Ketika sebuah klinik sudah menggunakan Rekam Medis Elektronik (RME) dan berhasil terintegrasi dengan sistem kesehatan lain, pekerjaan seharusnya menjadi lebih praktis.
Namun, dalam praktiknya, staf masih dapat menemukan data yang perlu diperiksa kembali secara manual.
Data terlihat sudah terkirim, tetapi mengapa masih harus dicek?
Jawabannya karena integrasi tidak sama dengan seluruh proses menjadi otomatis tanpa pemeriksaan. Sistem tetap membutuhkan validasi untuk memastikan data yang dikirim memiliki struktur, nilai, referensi, dan informasi yang sesuai.
Integrasi Bukan Berarti Tidak Ada Pemeriksaan
Dalam proses interoperabilitas, data dari sistem RME dikirim ke sistem tujuan melalui mekanisme tertentu.
SATUSEHAT, misalnya, melakukan validasi terhadap data FHIR yang dikirim melalui API. Jika terdapat kesalahan pada request, sistem dapat mengembalikan pesan kegagalan. Kesalahan tersebut dapat berkaitan dengan format, nilai, duplikasi, referensi, atau elemen wajib yang belum dikirim.
Artinya, meskipun sistem sudah terhubung, hasil pengiriman tetap perlu dipantau.
1. Data Bisa Berhasil Terkirim, tetapi Tetap Perlu Dipastikan Isinya
Status berhasil menunjukkan bahwa transaksi telah diproses sesuai mekanisme sistem. Namun, klinik tetap perlu memastikan data yang dihasilkan memang sesuai dengan informasi pelayanan yang dicatat.
Karena itulah pemantauan tidak seharusnya hanya dilakukan ketika muncul error.
Klinik juga dapat melakukan pemeriksaan berkala terhadap kualitas data yang masuk dan cara data tersebut digunakan.
2. Data yang Tidak Sesuai Struktur Bisa Ditolak
Dalam interoperabilitas, data kesehatan tidak bisa dikirim dengan format sembarangan.
SATUSEHAT memiliki aturan terminologi dan struktur data tertentu. Sistem melakukan validasi sebelum request diteruskan ke penyimpanan data. Jika request tidak sesuai, sistem dapat mengembalikan respons error.
Contohnya dapat berupa kode yang tidak ditemukan, format yang tidak sesuai, resource yang terduplikasi, atau elemen yang diwajibkan tetapi tidak dikirim.
Inilah alasan pengecekan data tetap diperlukan meskipun RME sudah terintegrasi.
3. Data Duplikat Bisa Menjadi Masalah
Salah satu contoh yang secara eksplisit didokumentasikan SATUSEHAT adalah duplicate resource, yaitu ketika payload yang sama dikirim lebih dari satu kali.
Jika proses otomatis tidak dikontrol dengan baik, masalah seperti ini bisa muncul tanpa langsung terlihat dari tampilan RME sehari-hari.
Karena itu, pemantauan transaksi dapat membantu klinik mengetahui apakah ada data yang gagal atau terkirim lebih dari satu kali.
4. Tenaga Kesehatan Tetap Bertanggung Jawab terhadap Dokumentasi
Teknologi dapat membantu mengirim dan menyimpan data, tetapi kualitas informasi tetap bergantung pada data yang dicatat oleh pengguna.
Jika informasi awal salah, kosong, atau tidak lengkap, sistem tidak otomatis dapat mengetahui konteks klinis yang sebenarnya.
Oleh karena itu, klinik perlu membangun kebiasaan dokumentasi yang baik sejak data pertama kali dimasukkan ke RME.
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 juga menekankan keamanan, integritas, dan ketersediaan data RME. Integritas berarti menjamin keakuratan data dan perubahan hanya dilakukan oleh pihak yang memiliki hak akses.
5. Monitoring Membantu Menemukan Masalah Lebih Cepat
SATUSEHAT menyediakan Dashboard Monitoring Integrasi yang dapat digunakan fasyankes dan penyedia sistem RME untuk memantau pengiriman data. Fitur Log Transaksi FHIR menampilkan informasi seperti resource yang dikirim, status transaksi, kode respons, waktu pengiriman, dan ID transaksi.
Dengan adanya monitoring tersebut, klinik tidak harus menunggu sampai masalah besar muncul.
Data yang gagal dapat ditelusuri dan penyebabnya dapat diperiksa.
6. Pemeriksaan Manual Tidak Selalu Berarti Sistemnya Gagal
Ini juga perlu dipahami.
Pemeriksaan manual dapat menjadi bagian dari quality control.
Misalnya, staf melakukan pengecekan terhadap sampel data untuk memastikan identitas, jenis pelayanan, dokumentasi, dan informasi terkait sudah sesuai.
Jadi, tujuan pemeriksaan bukan selalu karena sistem tidak mampu bekerja otomatis, tetapi untuk memastikan proses digital tetap menghasilkan data yang dapat dipercaya.
7. Kualitas Data Lebih Penting daripada Sekadar Status “Terkirim”
Klinik mungkin merasa aman ketika dashboard menunjukkan transaksi berhasil.
Namun, ukuran kualitas data seharusnya lebih luas.
Data perlu dinilai dari beberapa aspek, seperti:
Apakah identitas pasien benar?
Apakah informasi pelayanan lengkap?
Apakah tidak terjadi duplikasi?
Apakah kode dan terminologi sesuai?
Apakah data tersimpan pada waktu yang tepat?
Hal tersebut menjadi semakin penting ketika data digunakan untuk pertukaran informasi antar-sistem.
Apa yang Sebaiknya Dilakukan Klinik?
Klinik dapat membagi pemeriksaan menjadi dua bagian.
Pertama, pemeriksaan proses, yaitu memastikan data berhasil dikirim dan tidak terdapat error.
Kedua, pemeriksaan kualitas, yaitu memastikan informasi yang dikirim memang sesuai dengan dokumentasi pelayanan.
Dengan pendekatan tersebut, klinik tidak hanya mengejar integrasi, tetapi juga menjaga kualitas data.
Kesimpulan
RME yang sudah terintegrasi bukan berarti seluruh proses dapat berjalan tanpa pemeriksaan.
Data tetap perlu divalidasi karena sistem tujuan memiliki aturan mengenai struktur, terminologi, referensi, elemen wajib, dan duplikasi. SATUSEHAT menyediakan fitur monitoring dan log transaksi untuk membantu fasyankes melihat pengiriman yang berhasil maupun gagal.
Karena itu, pemeriksaan manual tidak selalu menandakan integrasi RME gagal. Justru, pemeriksaan dapat menjadi bagian dari upaya menjaga akurasi, kelengkapan, dan kualitas data pasien.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika
Article by Khairan