Klinik sudah menggunakan Rekam Medis Elektronik. Komputer dan sistem sudah tersedia, tenaga kesehatan sudah memiliki akun, tetapi setelah beberapa waktu muncul pertanyaan:
“Kenapa pekerjaan masih terasa sama saja?”
Dokumen mungkin sudah tidak sebanyak dulu, tetapi pencatatan terasa rumit. Dokter masih membutuhkan waktu lama untuk mencari informasi. Staf masih melakukan pencatatan manual. Bahkan, sebagian proses masih dikerjakan dengan cara lama.
Situasi ini bukan berarti RME tidak memiliki manfaat. Bisa jadi cara penerapannya belum sesuai dengan kebutuhan klinik.
Kementerian Kesehatan juga mengidentifikasi sejumlah hambatan dalam implementasi RME di fasilitas pelayanan kesehatan, termasuk komitmen manajemen, biaya implementasi dan infrastruktur, pemilihan vendor, koneksi internet, keterbatasan SDM, dan keamanan data.
Kenapa Manfaat RME Bisa Tidak Terasa?
1. Klinik hanya mengganti kertas dengan aplikasi
Ini merupakan salah satu masalah yang paling mendasar.
Kalau proses manual hanya dipindahkan ke layar tanpa memperbaiki alurnya, pekerjaan memang terlihat lebih modern, tetapi belum tentu menjadi lebih efisien.
Misalnya, sebelumnya staf menulis informasi pasien di tiga dokumen. Setelah menggunakan RME, staf tetap harus memasukkan informasi yang sama berulang kali pada tiga bagian sistem.
Digital, tetapi belum tentu efisien.
2. Sistem tidak sesuai dengan alur kerja klinik
Setiap klinik memiliki cara kerja yang berbeda.
Jika RME mengharuskan pengguna mengikuti terlalu banyak langkah yang tidak sesuai dengan proses pelayanan, dokter dan staf bisa merasa sistem justru menambah pekerjaan.
Karena itu, alur pelayanan sebaiknya dipetakan terlebih dahulu sebelum sistem dikonfigurasi.
3. Pengguna belum terbiasa
Perubahan dari rekam medis kertas ke sistem elektronik membutuhkan adaptasi.
Dokter dan staf perlu memahami bukan hanya cara menekan tombol, tetapi juga alasan di balik perubahan proses tersebut.
Tanpa pelatihan dan pendampingan yang memadai, sebagian pengguna dapat kembali menggunakan cara manual untuk menyelesaikan pekerjaan.
4. Fitur terlalu banyak tetapi jarang digunakan
RME dengan puluhan fitur belum tentu lebih bermanfaat.
Yang penting adalah fitur yang benar-benar membantu aktivitas klinik.
Sistem yang terlalu kompleks dapat membuat pengguna membutuhkan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan tugas sederhana.
5. Infrastruktur belum mendukung
Koneksi internet yang tidak stabil, komputer lambat, perangkat yang tidak mencukupi, atau masalah jaringan dapat membuat pengalaman penggunaan RME menjadi buruk.
Kementerian Kesehatan mencatat ketersediaan jaringan internet dan infrastruktur sebagai salah satu tantangan dalam implementasi RME di lapangan.
Bagian Mana yang Seharusnya Bisa Terbantu?
RME dapat memberikan manfaat pada beberapa proses, meskipun tingkat manfaatnya berbeda pada setiap klinik.
Pencarian informasi pasien
Dokter dapat menelusuri riwayat pasien secara elektronik tanpa mencari map secara fisik.
Dokumentasi
Informasi klinis dapat dicatat dalam struktur digital yang lebih konsisten.
Pengelolaan data
Data yang sudah tersimpan secara elektronik dapat digunakan untuk kebutuhan tertentu seperti pelaporan dan analisis.
Kementerian Kesehatan menyebut RME terintegrasi dapat dimanfaatkan untuk peningkatan mutu pelayanan serta pemantauan pelayanan berbasis outcome.
Integrasi
RME juga dapat menjadi bagian dari ekosistem kesehatan digital melalui integrasi dengan SATUSEHAT. SATUSEHAT menggunakan HL7 FHIR sebagai standar pertukaran data kesehatan.
Bagaimana Mengetahui Penyebab Manfaatnya Tidak Terasa?
Jangan langsung mengganti sistem.
Mulailah dengan melihat proses yang paling sering dikeluhkan oleh pengguna.
Tanyakan:
Apakah pencatatan terlalu lama?
Apakah dokter sulit menemukan riwayat pasien?
Apakah staf masih melakukan input berulang?
Apakah sistem sering mengalami gangguan?
Apakah data tidak dapat terintegrasi dengan baik?
Apakah pengguna belum memahami sistem?
Jawaban dari pertanyaan tersebut dapat membantu menentukan apakah masalahnya berada pada sistem, proses, infrastruktur, atau SDM.
Cara Membuat RME Lebih Berguna
Sederhanakan alur
Kurangi langkah yang tidak perlu dan sesuaikan sistem dengan proses nyata di klinik.
Libatkan pengguna
Dokter dan staf yang menggunakan sistem setiap hari sebaiknya ikut memberikan masukan.
Berikan pelatihan berdasarkan peran
Dokter tidak membutuhkan pelatihan yang sama dengan petugas administrasi.
Ukur hasilnya
Klinik dapat membandingkan waktu pencarian riwayat, durasi dokumentasi, jumlah kesalahan input, dan kelengkapan data sebelum dan sesudah implementasi.
Pantau integrasi
SATUSEHAT menyediakan dashboard monitoring untuk melihat transaksi data yang berhasil maupun gagal sehingga masalah integrasi dapat ditelusuri.
Bagaimana dengan Vendor?
Klinik juga perlu menilai kualitas dukungan dari penyedia sistem.
Apakah vendor membantu konfigurasi?
Apakah tersedia pelatihan?
Apakah ada layanan bantuan ketika sistem bermasalah?
Apakah integrasi diperbarui ketika standar berubah?
SATUSEHAT saat ini mewajibkan sistem RME mitra/vendor maupun sistem mandiri untuk melalui proses registrasi dan verifikasi agar dapat digunakan dalam ekosistem interoperabilitas.
Manfaat RME Harus Bisa Diukur
Daripada hanya mengatakan “RME sudah digunakan”, klinik dapat membuat indikator sederhana.
Misalnya:
Sebelum RME: pencarian berkas membutuhkan waktu tertentu.
Setelah RME: berapa lama pencarian riwayat pasien?
Atau:
Sebelum RME: berapa banyak dokumen yang harus diisi?
Setelah RME: berapa kali data harus dimasukkan ulang?
Dari perbandingan tersebut, pengelola dapat melihat apakah digitalisasi benar-benar memberikan perubahan.
Kesimpulan
RME yang sudah terpasang belum tentu langsung memberikan manfaat maksimal.
Penyebabnya bisa berupa sistem yang tidak sesuai alur kerja, pengguna yang belum terbiasa, pelatihan yang kurang, infrastruktur yang terbatas, terlalu banyak input berulang, atau integrasi yang belum optimal.
Karena itu, klinik sebaiknya tidak berhenti pada tahap “sudah punya RME”.
Yang lebih penting adalah memastikan RME benar-benar membantu pekerjaan sehari-hari. Ukur hasilnya, dengarkan pengguna, perbaiki proses, dan pantau integrasinya.
Dengan pendekatan tersebut, RME dapat diposisikan bukan sekadar sebagai aplikasi wajib, tetapi sebagai alat yang benar-benar mendukung operasional klinik.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika