebih sulit.
Kementerian Kesehatan melalui SATUSEHAT menyediakan standardisasi data, master data, dan referensi terminologi untuk mendukung pertukaran informasi kesehatan secara lebih terstruktur.
3. Pastikan Identitas Pasien Akurat
Data pasien harus terhubung dengan identitas yang tepat.
Kesalahan seperti data pasien ganda, informasi identitas yang tidak lengkap, atau pasien yang tercatat lebih dari satu kali dapat menimbulkan masalah dalam pengelolaan riwayat.
Karena itu, klinik perlu memperhatikan bagaimana sistem mengidentifikasi pasien dan bagaimana proses verifikasi dilakukan.
Semakin besar jumlah pasien, semakin penting pengelolaan identitas dilakukan secara konsisten.
4. Apakah Riwayat Pasien Mudah Dipahami?
Data mungkin lengkap, tetapi apabila dokter sulit memahami atau menemukan informasi penting, data tersebut belum tentu praktis untuk digunakan.
Klinik dapat menguji sistem dengan skenario sederhana:
Cari kunjungan terakhir pasien.
Lihat diagnosis sebelumnya.
Periksa hasil pemeriksaan yang relevan.
Cari informasi obat atau tindakan sebelumnya.
Jika pengguna membutuhkan terlalu banyak waktu untuk menemukan informasi tersebut, masalahnya mungkin bukan pada jumlah data, tetapi cara data ditampilkan.
5. Pastikan Data Dicatat pada Waktu yang Tepat
Data yang sudah rapi tetapi baru dimasukkan jauh setelah pelayanan juga perlu dievaluasi.
Permenkes 24/2022 menyebutkan bahwa pencatatan dan pendokumentasian dilakukan setelah pasien menerima pelayanan serta dilakukan secara berurutan sesuai waktu pelayanan.
Ketepatan waktu penting karena informasi terbaru dapat dibutuhkan pada kunjungan berikutnya.
Jadi, data yang siap digunakan bukan hanya data yang lengkap, tetapi juga data yang tersedia pada waktu yang tepat.
6. Perhatikan Standar Data dan Kodifikasi
Data RME tidak hanya perlu dipahami oleh pengguna di dalam klinik.
Dalam ekosistem kesehatan digital, data juga dapat membutuhkan pertukaran dengan sistem lain.
Permenkes 24/2022 menetapkan bahwa sistem RME harus mengacu pada variabel dan metadata tertentu, termasuk definisi, format, serta kodifikasi.
SATUSEHAT kemudian menggunakan HL7 FHIR sebagai standar global untuk pertukaran data kesehatan.
Karena itu, klinik perlu memastikan data yang tersimpan tidak hanya terlihat rapi bagi manusia, tetapi juga memiliki struktur yang sesuai untuk kebutuhan sistem.
7. Apakah Data Bisa Digunakan untuk Integrasi?
Salah satu tanda data yang lebih siap adalah kemampuannya untuk digunakan dalam proses integrasi yang diperlukan.
SATUSEHAT menyediakan dokumentasi pemetaan elemen data dan terminologi untuk berbagai resource pelayanan, termasuk data kunjungan pasien.
Jika data klinik memiliki struktur yang tidak konsisten, proses pemetaan dan pertukaran data dapat menjadi lebih sulit.
Karena itu, integrasi sebaiknya dipikirkan sejak awal pengelolaan data, bukan baru ketika kebutuhan integrasi muncul.
8. Keamanan Juga Menentukan Kesiapan Data
Data yang lengkap dan mudah digunakan tetap tidak dapat dianggap siap apabila perlindungannya lemah.
Rekam medis berisi informasi kesehatan pasien sehingga akses terhadap data harus dikelola secara tepat.
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 menegaskan bahwa penyimpanan RME harus menjamin keamanan, keutuhan, kerahasiaan, dan ketersediaan data serta mewajibkan fasilitas pelayanan kesehatan memiliki sistem cadangan data.
Artinya, kesiapan data juga mencakup bagaimana data tersebut disimpan dan dilindungi.
Cara Sederhana Mengecek Kesiapan Data RME
Klinik dapat melakukan audit sederhana dengan memilih sejumlah rekam medis secara berkala.
Kemudian periksa:
Apakah identitas pasien benar?
Apakah informasi klinis lengkap?
Apakah pencatatan dilakukan sesuai waktu pelayanan?
Apakah istilah dan format data konsisten?
Apakah riwayat pasien mudah ditemukan?
Apakah data dapat digunakan untuk proses yang dibutuhkan?
Apakah akses dan penyimpanannya aman?
Hasil pengecekan tersebut dapat membantu klinik menemukan masalah yang mungkin tidak terlihat hanya dari tampilan dashboard.
Data Rapi Bukan Berarti Data Berkualitas
Ini merupakan hal yang sering terlupakan.
Tampilan RME dapat terlihat bersih dan modern, tetapi kualitas data tetap bergantung pada informasi yang dimasukkan dan bagaimana sistem mengelolanya.
Data yang terlihat rapi dapat saja memiliki informasi yang kosong, duplikasi, format yang berbeda, atau pencatatan yang terlambat.
Karena itu, evaluasi RME sebaiknya tidak berhenti pada tampilan.
Kesimpulan
Data pasien yang terlihat rapi di RME belum tentu otomatis siap digunakan.
Klinik perlu memastikan data tersebut lengkap, akurat, konsisten, dicatat tepat waktu, mudah ditemukan, memiliki struktur yang sesuai, dapat mendukung kebutuhan integrasi, serta terlindungi dengan baik.
Semakin banyak data yang dimiliki klinik, semakin penting pula proses penjaminan mutunya.
Pada akhirnya, kualitas RME tidak ditentukan hanya oleh seberapa banyak data yang berhasil dikumpulkan, tetapi oleh seberapa dapat dipercaya dan bermanfaat data tersebut ketika benar-benar dibutuhkan.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika