Menggunakan Rekam Medis Elektronik atau RME seharusnya membuat pengelolaan data pasien menjadi lebih terstruktur. Namun, kenyataannya masih bisa ditemukan kondisi ketika klinik sudah menggunakan RME tetapi data pasien tetap terasa berantakan.
Ada data yang belum lengkap, penulisan diagnosis tidak konsisten, identitas pasien ganda, informasi sulit ditemukan, atau data gagal terkirim ke sistem lain.
Kondisi tersebut menunjukkan bahwa digitalisasi tidak otomatis membuat data menjadi rapi. Kualitas data sangat dipengaruhi oleh sistem, standar pencatatan, kebiasaan pengguna, dan pengelolaan klinik.
Dalam ekosistem SATUSEHAT, proses pertukaran data juga melalui validasi terhadap struktur dan terminologi tertentu seperti ICD-10, ICD-9-CM, LOINC, dan SNOMED CT. Jika data atau format yang dikirim tidak sesuai, sistem dapat mengembalikan pesan kegagalan.
Kenapa Data RME Bisa Masih Berantakan?
1. Setiap pengguna memiliki cara pencatatan yang berbeda
Dokter yang satu mungkin menulis informasi secara lengkap, sementara pengguna lain hanya memasukkan data minimum.
Tanpa standar pencatatan yang jelas, data dalam sistem dapat menjadi tidak konsisten.
Akibatnya, informasi memang tersimpan secara digital, tetapi kualitasnya berbeda-beda antar kunjungan.
2. Data lama tidak dibersihkan sebelum migrasi
Ketika klinik berpindah dari sistem manual atau aplikasi lama ke RME baru, data sebelumnya mungkin perlu dipindahkan.
Jika proses migrasi tidak direncanakan dengan baik, data ganda, format yang berbeda, atau informasi yang tidak lengkap dapat ikut masuk ke sistem baru.
3. Identitas pasien tidak dikelola dengan baik
Kesalahan sederhana seperti nama, tanggal lahir, atau identitas yang tidak konsisten dapat menyebabkan satu pasien tercatat lebih dari satu kali.
Masalah ini menjadi penting karena seluruh riwayat kesehatan seharusnya terhubung pada identitas pasien yang tepat.
4. Sistem tidak menggunakan struktur data yang sesuai
RME bukan hanya tempat mengetik catatan.
Data kesehatan yang akan dipertukarkan perlu mengikuti struktur dan terminologi yang sesuai. SATUSEHAT menggunakan standar interoperabilitas HL7 FHIR dan melakukan validasi terhadap terminologi yang digunakan.
Jika sistem hanya menyimpan teks secara bebas tanpa struktur yang memadai, proses integrasi dapat menjadi lebih sulit.
5. Banyak kolom tetapi tidak ada standar penggunaannya
RME yang memiliki banyak fitur belum tentu menghasilkan data yang lebih baik.
Kalau pengguna tidak mengetahui kapan suatu kolom harus diisi, data dapat menjadi tidak konsisten atau justru banyak bagian yang kosong.
Dampak Data yang Tidak Rapi bagi Klinik
Data yang berantakan tidak hanya menjadi masalah bagi bagian administrasi.
Dokter lebih sulit menemukan informasi
Riwayat pasien yang tidak lengkap atau tersebar dapat mengurangi manfaat RME sebagai sumber informasi klinis.
Pelaporan menjadi lebih sulit
Data yang tidak konsisten dapat membuat proses rekap dan analisis membutuhkan pekerjaan tambahan.
Integrasi dapat mengalami kendala
SATUSEHAT melakukan validasi terhadap data yang dikirim. Kesalahan pada struktur atau terminologi dapat menyebabkan transaksi gagal.
Analisis klinik menjadi kurang akurat
Data digital dapat digunakan untuk melihat pola pelayanan, tetapi manfaat tersebut bergantung pada kualitas data yang dikumpulkan.
Kementerian Kesehatan sendiri menyebut bahwa RME terintegrasi dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan mutu pelayanan dan melihat pelayanan berdasarkan outcome serta clinical pathway.
Bagaimana Cara Membuat Data RME Lebih Rapi?
Buat standar pencatatan
Klinik perlu memiliki aturan internal mengenai informasi apa yang harus dicatat dan bagaimana formatnya.
Gunakan terminologi yang konsisten
Penggunaan kode dan terminologi yang sesuai membantu menjaga konsistensi data, terutama ketika data perlu dipertukarkan melalui sistem lain.
Periksa identitas pasien
Pastikan pasien lama tidak terus dibuat sebagai pasien baru hanya karena adanya perbedaan penulisan data.
Lakukan audit data secara berkala
Jangan menunggu masalah besar baru melakukan pemeriksaan. Klinik dapat secara berkala mengecek data kosong, data ganda, serta pola kesalahan yang sering muncul.
Pantau transaksi integrasi
SATUSEHAT menyediakan dashboard monitoring yang dapat membantu fasyankes melihat pengiriman data, termasuk transaksi yang berhasil maupun gagal.
Apakah Berarti Sistem RME-nya yang Salah?
Tidak selalu.
Ketika data masih berantakan, penyebabnya dapat berasal dari kombinasi beberapa hal: desain sistem, konfigurasi, migrasi data, standar kerja, pelatihan, hingga kebiasaan pengguna.
Karena itu, sebelum mengganti sistem, klinik sebaiknya mencari tahu terlebih dahulu di bagian mana masalahnya terjadi.
Jika masalah berasal dari proses kerja, mengganti aplikasi saja belum tentu menyelesaikannya.
Peran Vendor RME Juga Penting
Penyedia sistem sebaiknya tidak hanya menyediakan aplikasi.
Klinik juga membutuhkan dukungan untuk konfigurasi, integrasi, pelatihan, pemeliharaan, dan penyelesaian masalah.
SATUSEHAT saat ini meminta fasyankes memastikan penyedia sistem RME atau sistem mandiri telah terdaftar dan terverifikasi pada SATUSEHAT Platform sebelum digunakan untuk pengiriman data.
Kesimpulan
Klinik yang sudah menggunakan RME tetapi masih memiliki data berantakan perlu melihat lebih jauh daripada sekadar aplikasi.
Masalah dapat muncul karena pencatatan yang tidak konsisten, identitas pasien ganda, migrasi data yang kurang baik, struktur sistem yang tidak sesuai, atau pengguna yang belum memiliki standar kerja yang jelas.
RME akan lebih bermanfaat ketika teknologi, manusia, dan proses kerja berjalan bersama.
Data yang rapi bukan hanya memudahkan pencarian informasi, tetapi juga penting untuk mendukung pelayanan, pelaporan, analisis, dan integrasi data kesehatan.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika