Klinik sudah menggunakan Rekam Medis Elektronik (RME), tetapi dokter atau staf masih memiliki catatan pribadi di buku, kertas kecil, spreadsheet, atau aplikasi tertentu.
Situasi seperti ini mungkin terlihat biasa.
Seorang dokter bisa saja mencatat sesuatu secara singkat di kertas karena sedang terburu-buru. Staf mungkin membuat catatan sendiri agar lebih mudah mengingat pekerjaan. Setelah itu, sebagian informasi baru dipindahkan ke RME.
Namun, jika kebiasaan tersebut terus berlangsung, klinik perlu mempertanyakan satu hal:
Mengapa sistem yang seharusnya menjadi tempat dokumentasi utama masih belum sepenuhnya dipercaya atau digunakan?
Catatan Pribadi Bisa Muncul karena RME Belum Praktis
Salah satu alasan paling umum adalah pengguna merasa cara manual lebih cepat.
Ketika dokter harus melewati terlalu banyak menu atau mengisi terlalu banyak bagian untuk satu kunjungan, mencatat sementara di kertas dapat terasa lebih praktis.
Masalahnya, catatan sementara tersebut kemudian harus dipindahkan lagi ke sistem.
Artinya, pekerjaan justru menjadi dua kali.
1. RME Membutuhkan Terlalu Banyak Langkah
Bayangkan seorang dokter selesai memeriksa pasien.
Untuk menyelesaikan dokumentasi, dokter harus membuka beberapa menu, mencari bagian tertentu, kemudian berpindah halaman berkali-kali.
Jika proses tersebut terjadi pada setiap pasien, pengguna bisa mencari jalan pintas.
Salah satunya dengan mencatat informasi terlebih dahulu secara pribadi.
Ini merupakan tanda bahwa pengalaman pengguna RME perlu dievaluasi.
2. Catatan Pribadi Dianggap Lebih Mudah Diakses
Kertas kecil atau aplikasi catatan di perangkat pribadi selalu terasa cepat dibuka.
Namun, kemudahan tersebut memiliki konsekuensi.
Informasi menjadi berada di luar sistem utama klinik dan dapat sulit diakses oleh tenaga kesehatan lain yang berwenang.
Padahal, salah satu tujuan RME adalah agar dokumentasi pelayanan dapat dikelola secara lebih terstruktur.
3. Data Bisa Terlambat Masuk ke Sistem
Ketika catatan pribadi digunakan sebagai tempat mencatat sementara, data resmi dalam RME mungkin baru diperbarui beberapa waktu kemudian.
Ini dapat menyebabkan informasi terbaru belum tersedia ketika dibutuhkan oleh pengguna lain.
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 mengatur bahwa pencatatan dan pendokumentasian hasil pelayanan dilakukan setelah pasien menerima pelayanan dan harus dilakukan secara lengkap, jelas, serta berurutan sesuai waktu pelayanan.
Karena itu, kebiasaan menunda pemindahan informasi dari catatan pribadi ke RME perlu diperhatikan.
4. Risiko Informasi Terlewat Bisa Meningkat
Semakin lama jarak antara mencatat sementara dan memasukkan informasi ke RME, semakin besar kemungkinan ada bagian yang terlupakan.
Catatan pribadi yang terlalu singkat juga bisa kehilangan konteks ketika dibaca kembali beberapa jam kemudian.
Masalahnya bukan hanya pada kelengkapan catatan, tetapi juga akurasi informasi yang akhirnya masuk ke rekam medis resmi.
5. Informasi Sulit Dibagikan kepada Pengguna Lain
Catatan pribadi pada dasarnya hanya tersedia bagi orang yang membuatnya.
Sebaliknya, informasi dalam RME dapat digunakan oleh pengguna lain yang memiliki hak akses sesuai kewenangan.
Dalam Permenkes 24/2022, hak akses RME mencakup hak untuk menginput, memperbaiki, dan melihat data, dengan pemberian akses ditetapkan oleh pimpinan fasilitas pelayanan kesehatan.
Ini menjadi penting terutama di klinik yang memiliki beberapa dokter dan tenaga kesehatan.
6. Catatan di Perangkat Pribadi Membawa Risiko Keamanan
Catatan pribadi menggunakan ponsel, aplikasi pesan, aplikasi notes, atau perangkat lain perlu mendapat perhatian khusus.
Data kesehatan pasien merupakan informasi yang harus dilindungi.
Permenkes 24/2022 menetapkan prinsip keamanan RME berupa kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan. Kerahasiaan berkaitan dengan perlindungan data dari akses pihak yang tidak memiliki hak.
Karena itu, menggunakan perangkat atau media pribadi untuk menyimpan informasi pasien bukanlah kebiasaan yang sebaiknya dibiarkan tanpa aturan.
7. Mengapa Pengguna Tidak Mempercayai RME?
Ketergantungan pada catatan pribadi dapat menjadi sinyal yang menarik bagi pengelola.
Bisa jadi pengguna merasa:
RME terlalu lambat.
Informasi sulit ditemukan.
Template tidak sesuai kebutuhan.
Sistem sering mengalami gangguan.
Proses pengisian terlalu panjang.
Catatan pribadi terasa lebih praktis.
Jangan langsung menyimpulkan bahwa pengguna tidak disiplin.
Keluhan tersebut justru bisa menjadi masukan untuk mengevaluasi sistem.
Apakah Catatan Sementara Selalu Salah?
Tidak setiap catatan sementara otomatis merupakan masalah.
Dalam kondisi pelayanan tertentu, pengguna mungkin membutuhkan media sementara untuk membantu mengingat informasi sebelum dokumentasi resmi diselesaikan.
Yang penting adalah klinik memiliki prosedur yang jelas mengenai bagaimana informasi tersebut dipindahkan ke RME dan memastikan catatan sementara tidak menjadi pengganti permanen.
Catatan resmi pelayanan tetap perlu dikelola sesuai ketentuan RME.
Bagaimana Klinik Mengurangi Ketergantungan pada Catatan Pribadi?
Langkah pertama adalah mencari tahu mengapa pengguna masih membutuhkannya.
Pengelola dapat bertanya kepada dokter dan staf:
Apa bagian RME yang paling merepotkan?
Berapa banyak informasi yang biasanya dicatat di luar sistem?
Kapan catatan pribadi biasanya dibuat?
Apakah informasi tersebut akhirnya dimasukkan ke RME?
Berapa lama jedanya?
Jawaban tersebut dapat membantu menentukan apakah masalahnya ada pada desain RME, SOP, pelatihan, atau kebiasaan kerja.
Perbaiki Sistem, Bukan Sekadar Melarang
Melarang staf membuat catatan pribadi tanpa memperbaiki penyebabnya mungkin tidak menyelesaikan masalah.
Apabila RME terlalu rumit, pengguna dapat tetap mencari cara lain untuk bekerja lebih cepat.
Karena itu, klinik sebaiknya menggunakan masukan dari pengguna untuk memperbaiki alur.
Misalnya, menyederhanakan template, mengurangi langkah yang tidak diperlukan, memperjelas menu, atau memberikan pelatihan.
RME Harus Menjadi Sumber Informasi Utama
Tujuan akhirnya bukan sekadar membuat semua orang berhenti menulis di kertas.
Yang lebih penting adalah memastikan informasi pelayanan yang resmi dan relevan terdokumentasi dalam sistem yang ditetapkan klinik.
Dengan begitu, dokter dan tenaga kesehatan yang berwenang dapat mengakses informasi yang diperlukan tanpa bergantung pada catatan milik orang tertentu.
Kesimpulan
Klinik yang sudah menggunakan RME tetapi masih sangat bergantung pada catatan pribadi perlu melakukan evaluasi.
Kebiasaan tersebut dapat muncul karena sistem terasa kurang praktis, informasi sulit ditemukan, proses pengisian terlalu panjang, atau pengguna belum terbiasa dengan alur digital.
Namun, ketergantungan yang terus-menerus dapat membuat informasi terlambat masuk ke RME, sulit dibagikan kepada pengguna lain, dan menimbulkan risiko terhadap keamanan data.
Karena itu, solusi terbaik bukan hanya melarang catatan pribadi, tetapi mencari tahu mengapa pengguna merasa RME belum cukup nyaman untuk dijadikan tempat dokumentasi utama.
RME yang baik seharusnya membuat pengguna merasa bahwa mencatat langsung di sistem adalah cara yang paling praktis, aman, dan masuk akal untuk menyelesaikan pekerjaan.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika