Penggunaan Rekam Medis Elektronik (RME) sudah menjadi bagian penting dalam digitalisasi pelayanan kesehatan. Namun, memiliki sistem RME saja belum cukup. Setiap pengguna juga perlu memahami cara menggunakannya dengan benar, terutama ketika ada dokter baru yang bergabung di klinik.
Dokter yang baru bergabung mungkin memiliki pengalaman menggunakan RME, tetapi belum tentu pernah menggunakan sistem yang sama. Setiap RME dapat memiliki tampilan, menu, alur pengisian, dan cara dokumentasi yang berbeda.
Karena itu, pelatihan penggunaan sistem tidak sebaiknya dianggap sebagai formalitas.
Kenapa Dokter Baru Perlu Mendapatkan Pelatihan?
RME bukan hanya aplikasi untuk mengetik catatan pasien. Di dalamnya terdapat berbagai fungsi yang berkaitan dengan registrasi, informasi klinis, pengolahan data, hingga penyimpanan rekam medis.
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 mengatur bahwa penyelenggaraan RME mencakup sejumlah kegiatan, termasuk registrasi pasien, pengisian informasi klinis, pengolahan informasi, penyimpanan, penjaminan mutu, dan transfer isi rekam medis. Pengisian informasi klinis dilakukan oleh tenaga kesehatan pemberi pelayanan.
Artinya, dokter perlu memahami bagian sistem yang berkaitan langsung dengan pekerjaan mereka.
1. Setiap RME Memiliki Alur yang Berbeda
Dokter mungkin sudah terbiasa menggunakan sistem digital di tempat kerja sebelumnya.
Namun, sistem baru bisa memiliki cara berbeda untuk:
- mencari pasien;
- membuka riwayat kunjungan;
- mengisi catatan;
- memasukkan diagnosis;
- mendokumentasikan tindakan;
- menggunakan template;
- menyelesaikan catatan pelayanan.
Tanpa pengenalan yang cukup, dokter membutuhkan waktu lebih lama untuk beradaptasi.
2. Pelatihan Membantu Mengurangi Kesalahan Penggunaan
Kesalahan dalam RME tidak selalu disebabkan oleh sistem.
Pengguna yang belum memahami fungsi tertentu dapat salah memilih menu, memasukkan informasi pada bagian yang tidak sesuai, atau melewatkan langkah tertentu.
Padahal, Permenkes 24/2022 menekankan pentingnya keakuratan data dan menyatakan bahwa perubahan data hanya boleh dilakukan oleh orang yang memiliki hak akses untuk mengubahnya.
Pelatihan dapat membantu dokter memahami cara memasukkan dan memperbaiki informasi sesuai prosedur klinik.
3. Dokter Menjadi Lebih Cepat Beradaptasi
Pada awal penggunaan sistem baru, dokter mungkin membutuhkan waktu lebih lama untuk menyelesaikan dokumentasi.
Hal tersebut cukup wajar.
Pelatihan dapat memperkenalkan fungsi utama terlebih dahulu sehingga dokter tidak harus mencoba-coba sendiri ketika sedang melayani pasien.
Semakin familiar pengguna dengan sistem, semakin mudah bagi mereka menemukan menu dan menyelesaikan proses yang rutin.
4. Pelatihan Tidak Harus Rumit
Pelatihan RME tidak selalu harus dilakukan dalam sesi panjang.
Klinik dapat membuat pelatihan berdasarkan kegiatan yang benar-benar dilakukan dokter.
Misalnya:
Cara login dan keamanan akun
Mencari data pasien
Melihat riwayat kunjungan
Mengisi informasi klinis
Menggunakan template
Menyelesaikan dokumentasi
Memperbaiki data sesuai kewenangan
Menghubungi support ketika terjadi kendala
Pendekatan seperti ini biasanya lebih mudah dipahami karena langsung berkaitan dengan pekerjaan sehari-hari.
5. Dokter Perlu Memahami Hak Aksesnya
Dokter tidak selalu membutuhkan akses terhadap seluruh fungsi RME.
Permenkes 24/2022 mengatur bahwa pimpinan fasilitas pelayanan kesehatan memberikan hak akses kepada tenaga kesehatan dan tenaga lain, dengan hak yang dapat mencakup penginputan, perbaikan, dan melihat data. Pemberian hak akses tersebut menjadi bagian dari kebijakan SOP penyelenggaraan RME.
Karena itu, dokter baru perlu mengetahui fungsi apa saja yang boleh mereka gunakan dan bagaimana menjaga keamanan akun.
6. Pelatihan Membantu Menyamakan Cara Kerja
Ketika setiap dokter menggunakan RME berdasarkan pemahamannya sendiri, cara dokumentasi dapat menjadi tidak konsisten.
Misalnya, dokter pertama menggunakan template tertentu, sedangkan dokter lain memilih bagian yang berbeda untuk informasi yang sama.
Klinik dapat menggunakan pelatihan untuk menjelaskan standar minimum dokumentasi dan alur penggunaan sistem yang berlaku di fasilitas tersebut.
Dengan demikian, dokter tetap dapat menjalankan praktik klinisnya tetapi memiliki pemahaman yang sama mengenai penggunaan RME.
7. Dokter Baru Perlu Tahu Apa yang Harus Dilakukan Saat Sistem Bermasalah
Pelatihan sebaiknya tidak hanya membahas kondisi normal.
Dokter juga perlu mengetahui apa yang harus dilakukan apabila sistem tidak dapat diakses, koneksi bermasalah, atau terjadi gangguan pada fitur tertentu.
Tujuannya agar dokter tidak membuat keputusan sendiri, seperti menyimpan data pasien secara sembarangan pada perangkat pribadi.
Klinik sebaiknya memiliki prosedur kontinjensi dan menjelaskan prosedur tersebut kepada pengguna sejak awal.
8. Jangan Berhenti pada Pelatihan Pertama
Pelatihan awal memang penting, tetapi kebutuhan dapat berubah.
Sistem RME bisa mendapatkan pembaruan, fitur baru dapat ditambahkan, dan SOP klinik dapat mengalami perubahan.
Karena itu, pelatihan penyegaran dapat dilakukan ketika terdapat perubahan yang cukup signifikan.
Klinik juga dapat mengumpulkan pertanyaan atau keluhan dokter sebagai bahan untuk menentukan materi pelatihan berikutnya.
Apa yang Sebaiknya Disiapkan Klinik?
Klinik dapat membuat panduan singkat penggunaan RME khusus untuk dokter.
Panduan tersebut tidak perlu terlalu panjang. Cukup berisi alur utama dan langkah yang paling sering dilakukan.
Selain itu, klinik dapat menunjuk satu atau beberapa orang yang menjadi tempat bertanya ketika dokter mengalami kendala penggunaan.
Dengan cara ini, dokter baru tidak harus mencari solusi sendiri ketika menemui masalah.
Pelatihan Juga Membantu Klinik Mengevaluasi Sistem
Menariknya, proses pelatihan dapat menjadi kesempatan bagi klinik untuk menemukan masalah pada RME.
Apabila banyak dokter menanyakan hal yang sama atau kesulitan pada bagian yang sama, mungkin masalahnya bukan sekadar kurangnya pemahaman pengguna.
Bisa jadi tampilan atau alur sistem memang perlu disederhanakan.
Dengan kata lain, pelatihan dapat menjadi sumber masukan untuk meningkatkan pengalaman pengguna.
Kesimpulan
Pelatihan RME untuk dokter baru penting karena setiap sistem memiliki alur, tampilan, fitur, serta aturan penggunaan yang berbeda.
Pelatihan dapat membantu dokter beradaptasi lebih cepat, mengurangi kesalahan penggunaan, memahami hak akses, dan mengikuti standar dokumentasi yang diterapkan klinik.
Namun, pelatihan sebaiknya tidak berhenti pada cara mengoperasikan menu. Dokter juga perlu memahami bagaimana menggunakan RME secara aman dan apa yang harus dilakukan ketika sistem mengalami kendala.
Pada akhirnya, keberhasilan implementasi RME tidak hanya bergantung pada teknologinya, tetapi juga pada seberapa siap orang yang menggunakannya.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika