Klinik sudah menggunakan Rekam Medis Elektronik (RME), tetapi pekerjaan manual ternyata masih banyak dilakukan. Data pasien masih dicatat ulang, laporan dibuat secara terpisah, bahkan beberapa informasi harus dipindahkan dari satu sistem ke sistem lainnya.
Kondisi ini cukup membingungkan. Bukankah salah satu tujuan digitalisasi adalah membuat pekerjaan menjadi lebih praktis?
Jawabannya, keberadaan RME saja tidak otomatis menghilangkan seluruh pekerjaan manual. Efektivitas sistem juga dipengaruhi oleh bagaimana RME dirancang, digunakan, dan diintegrasikan dengan proses kerja klinik.
RME Canggih Belum Tentu Sesuai dengan Alur Kerja
Sebuah sistem dapat memiliki banyak fitur, tetapi belum tentu semua fitur tersebut relevan dengan kebutuhan klinik.
Contohnya, klinik mungkin memiliki fitur dokumentasi pasien yang lengkap, tetapi staf masih harus memasukkan data yang sama ke aplikasi lain karena belum ada integrasi.
Dalam kondisi seperti ini, teknologi memang sudah digunakan, tetapi alur kerjanya masih terfragmentasi.
Artinya, masalahnya bukan selalu pada jumlah fitur, melainkan pada apakah fitur tersebut benar-benar terhubung dengan pekerjaan sehari-hari.
1. Data Masih Harus Diinput Berulang Kali
Salah satu tanda paling jelas adalah adanya pekerjaan input berulang.
Misalnya, data pasien sudah masuk ke RME, tetapi staf masih harus menyalinnya ke spreadsheet atau sistem administratif lainnya.
Semakin banyak pasien yang dilayani, semakin besar pula pekerjaan tambahan tersebut.
Idealnya, klinik mengevaluasi proses mana saja yang masih membutuhkan input berulang dan mencari tahu mengapa data belum dapat mengalir dari satu proses ke proses lainnya.
2. Sistem Belum Terintegrasi dengan Proses Klinik
Digitalisasi sering dilakukan secara bertahap. Klinik bisa saja memiliki sistem untuk RME, pendaftaran, pembayaran, farmasi, atau kebutuhan lainnya.
Jika setiap sistem bekerja sendiri-sendiri, staf dapat berperan sebagai “penghubung” dengan memindahkan data secara manual.
Dalam ekosistem SATUSEHAT, interoperabilitas justru dirancang agar sistem informasi kesehatan dapat saling bertukar data menggunakan standar yang sama. SATUSEHAT menggunakan HL7 FHIR sebagai standar data model dan API untuk interoperabilitas.
Karena itu, kemampuan integrasi menjadi salah satu hal yang perlu diperhatikan saat mengevaluasi RME.
3. Fitur Ada, tetapi Tidak Dimanfaatkan
RME mungkin memiliki fitur yang dapat membantu pekerjaan staf, tetapi pengguna belum mengetahui atau belum terbiasa menggunakannya.
Akibatnya, staf tetap menggunakan cara lama karena terasa lebih familiar.
Masalah seperti ini tidak selalu membutuhkan penggantian sistem. Bisa saja solusinya adalah pelatihan, penyederhanaan alur, atau pengaturan ulang sistem.
Pengelola klinik perlu membedakan antara fitur yang tidak tersedia dan fitur yang tersedia tetapi belum dimanfaatkan.
4. Prosedur Kerja Masih Mengikuti Sistem Lama
Ini merupakan salah satu tantangan yang sering terlupakan.
Ketika klinik menggunakan RME, tetapi SOP masih dirancang berdasarkan proses kertas, sebagian pekerjaan manual bisa tetap bertahan.
Contohnya, staf tetap mencetak dokumen tertentu karena prosedur lama mengharuskannya, meskipun informasi sebenarnya sudah tersedia secara elektronik.
Digitalisasi seharusnya menjadi kesempatan untuk mengevaluasi kembali proses kerja, bukan sekadar mengganti media pencatatan.
5. Hak Akses Pengguna Belum Diatur dengan Baik
Tidak semua staf membutuhkan akses terhadap informasi dan fungsi yang sama.
Jika sistem tidak dikonfigurasi sesuai peran pengguna, staf mungkin kesulitan menemukan fungsi yang mereka butuhkan atau justru harus meminta bantuan pengguna lain.
Pengaturan hak akses yang sesuai dapat membantu membuat alur kerja lebih jelas sekaligus mendukung pengelolaan keamanan data.
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 menempatkan keamanan dan kerahasiaan data serta informasi sebagai prinsip dalam penyelenggaraan rekam medis elektronik.
6. Sistem Belum Mengikuti Perkembangan Kebutuhan Klinik
Klinik dapat berubah dari waktu ke waktu.
Jumlah pasien bertambah, layanan baru dibuka, tenaga kesehatan bertambah, atau bahkan klinik memiliki beberapa lokasi.
RME yang awalnya terasa cukup dapat menjadi kurang sesuai ketika kebutuhan berubah.
Karena itu, evaluasi sistem perlu dilakukan secara berkala. Pertanyaannya bukan hanya “Apakah RME sudah digunakan?”, tetapi juga “Berapa banyak pekerjaan manual yang masih tersisa?”
Apa yang Bisa Dilakukan Klinik?
Klinik dapat memetakan seluruh proses kerja dari awal hingga akhir.
Contohnya:
Pendaftaran → pemeriksaan → dokumentasi dokter → farmasi → pembayaran → pelaporan
Kemudian tandai bagian yang masih menggunakan kertas, spreadsheet, atau input ulang.
Dari sana, pengelola dapat menentukan apakah masalahnya berasal dari konfigurasi RME, kurangnya integrasi, SOP, pelatihan pengguna, atau memang keterbatasan sistem.
Kesimpulan
RME yang memiliki banyak fitur belum tentu membuat klinik bebas dari pekerjaan manual.
Penyebabnya dapat berupa data yang masih harus diinput berulang, sistem yang belum terintegrasi, fitur yang belum dimanfaatkan, SOP yang masih mengikuti cara lama, hingga sistem yang tidak lagi sesuai dengan perkembangan klinik.
Karena itu, keberhasilan digitalisasi tidak cukup diukur dari apakah klinik sudah memiliki RME. Yang perlu dilihat juga adalah berapa banyak proses manual yang benar-benar berhasil dikurangi.
RME seharusnya menjadi bagian dari alur kerja klinik, bukan sekadar aplikasi tambahan yang harus digunakan oleh staf.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika