Saat memilih Rekam Medis Elektronik (RME), klinik tidak hanya perlu mempertimbangkan fitur dan harga. Salah satu keputusan penting lainnya adalah menentukan bagaimana sistem dan data akan disimpan.
Secara umum, klinik dapat mempertimbangkan RME berbasis cloud atau sistem yang menggunakan server sendiri di lokasi klinik (on-premise). Keduanya memiliki karakteristik, kebutuhan infrastruktur, dan konsekuensi pengelolaan yang berbeda.
Pilihan yang tepat bergantung pada kondisi klinik, kemampuan tim, kualitas jaringan, kebutuhan keamanan, serta biaya operasional jangka panjang.
Lalu, lebih baik mana: RME berbasis cloud atau server sendiri?
Apa Perbedaan RME Berbasis Cloud dan Server Sendiri?
1. RME Berbasis Cloud
RME berbasis cloud menggunakan infrastruktur komputasi yang dikelola melalui layanan cloud. Pengguna biasanya mengakses sistem melalui internet, sedangkan pengelolaan server dan sebagian infrastruktur ditangani oleh penyedia layanan.
Model ini dapat membantu klinik mengurangi kebutuhan untuk membeli dan mengelola server fisik sendiri.
Namun, klinik tetap perlu memahami bagaimana penyimpanan data, keamanan, pencadangan, pemulihan, serta akses pengguna dikelola oleh penyedia sistem.
2. RME Berbasis Server Sendiri
Pada model on-premise, sistem dijalankan menggunakan infrastruktur server yang berada di lingkungan klinik atau dikelola sendiri oleh organisasi.
Pendekatan ini dapat memberikan kendali yang lebih langsung terhadap infrastruktur dan konfigurasi sistem.
Meski demikian, klinik perlu menyiapkan perangkat keras, jaringan, pemeliharaan, pembaruan keamanan, pencadangan, serta tenaga yang mampu menangani masalah teknis.
Server yang berada di klinik juga tidak otomatis lebih aman hanya karena data disimpan di lokasi sendiri.
1. Pertimbangkan Ketersediaan Internet
Koneksi internet merupakan salah satu hal pertama yang perlu diperiksa ketika memilih RME berbasis cloud.
Apabila koneksi sering terputus atau tidak stabil, akses ke sistem dapat terganggu, tergantung pada rancangan layanan yang digunakan.
Klinik perlu mempertimbangkan kualitas jaringan, ketersediaan koneksi alternatif, dan prosedur pelayanan ketika sistem tidak dapat diakses.
Pada model server sendiri, beberapa fungsi dapat dirancang untuk berjalan melalui jaringan lokal tanpa internet. Namun, kemampuan tersebut bergantung pada konfigurasi sistem. Koneksi internet tetap mungkin diperlukan untuk akses jarak jauh dan integrasi dengan layanan eksternal, termasuk SATUSEHAT.
Karena itu, klinik sebaiknya meminta penjelasan teknis mengenai fungsi apa saja yang tetap tersedia ketika internet mengalami gangguan.
2. Siapa yang Bertanggung Jawab atas Keamanan Data?
Keamanan merupakan pertimbangan penting untuk kedua model.
Dalam layanan cloud, penyedia dapat menangani sebagian aspek keamanan infrastruktur. Namun, klinik tetap perlu memahami tanggung jawab masing-masing pihak, termasuk pengelolaan akun, hak akses, dan penggunaan data.
Sementara itu, pada server sendiri, klinik memiliki tanggung jawab lebih langsung terhadap konfigurasi, pemeliharaan, dan perlindungan infrastrukturnya.
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis menetapkan prinsip keamanan, kerahasiaan, keutuhan, dan ketersediaan data rekam medis. Prinsip tersebut tetap relevan terlepas dari model penyimpanan yang dipilih.
Referensi: Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 – JDIH Kementerian Kesehatan.
Klinik sebaiknya menanyakan bagaimana sistem mengelola hak akses, pencatatan aktivitas pengguna, perlindungan data, serta penanganan insiden keamanan.
3. Bagaimana Sistem Backup dan Pemulihan Data?
Pencadangan data tidak kalah penting dari keamanan akses.
Klinik perlu memastikan bahwa data dapat dipulihkan apabila terjadi kerusakan perangkat, gangguan layanan, kesalahan operasional, atau insiden lainnya.
Pada layanan cloud, tanyakan apakah backup dilakukan secara otomatis, seberapa sering dilakukan, dan bagaimana prosedur pemulihannya.
Pada server sendiri, klinik perlu menyiapkan mekanisme backup yang memadai, termasuk penyimpanan salinan cadangan yang terpisah dari server utama.
Dalam kedua model, jangan hanya bertanya apakah backup tersedia. Tanyakan juga kapan terakhir kali pemulihan data diuji dan berapa lama pemulihan diperkirakan berlangsung berdasarkan komitmen penyedia.
4. Berapa Biaya yang Harus Dipersiapkan?
Perbandingan biaya tidak cukup dilakukan hanya dengan melihat biaya berlangganan atau harga pembelian awal.
Pada model cloud, biaya dapat berupa langganan bulanan atau tahunan, biaya pengguna tambahan, serta biaya layanan atau fitur tertentu.
Pada server sendiri, biaya dapat meliputi perangkat keras, pengadaan dan pemeliharaan server, listrik, jaringan, lisensi, tenaga teknis, dan penggantian perangkat ketika sudah tidak memadai.
Klinik sebaiknya menghitung total biaya selama beberapa tahun agar perbandingan lebih realistis.
Model yang lebih murah di awal belum tentu menjadi pilihan dengan biaya total terendah.
5. Bagaimana Jika Klinik Mengalami Gangguan?
Setiap sistem dapat mengalami gangguan, baik yang berasal dari aplikasi, jaringan, server, maupun perangkat.
Jika menggunakan cloud, klinik perlu memahami komitmen ketersediaan layanan, kanal bantuan, serta mekanisme penanganan gangguan dari penyedia.
Jika menggunakan server sendiri, klinik perlu memastikan ada personel yang mampu melakukan pemeriksaan awal dan pemulihan sistem.
Apa pun modelnya, klinik perlu memiliki SOP untuk menjaga pelayanan tetap berjalan ketika RME tidak dapat digunakan.
SOP tersebut dapat mengatur pencatatan sementara, perlindungan informasi pasien, pencatatan durasi gangguan, dan prosedur memasukkan kembali data setelah sistem pulih.
6. Perhatikan Kemampuan Sistem untuk Berkembang
Kebutuhan klinik dapat berubah ketika jumlah pasien, dokter, atau cabang bertambah.
Pada layanan cloud, kapasitas layanan mungkin dapat disesuaikan melalui penyedia, tetapi ketentuan biaya dan batas pengguna tetap perlu diperiksa.
Pada server sendiri, peningkatan kapasitas dapat membutuhkan penambahan perangkat keras atau penyesuaian infrastruktur.
Karena itu, klinik perlu menilai kemampuan sistem mengikuti pertumbuhan organisasi, bukan hanya berdasarkan kebutuhan saat ini.
7. Pastikan Kesiapan Integrasi dengan SATUSEHAT
Klinik di Indonesia juga perlu memperhatikan interoperabilitas RME.
Dokumentasi resmi SATUSEHAT menyediakan proses registrasi sistem RME serta mencantumkan pilihan jenis penyimpanan on-premise dan cloud dalam informasi sistem. Dokumentasi tersebut juga meminta informasi terkait backup dan lokasi penyimpanan data.
SATUSEHAT mengharuskan sistem RME yang digunakan fasyankes terdaftar dan terverifikasi sesuai proses yang berlaku. Untuk kebutuhan integrasi, klinik perlu memastikan bahwa sistem yang dipilih memenuhi persyaratan tersebut.
Referensi:
Dengan demikian, pilihan cloud atau server sendiri sebaiknya tidak ditentukan hanya berdasarkan lokasi data, tetapi juga pada kemampuan sistem memenuhi kebutuhan integrasi.
8. Bagaimana Pengelolaan Data Jika Kerja Sama Berakhir?
Klinik juga perlu memikirkan hal yang sering terlupakan saat memilih sistem: bagaimana data dikelola ketika kontrak berakhir atau klinik ingin berpindah vendor.
Tanyakan apakah seluruh data dapat diekspor, format apa yang tersedia, bagaimana proses serah terima, serta apakah terdapat biaya tambahan.
Klinik perlu memahami hak dan tanggung jawab masing-masing pihak atas data, termasuk kewajiban penyimpanan rekam medis dan mekanisme pengamanan selama proses perpindahan.
Ketentuan tersebut sebaiknya tertulis jelas dalam perjanjian kerja sama.
Jadi, Model Mana yang Lebih Cocok untuk Klinik?
RME berbasis cloud dapat menjadi pilihan yang menarik bagi klinik yang ingin mengurangi kebutuhan mengelola server sendiri, selama koneksi, keamanan, biaya, dan dukungan penyedia memadai.
Sementara itu, server sendiri dapat dipertimbangkan oleh klinik yang memiliki kebutuhan khusus terhadap pengelolaan infrastruktur dan sumber daya teknis yang mampu menjalankannya.
Tidak ada satu model yang otomatis lebih baik untuk semua klinik. Bahkan, beberapa sistem dapat menggunakan arsitektur kombinasi, tergantung pada kebutuhan dan desain teknisnya.
Kesimpulan
Memilih RME berbasis cloud atau server sendiri bukan sekadar menentukan tempat penyimpanan data. Klinik juga perlu mempertimbangkan biaya jangka panjang, keamanan, backup, kualitas jaringan, dukungan teknis, skalabilitas, integrasi, dan kemudahan pemindahan data.
Cloud dapat mengurangi kebutuhan pengelolaan infrastruktur lokal, sedangkan server sendiri dapat memberikan kendali lebih langsung atas infrastruktur. Namun, keduanya tetap membutuhkan pengelolaan yang baik.
Pada akhirnya, RME yang tepat adalah sistem yang mampu mendukung operasional klinik, menjaga data pasien, dan memenuhi kebutuhan integrasi tanpa melampaui kemampuan pengelolaan klinik itu sendiri.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika
Article by Khairan