Jam sibuk merupakan salah satu momen yang paling menguji operasional sebuah klinik. Jumlah pasien meningkat, petugas harus melayani lebih cepat, dokter menangani lebih banyak kunjungan, dan berbagai proses harus berjalan hampir bersamaan.
Dalam kondisi seperti ini, Rekam Medis Elektronik (RME) menjadi bagian penting dari alur pelayanan. Namun, penggunaan RME saat pasien sedang ramai membutuhkan persiapan. Sistem yang normal saat klinik sepi belum tentu terasa sama ketika digunakan oleh banyak orang secara bersamaan.
Lalu, bagaimana cara menjaga pelayanan tetap berjalan lancar saat klinik sedang ramai?
1. Pastikan Alur Pendaftaran Sudah Sederhana
Jam sibuk sering kali dimulai dari meja pendaftaran.
Apabila petugas harus memasukkan informasi yang sama berulang kali atau membuka terlalu banyak menu, antrean dapat bertambah sebelum pasien bertemu tenaga kesehatan.
Klinik perlu mengevaluasi proses pendaftaran dan melihat apakah data yang dibutuhkan memang dapat dimasukkan secara praktis.
RME seharusnya mendukung alur pelayanan, bukan membuat petugas harus melakukan langkah tambahan yang sebenarnya tidak diperlukan.
2. Pastikan Perangkat dan Koneksi Siap Digunakan
RME sangat bergantung pada perangkat dan koneksi yang digunakan untuk mengakses sistem.
Komputer yang bermasalah, jaringan tidak stabil, atau perangkat yang terlalu lambat dapat menghambat proses meskipun aplikasi RME sendiri berfungsi dengan baik.
Sebelum jam pelayanan dimulai, klinik dapat melakukan pemeriksaan sederhana terhadap perangkat yang digunakan, koneksi internet atau jaringan internal, serta akses setiap pengguna.
Pengecekan seperti ini terlihat sederhana, tetapi dapat membantu menemukan masalah sebelum antrean pasien mulai menumpuk.
3. Hindari Satu Proses Menjadi Bottleneck
Pelayanan klinik terdiri dari banyak tahapan.
Misalnya:
Pendaftaran → pemeriksaan awal → konsultasi dokter → pemeriksaan penunjang → farmasi → pembayaran
Apabila salah satu tahapan membutuhkan waktu jauh lebih lama, pasien dapat menumpuk di bagian tersebut.
Karena itu, pengelola klinik perlu melihat keseluruhan alur, bukan hanya kecepatan RME.
RME dapat membantu pengelolaan informasi, tetapi kapasitas dokter, jumlah petugas, ruang pelayanan, dan proses administratif juga memengaruhi panjang pendeknya antrean.
4. Gunakan Hak Akses Sesuai Peran
Tidak semua pengguna membutuhkan fungsi yang sama.
Dokter membutuhkan akses terhadap informasi klinis dan dokumentasi pelayanan. Petugas administrasi memiliki kebutuhan berbeda. Begitu pula dengan tenaga kesehatan lainnya.
Pengaturan hak akses sesuai peran dapat membantu pengguna menemukan fungsi yang memang mereka perlukan.
Selain membuat sistem lebih terstruktur, pengelolaan hak akses juga berkaitan dengan keamanan data. Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 mengatur hak akses RME melalui kebijakan pimpinan fasilitas pelayanan kesehatan dengan memperhatikan prinsip keamanan data dan informasi.
5. Kurangi Pekerjaan yang Masih Harus Dilakukan Secara Manual
Jam sibuk bukan waktu yang ideal untuk melakukan pekerjaan berulang.
Apabila staf harus menyalin data pasien dari RME ke spreadsheet, menulis ulang informasi pada dokumen lain, atau memasukkan data yang sama berkali-kali, waktu kerja akan semakin panjang.
Klinik dapat memetakan proses mana saja yang masih membutuhkan input manual dan melihat apakah proses tersebut dapat disederhanakan.
Semakin sedikit pekerjaan administratif yang tidak perlu, semakin banyak waktu yang dapat digunakan untuk melayani pasien.
6. Pastikan Dokter Mudah Menemukan Informasi
Saat pasien banyak, waktu yang dibutuhkan untuk membuka informasi sebelumnya menjadi semakin penting.
Dokter dapat memerlukan riwayat kunjungan, hasil pemeriksaan, diagnosis, obat, maupun informasi lain yang relevan.
Karena itu, tampilan dan struktur RME harus membuat informasi yang dibutuhkan mudah ditemukan.
RME yang membutuhkan terlalu banyak navigasi dapat memperlambat dokumentasi, terutama ketika digunakan berkali-kali sepanjang hari.
7. Siapkan SOP untuk Jam Sibuk
Klinik sebaiknya tidak hanya memiliki SOP untuk kondisi normal.
Kondisi ramai juga perlu dipertimbangkan.
Misalnya, siapa yang menangani masalah teknis, siapa yang membantu petugas pendaftaran ketika antrean meningkat, bagaimana komunikasi antarbagian dilakukan, dan bagaimana pelayanan dilanjutkan jika salah satu sistem mengalami kendala.
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 mengatur bahwa fasilitas pelayanan kesehatan perlu menyusun standar prosedur operasional penyelenggaraan RME sesuai kebutuhan dan sumber daya masing-masing.
8. Lakukan Uji Coba pada Kondisi yang Menyerupai Jam Sibuk
Sebuah sistem mungkin terlihat baik ketika digunakan oleh beberapa orang.
Namun, kondisi dapat berbeda ketika banyak pengguna mengaksesnya secara bersamaan.
Klinik dapat melakukan evaluasi berdasarkan pengalaman saat jam ramai: apakah sistem tetap responsif, apakah pengguna kesulitan masuk, apakah proses pencatatan menjadi lambat, dan apakah terjadi pekerjaan yang harus diulang.
Hasil evaluasi tersebut dapat digunakan untuk mengetahui bagian mana yang perlu diperbaiki.
Jangan Menunggu Jam Sibuk untuk Mengetahui Masalah RME
Masalah yang muncul ketika klinik ramai sering kali sebenarnya sudah ada sejak sebelumnya.
Bedanya, ketika pasien masih sedikit, masalah tersebut belum terlalu terlihat.
Karena itu, pengelola dapat melakukan evaluasi secara rutin, termasuk melihat keluhan pengguna, waktu proses pelayanan, dan pekerjaan manual yang masih dilakukan.
Dengan begitu, perbaikan dapat dilakukan sebelum masalah menjadi lebih besar.
Kesimpulan
RME dapat membantu klinik mengelola informasi dan mendukung pelayanan, tetapi kelancaran saat jam sibuk tidak hanya bergantung pada software.
Kesiapan perangkat, koneksi, pembagian tugas, hak akses, alur pendaftaran, kemampuan pengguna, dan SOP juga memiliki peran penting.
Klinik sebaiknya melihat RME sebagai bagian dari keseluruhan sistem pelayanan. Ketika teknologi, manusia, dan alur kerja dirancang untuk saling mendukung, pelayanan dapat lebih siap menghadapi peningkatan jumlah pasien.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika