Mendirikan klinik baru membutuhkan banyak persiapan, mulai dari peralatan medis, tenaga kesehatan, prosedur pelayanan, hingga sistem administrasi. Salah satu keputusan yang tidak kalah penting adalah memilih Rekam Medis Elektronik (RME).
Ketika mulai mencari sistem RME, pengelola klinik biasanya menemukan berbagai pilihan. Ada sistem dengan fitur dasar yang relatif sederhana, ada pula yang menawarkan banyak modul, integrasi, dan fitur tambahan.
Lalu, mana yang lebih baik untuk klinik baru: mulai dengan RME sederhana atau langsung memilih sistem yang lengkap?
Jawabannya bergantung pada kebutuhan, alur pelayanan, dan rencana perkembangan klinik. Namun, ada beberapa hal penting yang perlu dipahami sebelum mengambil keputusan.
Mengapa RME Penting bagi Klinik Baru?
Klinik baru memiliki kesempatan untuk membangun alur kerja yang lebih terstruktur sejak awal. Pengelola tidak harus menunggu sampai jumlah pasien bertambah atau masalah administrasi muncul untuk mulai menggunakan sistem digital.
Di Indonesia, Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis mewajibkan fasilitas pelayanan kesehatan, termasuk klinik, menyelenggarakan RME. Peraturan tersebut juga mengatur aspek penyelenggaraan, keamanan, kerahasiaan, dan pengelolaan rekam medis.
Karena itu, pertanyaannya bukan sekadar apakah klinik perlu menggunakan RME, melainkan bagaimana memilih dan menerapkan sistem yang sesuai dengan kebutuhannya.
Referensi: Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis – JDIH Kementerian Kesehatan.
Memulai dengan RME Sederhana, Apa Keuntungannya?
RME yang sederhana bukan berarti sistem yang tidak memadai. Maksudnya adalah memilih sistem dengan fungsi yang relevan tanpa menambahkan terlalu banyak fitur yang belum diperlukan.
Bagi klinik baru, pendekatan ini memiliki beberapa keuntungan.
1. Lebih Mudah Dipelajari oleh Staf
Pada awal operasional, dokter dan staf masih perlu beradaptasi dengan berbagai prosedur klinik.
Sistem dengan alur yang jelas dan menu yang mudah dipahami dapat membantu proses adaptasi tersebut.
Misalnya, pengguna perlu memahami cara mencari pasien, melihat riwayat kunjungan, mengisi dokumentasi pelayanan, dan menyelesaikan catatan. Apabila proses dasar ini mudah dijalankan, klinik dapat membangun kebiasaan penggunaan RME secara lebih konsisten.
2. Fokus pada Kebutuhan Utama
Klinik baru sebaiknya mengidentifikasi proses yang harus berjalan sejak hari pertama.
Contohnya adalah pendaftaran pasien, pencatatan informasi klinis, penyimpanan rekam medis, pengaturan hak akses, serta kebutuhan pelaporan dan integrasi yang berlaku.
Dengan mengetahui prioritas tersebut, pengelola dapat menghindari pemilihan fitur hanya karena terlihat menarik.
3. Mengurangi Kerumitan pada Awal Implementasi
Semakin banyak fitur yang perlu dikonfigurasi, semakin banyak pula hal yang harus dipelajari dan dipersiapkan.
Bukan berarti fitur lengkap selalu buruk. Namun, fitur yang belum dibutuhkan dapat menambah kerumitan jika pengguna belum memahami fungsi dasar sistem.
Karena itu, klinik dapat memprioritaskan kebutuhan utama terlebih dahulu selama sistem tetap memenuhi kewajiban yang berlaku dan mendukung proses pelayanan secara memadai.
Bagaimana dengan RME yang Langsung Lengkap?
Memilih RME dengan fitur yang lebih lengkap juga memiliki keuntungan, terutama apabila klinik sudah mempunyai rencana pengembangan yang jelas.
1. Lebih Siap Mengikuti Perkembangan Klinik
Klinik mungkin memulai operasional dengan beberapa dokter dan jumlah pasien yang relatif terbatas.
Namun, dalam beberapa tahun, jumlah pengguna dapat bertambah, layanan berkembang, dan proses operasional menjadi lebih kompleks.
Jika sistem RME sudah memiliki kemampuan yang sesuai dengan arah pertumbuhan tersebut, klinik mungkin tidak perlu terlalu sering mengubah sistem.
Namun, kemampuan berkembang tetap perlu dibuktikan. Jangan hanya mengandalkan janji bahwa sistem bisa mengikuti kebutuhan klinik.
2. Mendukung Lebih Banyak Kebutuhan Operasional
Beberapa klinik membutuhkan lebih dari sekadar dokumentasi rekam medis.
Misalnya, mereka juga memerlukan pengelolaan antrean, farmasi, laporan manajemen, integrasi dengan sistem lain, atau dukungan operasional untuk beberapa cabang.
Fitur-fitur tersebut dapat memberikan manfaat apabila memang sesuai dengan proses pelayanan klinik.
3. Memberi Ruang untuk Integrasi
Klinik juga perlu memperhatikan kebutuhan integrasi dengan ekosistem kesehatan digital.
SATUSEHAT menggunakan HL7 FHIR sebagai standar data model dan API untuk pertukaran informasi kesehatan. Kesiapan integrasi karena itu layak menjadi pertimbangan ketika memilih RME.
Referensi: Dokumentasi HL7 FHIR – SATUSEHAT Platform.
Risiko Jika Klinik Terlalu Fokus pada Sistem Sederhana
Memilih sistem sederhana dapat menjadi keputusan yang baik, tetapi jangan sampai kesederhanaan tersebut membuat klinik mengabaikan kebutuhan penting.
Misalnya, sistem yang dipilih tidak memiliki kemampuan pengelolaan data yang dibutuhkan, sulit mendukung integrasi, atau tidak menyediakan pengaturan akses yang memadai.
Apabila kebutuhan tersebut baru disadari setelah klinik berkembang, pengelola mungkin harus melakukan konfigurasi besar atau migrasi sistem.
Karena itu, RME sederhana tetap perlu memenuhi persyaratan dan kebutuhan utama klinik.
Risiko Jika Klinik Langsung Memilih Sistem yang Terlalu Lengkap
Sebaliknya, memilih sistem dengan banyak fitur juga tidak otomatis menjadi pilihan terbaik.
Ada kemungkinan klinik membayar fitur yang jarang digunakan, membutuhkan pelatihan lebih panjang, atau harus mengikuti alur kerja yang sebenarnya tidak sesuai dengan operasionalnya.
Jumlah fitur sebaiknya tidak dijadikan satu-satunya ukuran kualitas sistem.
Yang perlu dinilai adalah apakah fitur tersebut benar-benar membantu pekerjaan dokter, tenaga kesehatan, staf administrasi, dan pengelola klinik.
Jadi, Apa yang Sebaiknya Dilakukan Klinik Baru?
Sebelum memilih RME, pengelola dapat membagi kebutuhan menjadi tiga kelompok.
Pertama, kebutuhan wajib sejak awal. Ini mencakup penyelenggaraan rekam medis yang sesuai ketentuan, pencatatan pelayanan, pengelolaan akses, keamanan data, dan kebutuhan integrasi yang berlaku.
Kedua, kebutuhan operasional utama. Misalnya, pengelolaan pendaftaran, pencarian riwayat pasien, dokumentasi dokter, dan laporan yang dibutuhkan setiap hari.
Ketiga, kebutuhan pengembangan. Contohnya, dukungan untuk cabang baru, modul tambahan, atau pelaporan manajemen yang lebih kompleks.
Pembagian ini membantu klinik menentukan prioritas tanpa mengabaikan kebutuhan jangka panjang.
Pertanyaan yang Perlu Dijawab Sebelum Memilih RME
Pengelola dapat mulai dengan beberapa pertanyaan berikut:
- Berapa jumlah pasien yang diperkirakan dilayani setiap hari?
- Berapa dokter dan staf yang akan menggunakan sistem?
- Layanan apa saja yang tersedia sejak awal?
- Apakah klinik membutuhkan modul tambahan?
- Apakah RME sudah memenuhi kebutuhan integrasi SATUSEHAT?
- Bagaimana biaya jika klinik menambah pengguna atau fitur?
- Apakah sistem dapat mendukung perkembangan jumlah pasien dan cabang?
Jawaban tersebut akan membantu pengelola membandingkan sistem berdasarkan kebutuhan nyata, bukan sekadar daftar fitur.
Kesimpulan
RME untuk klinik baru tidak harus langsung memiliki semua fitur yang tersedia di pasaran. Namun, sistem yang dipilih harus mampu memenuhi kewajiban penyelenggaraan RME dan mendukung kebutuhan utama klinik sejak awal.
Memulai dengan sistem yang sederhana dapat membantu proses implementasi lebih terarah, sedangkan memilih sistem yang lebih lengkap dapat bermanfaat apabila klinik membutuhkan banyak fungsi sejak awal.
Kunci utamanya adalah menentukan prioritas, menguji alur kerja, dan mempertimbangkan perkembangan klinik di masa depan.
RME yang tepat bukan selalu yang paling sederhana atau paling lengkap, melainkan yang paling sesuai dengan kebutuhan klinik saat ini dan memiliki kemampuan untuk mengikuti perkembangannya.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika
Article by Khairan