Beralih ke Rekam Medis Elektronik atau RME merupakan langkah penting dalam digitalisasi klinik. Namun, mengganti sistem lama dengan sistem baru tidak selalu sesederhana memindahkan data dari satu tempat ke tempat lainnya.
Klinik biasanya sudah memiliki data pasien, riwayat kunjungan, data tenaga kesehatan, obat, serta berbagai informasi lainnya. Ketika sistem diganti, seluruh data tersebut perlu dipikirkan bagaimana cara mempertahankan, menata, dan menggunakannya dalam sistem baru.
Itulah sebabnya migrasi RME sering menjadi salah satu tahap yang cukup menantang.
Apa yang Dimaksud dengan Migrasi RME?
Migrasi adalah proses memindahkan data dan proses kerja dari sistem lama menuju sistem RME yang baru.
Sistem lama bisa berupa aplikasi sebelumnya, spreadsheet, database internal, atau kombinasi beberapa metode pencatatan.
Tujuannya bukan sekadar memindahkan file. Data harus dipastikan dapat dipahami dan digunakan dengan benar oleh sistem baru.
1. Struktur Data Lama Bisa Berbeda
Setiap sistem memiliki cara sendiri dalam menyimpan data.
Misalnya, sistem lama mungkin menggunakan satu kolom untuk mencatat alamat lengkap pasien, sementara sistem baru membaginya menjadi beberapa bagian.
Contoh lainnya, data jenis kelamin, pekerjaan, status pasien, atau diagnosis mungkin menggunakan format yang berbeda.
Akibatnya, data tidak selalu bisa langsung dipindahkan dengan metode copy-paste.
Diperlukan proses pemetaan atau mapping agar informasi dari sistem lama dapat sesuai dengan struktur sistem baru.
2. Data Lama Bisa Tidak Konsisten
Masalah migrasi sering kali justru membuka masalah yang sebelumnya tidak terlihat.
Contohnya:
- Nama pasien berbeda antara satu file dengan file lainnya.
- Nomor identitas memiliki format berbeda.
- Pasien yang sama tercatat lebih dari satu kali.
- Ada data yang belum lengkap.
- Beberapa informasi menggunakan singkatan yang berbeda.
Sebelum migrasi, data idealnya diperiksa dan dibersihkan terlebih dahulu.
Semakin buruk kualitas data lama, semakin kompleks proses migrasinya.
3. Tidak Semua Data Lama Harus Dipindahkan dengan Cara yang Sama
Data klinik terdiri dari berbagai jenis informasi.
Ada data yang sangat penting untuk kesinambungan pelayanan, ada data administratif, dan ada pula informasi historis yang mungkin perlu diperlakukan berbeda.
Karena itu, klinik perlu menentukan data apa yang harus dipindahkan secara penuh, data apa yang perlu dikonversi, dan data apa yang cukup disimpan sebagai arsip.
Keputusan tersebut sebaiknya dilakukan secara sistematis dengan mempertimbangkan kebutuhan pelayanan dan ketentuan yang berlaku.
4. Pengguna Harus Beradaptasi dengan Sistem Baru
Migrasi bukan hanya masalah teknologi.
Dokter, perawat, petugas pendaftaran, kasir, farmasi, dan pengelola klinik mungkin sudah terbiasa dengan sistem lama.
Ketika sistem baru memiliki menu, alur, atau cara pengisian yang berbeda, pengguna membutuhkan waktu untuk beradaptasi.
Tanpa pelatihan dan pendampingan yang cukup, sistem baru berisiko tidak digunakan secara optimal meskipun secara teknis sudah berhasil dipasang.
5. Alur Kerja Klinik Bisa Ikut Berubah
Peralihan ke RME dapat menjadi kesempatan untuk mengevaluasi kembali proses pelayanan.
Namun, perubahan terlalu banyak sekaligus juga dapat menimbulkan kebingungan.
Karena itu, klinik perlu memetakan terlebih dahulu bagaimana proses berjalan saat ini, kemudian menentukan bagian mana yang perlu dipertahankan dan bagian mana yang perlu disederhanakan.
Tujuannya adalah membuat RME mengikuti kebutuhan proses pelayanan, bukan sekadar mengganti alat pencatatan.
6. Risiko Gangguan Operasional Harus Dipersiapkan
Saat proses migrasi berlangsung, klinik perlu memastikan pelayanan tetap berjalan.
Klinik harus mempertimbangkan apa yang akan terjadi ketika sistem lama dihentikan, bagaimana data sementara dicatat, dan bagaimana pelayanan dilakukan jika sistem baru mengalami kendala.
Rencana backup dan prosedur pemulihan menjadi sangat penting.
Karena rekam medis berkaitan dengan data kesehatan pasien, pengelolaan sistem juga harus memperhatikan prinsip keamanan, kerahasiaan, keutuhan, dan ketersediaan data sebagaimana diatur dalam Permenkes Nomor 24 Tahun 2022.
7. Integrasi Membutuhkan Persiapan Tambahan
Migrasi RME saat ini juga dapat berkaitan dengan kebutuhan interoperabilitas.
SATUSEHAT menggunakan HL7 FHIR sebagai standar pertukaran data kesehatan. Dalam panduan integrasinya, alur pelayanan rawat jalan mencakup berbagai data seperti Patient, Encounter, Condition, AllergyIntolerance, Observation, MedicationStatement, dan lainnya.
Artinya, sistem baru tidak cukup hanya mampu menyimpan data. Struktur data dan kemampuan integrasinya juga perlu diperhatikan.
SATUSEHAT juga mengatur proses registrasi serta verifikasi sistem RME yang digunakan oleh fasyankes.
8. Takut Kehilangan Riwayat Pasien
Salah satu kekhawatiran terbesar ketika mengganti sistem adalah riwayat pasien.
Klinik tentu tidak ingin data dari sistem lama hilang atau sulit digunakan setelah sistem baru diterapkan.
Karena itu, sebelum migrasi dilakukan, klinik perlu memastikan tersedia salinan data, mekanisme backup, prosedur validasi, dan rencana apabila ditemukan data yang tidak sesuai.
Bagaimana Agar Migrasi RME Lebih Terarah?
Migrasi sebaiknya tidak dilakukan secara terburu-buru.
Klinik dapat memulainya dengan memetakan seluruh sumber data yang digunakan, membersihkan data yang bermasalah, menentukan data prioritas, membuat mapping antara sistem lama dan baru, kemudian melakukan pengujian.
Setelah itu, pengguna utama perlu mencoba sistem dalam skenario pelayanan nyata.
Pengujian dapat mencakup pencarian pasien lama, melihat riwayat kunjungan, memasukkan data pelayanan, membuat dokumentasi, dan menjalankan proses administrasi.
Dengan cara tersebut, masalah dapat ditemukan sebelum sistem baru digunakan secara penuh.
Perlukah Semua Data Lama Langsung Dipindahkan?
Belum tentu.
Migrasi perlu disesuaikan dengan jenis data dan kebutuhan klinik. Data yang paling relevan untuk pelayanan harus mendapatkan perhatian utama.
Yang penting, klinik tidak mengambil keputusan hanya berdasarkan “semua data harus masuk ke sistem baru” tanpa memahami struktur dan kualitas data tersebut.
Perencanaan yang baik justru dapat membuat proses migrasi lebih terkontrol.
Kesimpulan
Migrasi dari sistem lama ke RME sering menjadi tantangan karena melibatkan lebih dari sekadar perpindahan teknologi.
Klinik harus menghadapi perbedaan struktur data, kualitas data lama, kebutuhan backup, perubahan alur kerja, adaptasi pengguna, risiko gangguan operasional, hingga kebutuhan interoperabilitas.
Karena itu, keberhasilan migrasi sangat bergantung pada persiapan.
RME yang baru sebaiknya tidak hanya dinilai dari apakah sistem sudah berhasil dipasang, tetapi juga apakah data dapat digunakan dengan baik, tenaga kesehatan mampu mengoperasikannya, dan alur pelayanan klinik tetap berjalan secara efektif.
Dalam ekosistem kesehatan digital Indonesia, SATUSEHAT menyediakan standar dan mekanisme interoperabilitas untuk membantu berbagai sistem kesehatan saling bertukar data secara terstruktur.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika