Rekam Medis Elektronik (RME) digunakan dokter berulang kali dalam proses pelayanan. Karena itu, kemudahan penggunaan menjadi salah satu hal yang penting ketika klinik memilih atau mengevaluasi sistem.
RME dengan banyak fitur memang terlihat menarik. Namun, apabila dokter membutuhkan terlalu banyak langkah hanya untuk menyelesaikan pekerjaan sederhana, sistem tersebut belum tentu nyaman digunakan.
Lalu, seperti apa ciri-ciri RME yang mudah dipakai dokter?
1. Dokter Mudah Menemukan Pasien
Hal pertama yang seharusnya sederhana adalah mencari data pasien.
Dokter tidak seharusnya membutuhkan terlalu banyak langkah untuk menemukan pasien yang akan dilayani.
Pencarian yang mudah menjadi semakin penting ketika klinik memiliki jumlah pasien dan riwayat kunjungan yang besar.
RME pada dasarnya bertujuan membuat pengelolaan rekam medis lebih terstruktur dan mendukung peningkatan mutu pelayanan. Permenkes 24/2022 menetapkan RME sebagai bagian dari penyelenggaraan rekam medis pada fasilitas pelayanan kesehatan, termasuk klinik.
2. Riwayat Pasien Mudah Dipahami
RME bukan hanya tempat menyimpan catatan terbaru.
Dokter juga perlu melihat informasi dari kunjungan sebelumnya ketika diperlukan.
Sistem yang mudah digunakan sebaiknya menyajikan riwayat dengan struktur yang jelas sehingga dokter dapat membedakan informasi dari satu kunjungan dengan kunjungan lainnya.
Semakin mudah informasi dipahami, semakin kecil waktu yang diperlukan untuk mencari data yang relevan.
3. Menu yang Ditampilkan Relevan
Dokter tidak membutuhkan seluruh fungsi RME dalam satu tampilan.
Terlalu banyak menu justru dapat membuat layar terlihat penuh dan menyulitkan pengguna menemukan fungsi yang dibutuhkan.
Sistem yang baik dapat memprioritaskan fungsi sesuai peran pengguna.
Pendekatan ini juga sejalan dengan prinsip pengaturan hak akses. Permenkes 24/2022 mengatur bahwa hak akses diberikan sesuai kebijakan fasilitas pelayanan kesehatan dan dapat mencakup akses untuk menginput, memperbaiki, serta melihat data.
4. Pengisian Catatan Tidak Membutuhkan Terlalu Banyak Langkah
Dokter melayani banyak pasien dalam satu hari.
Karena itu, jumlah langkah untuk menyelesaikan dokumentasi perlu diperhatikan.
Misalnya, apabila catatan sederhana membutuhkan perpindahan ke banyak halaman, pengguna dapat merasa pekerjaan menjadi lebih lama.
RME yang mudah digunakan sebaiknya memiliki alur yang jelas dari awal sampai catatan selesai.
5. Template Membantu, Bukan Menghambat
Template dapat membantu dokter ketika dokumentasi memiliki pola yang berulang.
Namun, template juga perlu dirancang dengan hati-hati.
Terlalu banyak kolom atau pilihan yang tidak relevan dapat membuat proses pengisian menjadi lebih panjang.
Template yang baik memberikan struktur, tetapi tetap memberi ruang bagi dokter untuk mendokumentasikan informasi yang memang relevan dengan pasien.
6. Informasi Penting Mudah Terlihat
Dokter tidak seharusnya harus membuka banyak halaman untuk mendapatkan informasi penting.
Elemen yang sering dibutuhkan sebaiknya mudah ditemukan dan ditampilkan secara jelas.
Contohnya dapat mencakup riwayat kunjungan, alergi, diagnosis sebelumnya, obat, atau hasil pemeriksaan sesuai kebutuhan dan konfigurasi klinik.
Tampilan yang baik bukan berarti memenuhi layar dengan semua informasi sekaligus. Justru informasi perlu disusun berdasarkan prioritas.
7. Dokter Tidak Harus Terlalu Sering Berpindah Sistem
Masalah dapat muncul apabila dokter harus membuka banyak aplikasi untuk menyelesaikan satu proses pelayanan.
Misalnya, informasi pasien berada di satu sistem, dokumentasi di RME lain, dan data tertentu harus dicatat kembali di aplikasi berbeda.
Dalam konteks ekosistem kesehatan digital, SATUSEHAT menggunakan standar interoperabilitas dan menyediakan mekanisme bagi fasyankes untuk menggunakan sistem RME yang terdaftar dan terverifikasi.
Semakin baik sistem dapat mendukung kebutuhan pertukaran data, semakin kecil kebutuhan untuk memindahkan informasi secara manual.
8. RME Tetap Nyaman Saat Pasien Ramai
Sistem yang nyaman ketika klinik sepi belum tentu terasa sama ketika banyak pengguna mengaksesnya.
RME yang mudah dipakai dokter juga perlu memiliki performa yang memadai saat jam sibuk.
Dokter seharusnya tidak terus-menerus menunggu halaman terbuka atau mengulang pengisian karena sistem menjadi lambat.
Karena itu, performa perlu menjadi bagian dari evaluasi pengalaman pengguna.
9. Pesan Error Mudah Dipahami
Gangguan atau kesalahan input dapat terjadi pada sistem apa pun.
Yang penting adalah pengguna dapat memahami apa yang harus dilakukan.
Pesan seperti “terjadi kesalahan” tanpa penjelasan dapat membuat dokter tidak tahu langkah berikutnya.
Sebaliknya, informasi yang jelas dapat membantu pengguna memperbaiki masalah atau melaporkannya kepada petugas yang tepat.
10. Sistem Memiliki Bantuan Ketika Dibutuhkan
RME yang mudah digunakan bukan berarti pengguna tidak akan pernah membutuhkan bantuan.
Dokter baru tetap bisa memiliki pertanyaan mengenai fitur tertentu.
Karena itu, dukungan teknis dan panduan penggunaan menjadi bagian penting dari pengalaman pengguna.
SATUSEHAT juga menyediakan dokumentasi teknis dan kanal bantuan bagi pihak yang melakukan integrasi, sehingga dukungan dan dokumentasi memang merupakan bagian dari ekosistem sistem digital kesehatan.
11. Mudah Dipelajari oleh Dokter Baru
Ciri lain dari RME yang baik adalah dokter baru tidak membutuhkan waktu terlalu lama untuk memahami fungsi dasar sistem.
Alur yang konsisten, istilah yang jelas, serta panduan yang mudah diikuti dapat membantu proses onboarding.
Hal ini sangat penting bagi klinik yang sering mengalami pergantian atau penambahan tenaga kesehatan.
12. Mudah Digunakan Bukan Berarti Fitur Harus Sedikit
Kesalahpahaman yang sering terjadi adalah menganggap RME sederhana pasti lebih baik.
Padahal, sistem bisa memiliki banyak fitur sekaligus tetap mudah digunakan.
Kuncinya adalah bagaimana fitur tersebut diorganisasikan.
Fitur yang jarang digunakan tidak perlu mengganggu alur utama. Sementara fungsi yang paling sering digunakan dokter sebaiknya mudah ditemukan.
Bagaimana Klinik Menilai Kemudahan RME?
Daripada hanya melihat presentasi vendor, klinik dapat melakukan uji coba langsung.
Berikan beberapa tugas nyata kepada dokter, misalnya:
Cari pasien lama.
Lihat riwayat kunjungan.
Buka informasi yang relevan.
Buat dokumentasi kunjungan.
Gunakan template.
Selesaikan catatan pasien.
Kemudian perhatikan berapa banyak langkah yang dibutuhkan dan di bagian mana dokter mengalami kebingungan.
Pendapat dokter yang benar-benar menggunakan sistem dalam pelayanan sehari-hari dapat menjadi masukan yang sangat penting.
Jangan Hanya Menilai Tampilan
RME dengan desain modern belum tentu mudah digunakan.
Warna, ikon, dan tampilan yang menarik memang dapat membantu, tetapi yang lebih penting adalah alur kerja.
Pertanyaan utamanya adalah:
“Apakah dokter dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan mudah menggunakan sistem ini?”
Jika jawabannya ya, berarti sistem sudah mendekati kebutuhan pengguna.
Kesimpulan
RME yang mudah dipakai dokter memiliki beberapa ciri penting: pencarian pasien sederhana, riwayat mudah dipahami, menu relevan, langkah pengisian tidak berlebihan, template membantu, informasi penting mudah ditemukan, sistem stabil, dan tersedia dukungan ketika pengguna mengalami kendala.
Pemilihan RME sebaiknya tidak hanya berdasarkan jumlah fitur. Pengalaman dokter saat benar-benar menggunakan sistem dalam situasi pelayanan juga perlu diperhatikan.
Pada akhirnya, RME yang baik bukan yang terlihat paling canggih, tetapi yang membuat dokter dapat menyelesaikan dokumentasi secara praktis, jelas, dan sesuai kebutuhan pelayanan.
Untuk info lebih lanjut, anda bisa menghubungi kami
WhatsApp: 085664952686
Website: klikmedika.id
Instagram: @klikmedika