Rekam Medis Elektronik (RME) membantu klinik menyimpan dan mengelola informasi pasien secara digital. Namun, penggunaan RME bukan hanya soal apakah data sudah dimasukkan atau belum. Waktu pengisian juga penting.
Ketika dokumentasi pelayanan sering dilakukan beberapa jam setelah pasien selesai berobat, atau bahkan menumpuk hingga akhir hari, klinik dapat menghadapi sejumlah masalah.
Lalu, apa dampaknya jika RME sering diisi terlambat?
Apa yang Dimaksud dengan Pengisian RME yang Terlambat?
Pengisian terlambat terjadi ketika dokumentasi pelayanan tidak dilakukan pada waktu yang semestinya, kemudian baru dicatat setelah pelayanan selesai cukup lama.
Misalnya, dokter sudah melayani beberapa pasien, tetapi catatan seluruh kunjungan baru dilengkapi setelah jam praktik selesai.
Dalam kondisi tertentu, keterlambatan mungkin terjadi karena situasi pelayanan yang padat. Namun, jika menjadi kebiasaan, klinik perlu mengevaluasi penyebabnya.
1. Detail Pelayanan Bisa Lebih Mudah Terlewat
Semakin lama jarak antara pelayanan dan pencatatan, semakin besar kemungkinan pengguna lupa terhadap detail tertentu.
Dokumentasi kesehatan membutuhkan informasi yang akurat dan relevan. Ketika pencatatan dilakukan jauh setelah pelayanan, tenaga kesehatan dapat harus mengandalkan ingatan atau catatan sementara.
Hal ini membuat ketepatan dan kelengkapan dokumentasi perlu mendapat perhatian.
2. Informasi Pasien Tidak Segera Tersedia
Salah satu manfaat RME adalah informasi dapat tersedia secara elektronik untuk mendukung kesinambungan pelayanan.
SATUSEHAT sendiri memiliki alur integrasi data rawat jalan yang mencakup pendaftaran pasien, kunjungan, anamnesis, pemeriksaan, riwayat penyakit, hingga rencana perawatan.
Apabila dokumentasi belum dimasukkan, informasi terbaru dari suatu kunjungan tentu belum tercermin secara lengkap dalam sistem.
Hal ini dapat menjadi penting ketika pasien kembali berobat dan membutuhkan riwayat pelayanan sebelumnya.
3. Dokter atau Tenaga Kesehatan Berikutnya Bisa Kesulitan Melihat Informasi Terbaru
Pasien tidak selalu ditangani oleh tenaga kesehatan yang sama setiap kali berkunjung.
Jika catatan kunjungan sebelumnya belum lengkap, pengguna lain yang menangani pasien dapat memiliki informasi yang belum sepenuhnya diperbarui.
Karena itu, ketepatan waktu dokumentasi turut berhubungan dengan kualitas informasi yang tersedia bagi tenaga kesehatan berikutnya.
4. Pekerjaan Administratif Bisa Menumpuk
Menunda pencatatan berarti pekerjaan yang seharusnya diselesaikan saat pelayanan berlangsung dipindahkan ke waktu lain.
Akibatnya, pada akhir hari dokter atau staf dapat menghadapi banyak catatan yang harus diselesaikan sekaligus.
Kondisi tersebut dapat membuat beban pekerjaan terasa lebih berat dan berpotensi mengurangi waktu untuk pekerjaan lain.
5. Data untuk Integrasi Bisa Ikut Terlambat
Dalam ekosistem SATUSEHAT, sistem RME dan fasyankes melakukan pertukaran data melalui mekanisme interoperabilitas. SATUSEHAT menyediakan dashboard untuk memantau pengiriman data dan membedakan transaksi yang berhasil maupun gagal.
Karena itu, kualitas dan kelengkapan data dari sistem sumber tetap menjadi hal yang penting.
Klinik perlu memastikan bahwa dokumentasi internal dilakukan secara konsisten sebelum data digunakan untuk proses pertukaran atau pelaporan yang berkaitan.
Mengapa RME Bisa Sering Diisi Terlambat?
Penyebabnya bisa berbeda di setiap klinik.
Beberapa kemungkinan antara lain:
Jumlah pasien terlalu banyak dalam satu waktu.
Tampilan RME membutuhkan terlalu banyak langkah.
Dokter belum terbiasa dengan sistem.
Dokter harus berpindah-pindah antara beberapa aplikasi.
Koneksi atau performa sistem kurang stabil.
Alur pengisian RME belum sesuai dengan proses pelayanan.
Karena itu, klinik sebaiknya tidak langsung menganggap masalah keterlambatan hanya sebagai kesalahan pengguna.
Bagaimana Mengurangi Kebiasaan Menunda Pengisian?
Langkah pertama adalah mencari tahu kapan dan mengapa pencatatan tertunda.
Klinik dapat melihat rata-rata waktu antara selesai pelayanan dan selesainya dokumentasi. Dari sana, pengelola dapat mengetahui apakah keterlambatan hanya terjadi pada jam tertentu atau hampir sepanjang hari.
Selain itu, evaluasi dapat diarahkan pada tampilan RME, jumlah langkah pengisian, template, perangkat, dan alur kerja.
Jika masalahnya adalah sistem terlalu rumit, solusi bisa berbeda dengan masalah yang disebabkan oleh kurangnya pelatihan.
Jangan Hanya Menilai dari “Sudah Diisi”
Klinik sebaiknya tidak hanya memantau apakah seluruh catatan pada akhirnya sudah lengkap.
Yang perlu dilihat juga adalah kapan data tersebut dicatat.
RME yang seluruh datanya baru lengkap beberapa jam kemudian belum tentu memberikan manfaat yang sama dengan dokumentasi yang dilakukan secara konsisten dan tepat waktu.
Karena itu, pengelola klinik dapat menjadikan ketepatan waktu dokumentasi sebagai salah satu indikator dalam evaluasi penggunaan RME.
Kesimpulan
RME yang sering diisi terlambat dapat membuat informasi pelayanan terbaru tidak segera tersedia, meningkatkan risiko detail pelayanan terlewat, dan menyebabkan pekerjaan dokumentasi menumpuk.
Penyebab keterlambatan tidak selalu berasal dari pengguna. Desain sistem, beban pasien, alur kerja, performa teknologi, dan kebiasaan kerja juga dapat berpengaruh.
Karena itu, klinik perlu mencari akar masalahnya dan memastikan RME dapat digunakan secara praktis dalam alur pelayanan sehari-hari. Dengan dokumentasi yang lebih konsisten dan tepat waktu, data pasien dapat lebih siap digunakan untuk mendukung pelayanan berikutnya.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika