Excel masih menjadi pilihan banyak klinik untuk mencatat dan mengelola berbagai data. Mulai dari daftar pasien, jadwal dokter, stok obat, hingga laporan pelayanan.
Pada saat jumlah pasien masih sedikit, cara tersebut mungkin terasa praktis. Namun, ketika jumlah data terus bertambah, pengelolaan menggunakan spreadsheet dapat menjadi semakin rumit.
Masalahnya bukan karena Excel selalu buruk atau tidak boleh digunakan. Tantangannya adalah apakah metode tersebut masih mampu mendukung kebutuhan klinik yang terus berkembang.
Lalu, apa saja risikonya ketika data klinik semakin banyak?
1. Data Semakin Sulit Dicari
Semakin banyak pasien dan transaksi yang dicatat, semakin besar pula ukuran file dan jumlah sheet yang harus dikelola.
Petugas mungkin harus membuka beberapa file untuk mencari informasi tertentu. Data pasien lama juga bisa menjadi sulit ditemukan, terutama ketika penamaan file atau struktur spreadsheet tidak konsisten.
Dalam pelayanan kesehatan, kecepatan menemukan informasi menjadi penting karena data pasien dapat dibutuhkan kembali pada kunjungan berikutnya.
RME dirancang untuk mengelola rekam medis secara elektronik dalam sebuah sistem yang lebih terstruktur. Dalam Permenkes Nomor 24 Tahun 2022, penyelenggaraan rekam medis diarahkan untuk menjamin keamanan, kerahasiaan, keutuhan, dan ketersediaan data serta mendukung pengelolaan yang berbasis digital dan terintegrasi.
2. Risiko Duplikasi Data Semakin Besar
Ketika data dimasukkan secara manual ke beberapa file, kemungkinan terjadinya data ganda dapat meningkat.
Contohnya, seorang pasien yang sama dapat tercatat dengan variasi nama, nomor telepon, atau format data yang berbeda.
Masalah ini mungkin terlihat sederhana, tetapi ketika jumlah pasien sudah banyak, perbedaan kecil dapat membuat proses pencarian dan pengelolaan data menjadi lebih sulit.
Sistem yang lebih terstruktur dapat membantu klinik membangun proses identifikasi pasien dan pencatatan yang lebih konsisten.
3. Perubahan Data Bisa Sulit Dilacak
Spreadsheet dapat diedit oleh pengguna yang memiliki akses. Dalam pengelolaan data klinik, perubahan informasi perlu ditangani dengan hati-hati.
Ketika sebuah data berubah, pengelola perlu mengetahui informasi apa yang berubah dan siapa yang melakukan perubahan tersebut.
Karena rekam medis berisi informasi kesehatan pasien, aspek keamanan dan kerahasiaan menjadi bagian penting dalam penyelenggaraannya. Permenkes 24/2022 secara khusus mencantumkan keamanan, kerahasiaan, keutuhan, dan ketersediaan sebagai prinsip pengelolaan rekam medis.
Artinya, semakin penting data yang disimpan, semakin penting pula pengelolaan akses dan keamanan sistemnya.
4. Banyak Pekerjaan Harus Dilakukan Berulang
Salah satu masalah yang sering muncul ketika klinik mengandalkan spreadsheet adalah penginputan data berulang.
Data yang sama mungkin harus dimasukkan untuk kebutuhan pendaftaran, laporan, administrasi, atau proses lainnya.
Ketika pekerjaan tersebut dilakukan berkali-kali, waktu staf dapat banyak terserap untuk pekerjaan administratif.
RME dapat membantu mengurangi pengulangan tersebut ketika berbagai proses dalam klinik berada dalam satu alur sistem yang terstruktur.
5. Sulit Ketika Klinik Mulai Berkembang
Metode pencatatan yang masih bisa dikelola oleh satu atau dua orang belum tentu cocok ketika klinik sudah memiliki lebih banyak dokter, staf, layanan, atau cabang.
Kebutuhan akses data juga dapat meningkat. Beberapa pengguna mungkin membutuhkan informasi secara bersamaan dengan hak akses yang berbeda.
Pada tahap ini, klinik biasanya membutuhkan sistem yang memang dirancang untuk mendukung banyak pengguna dan proses yang lebih kompleks.
6. Integrasi Menjadi Lebih Sulit
Data dalam spreadsheet pada dasarnya tidak otomatis menjadi data yang siap ditukar dengan sistem kesehatan lainnya.
Saat kebutuhan integrasi meningkat, struktur, format, terminologi, serta mekanisme pertukaran data perlu diperhatikan.
SATUSEHAT menggunakan HL7 FHIR sebagai standar model data dan API untuk interoperabilitas sistem kesehatan. SATUSEHAT juga menyediakan mekanisme registrasi dan verifikasi sistem RME yang digunakan fasyankes.
Karena itu, klinik yang sedang beralih menuju ekosistem kesehatan digital perlu memikirkan lebih jauh daripada sekadar tempat menyimpan data.
7. Risiko Kehilangan Data Perlu Diperhatikan
File spreadsheet dapat tersimpan di komputer lokal, flashdisk, atau penyimpanan tertentu. Apabila tidak dikelola dengan sistem pencadangan yang baik, kerusakan perangkat atau kesalahan pengelolaan file dapat menimbulkan masalah.
Bukan berarti penyimpanan spreadsheet pasti menyebabkan data hilang. Namun, semakin besar ketergantungan klinik terhadap file-file tersebut, semakin penting pula strategi backup, pengaturan akses, dan pemulihan data.
Apakah Klinik Harus Langsung Meninggalkan Excel?
Tidak selalu.
Excel masih dapat digunakan untuk kebutuhan tertentu yang sifatnya pendukung, terutama ketika data tidak termasuk bagian dari rekam medis utama.
Yang perlu dievaluasi adalah apakah Excel masih digunakan untuk proses yang sudah membutuhkan sistem RME yang lebih terstruktur.
Apabila data pasien, dokumentasi pelayanan, dan informasi klinis masih banyak dikelola melalui file terpisah, klinik dapat mulai mengevaluasi apakah proses tersebut sudah waktunya dipindahkan ke sistem yang lebih sesuai.
Kapan Klinik Perlu Mulai Beralih?
Beberapa pertanyaan sederhana dapat menjadi bahan evaluasi:
Apakah staf sering mencari data pasien di banyak file?
Apakah data yang sama harus dimasukkan berkali-kali?
Apakah jumlah pasien sudah membuat spreadsheet semakin sulit dikelola?
Apakah banyak orang membutuhkan akses ke data yang sama?
Apakah klinik mulai membutuhkan integrasi dengan sistem kesehatan lain?
Semakin banyak jawaban “ya”, semakin penting bagi pengelola untuk mengevaluasi kebutuhan sistem informasi klinik.
Kesimpulan
Excel dapat menjadi alat bantu yang praktis, tetapi kebutuhan klinik dapat berubah seiring pertumbuhan jumlah pasien dan kompleksitas pelayanan.
Data yang semakin banyak dapat membuat pencarian informasi, pengendalian duplikasi, pengaturan akses, backup, serta integrasi menjadi lebih menantang.
Karena itu, penggunaan RME bukan hanya soal mengganti kertas menjadi komputer. Klinik perlu memastikan sistem yang digunakan mampu mengelola data secara terstruktur, aman, tersedia ketika dibutuhkan, dan mendukung perkembangan operasional klinik.
Di Indonesia, Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 menetapkan bahwa setiap fasilitas pelayanan kesehatan wajib menyelenggarakan Rekam Medis Elektronik, termasuk klinik.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika